Quy trình check-in tại phòng cho khách VIP và 8 việc cần chuẩn bị

Để khách không phải chờ đợi làm thủ tục đăng ký ở quầy lễ tân, nhiều khách sạn áp dụng hình thức check-in ngay tại phòng cho khách VIP. Là nhân sự bộ phận tiền sảnh, bạn cần nắm rõ quy trình này và thực hiện với phong thái chuyên nghiệp.

Quy trình check-in tại phòng đúng cách là như thế nào?

► Những việc cần chuẩn bị trước khi đón tiếp khách VIP

 - Khi nhận đặt phòng của khách VIP, nhân sự bộ phận Reservation cần ghi chú rõ cấp bậc VIP vào hồ sơ đặt phòng

 - Khi bố trí phòng cho khách VIP, cần chọn hạng phòng Suite có view đẹp hoặc phòng khách thích ở trước đó

 - Phòng sắp xếp cho VIP phải được thông báo đến Trưởng bộ phận buồng phòng để phân công nhân viên ưu tiên vệ sinh trước, bày trí hoa - trái cây… và chuẩn bị các yêu cầu đặc biệt (nếu có)

 - Nhân viên lễ tân/ nhân viên quan hệ khách hàng chuẩn bị thư chào mừng - thể hiện rõ tên khách và có chữ ký của Tổng Quản lý/ Giám đốc khách sạn

 - Guest Relation Officer/ Concierge sắp xếp tài xế hoặc nhân viên đón khách tại sân bay theo lịch bay

 - Chuẩn bị thức uống chào mừng - Welcome drink và bó hoa tươi (tùy trường hợp khách)

 - Trước khi khách đến, Quản lý ca trực/ Trưởng bộ phận lễ tân/ Trưởng bộ phận Buồng hoặc Trợ lý cần kiểm tra phòng cẩn thận, đảm bảo phòng sạch sẽ và bày trí mọi thứ đầy đủ.

 - Nhân sự phụ trách check-in tại phòng cho khách VIP (nhân viên chăm sóc khách hàng...) cần nắm rõ những thông tin về khách và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ - vật dụng cần thiết (phiếu xác nhận đặt buồng, giấy đăng ký khách sạn, thẻ từ mở khóa phòng… - Điền sẵn những thông tin chắc chắn vào phiếu xác nhận đặt buồng.

Thức uống chào đón cần chuẩn bị sẵn sàng trước khi khách đến

► Quy trình check-in tại phòng cho khách VIP

  • Nhận thông báo từ nhân viên phụ trách đón khách tại sân bay, khi xe gần về đến, nhân viên phụ trách check-in tại phòng cầm sẵn giấy tờ cần thiết đợi khách trước sảnh khách sạn. Tùy trường hợp sẽ có thêm Quản lý ca trực - Trưởng bộ phận lễ tân trực tiếp ra chào đón khách.

  • Khi khách đến thì mở cửa xe, tươi cười và chào khách bằng tên (Tặng hoa đã chuẩn bị cho khách - nếu có)

  • Giúp khách kéo/ xách vali.

  • Trong quá trình dẫn khách lên phòng - nhân viên phụ trách giới thiệu tên, vị trí công việc và giao tiếp hỏi thăm khách.

  • Mở cửa mời khách vào phòng - bật điều hòa (có thể yêu cầu nhân viên buồng bật trước khi khách đến 5 phút)

  • Mời khách ngồi vào ghế, phục vụ thức uống chào mừng

  • Hỏi thông tin khách để xác nhận và điền tiếp vào phiếu xác nhận đặt buồng

  • Xác nhận phương thức thanh toán của khách

  • Mượn giấy tờ của khách (CMND/ Hộ chiếu…) để photo lưu quản lý

  • Thông tin cho khách biết về thời gian phục vụ Buffet sáng và giao các phiếu dịch vụ miễn phí

  • Giới thiệu thông tin và khéo léo gợi ý khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn (vị trí, thời gian phục vụ…)

  • Tư vấn cho khách thông tin về những điểm đến du lịch và hoạt động vui chơi giải trí tại địa phương

  • Thông báo số điện thoại bộ phận lễ tân/ chăm sóc khách hàng để khách liên lạc khi cần

  • Giải đáp những câu hỏi thắc mắc của khách

  • Giới thiệu các trang thiết bị - tiện nghi trong phòng và hướng dẫn khách sử dụng

  • Chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ tại khách sạn và rời phòng khách lưu trú

Nhân viên phụ trách check-in cho khách cần thể hiện được phong thái chuyên nghiệp

► Việc cần làm sau khi check-in tại phòng cho khách

  • Photocopy giấy tờ của khách để lưu quản lý

  • Điền tiếp những thông tin còn thiếu trong phiếu đăng ký bà phiếu khai báo tạm trú

  • Đóng dấu thời gian đăng ký khách sạn lên phiếu đăng ký khách sạn

  • Cập nhật thông tin của khách vào hệ thống phần mềm quản lý: đổi tình trạng buồng, mở sổ theo dõi chi tiêu của khách…

Bài viết trên đây là chi tiết quy trình check-in tại phòng cho khách VIP, hy vọng sẽ giúp các bạn ứng viên mới đảm nhận vị trí lễ tân hay nhân viên quan hệ khách hàng biết cần phải làm gì khi được giao nhiệm vụ này…

​

Ms. Smile

Tâm lý khách hàng và Nghệ thuật phục vụ 5 sao