Cơ cấu tổ chức bộ phận Food & Beverage khách sạn

Trong kinh doanh khách sạn, F&B là bộ phận đem lại doanh thu cao thứ 2 sau bộ phận buồng phòng. Chính vì thế, cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động của bộ phận F&B là điều rất được quan tâm, sắp xếp sao cho hợp lý.

Tùy theo quy mô, đặc điểm riêng cả mỗi khách sạn mà việc bố trí nhân sự bộ phận F&B cũng sẽ khác. Nhưng nhìn chung, một bộ phận F&B hoàn thiện sẽ có những vị trí sau:

Giám đốc bộ phận F&B

Nhiệm vụ của vị trí này tương đối nặng nề khi phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện các chính sách, quy định và đáp ứng các mục tiêu của khách sạn đồng thời đảm bảo đạt được số dư lợi nhuận đối với mỗi khu vực phục vụ ăn uống trong phạm vi quản lý.

• Tìm hiểu xu hướng và thị hiếu của khách hàng để cập nhật và lên danh sách rượu vang cho nhà hàng.
• Làm việc với đầu bếp từng khu vực để lên thực đơn cho từng khu vực ẩm thực.
• Làm việc với nhà cung cáp thực phẩm, so ánh và có chính sách giá để đảm bảo chất lượng và số lượng.
• Định giá suất/món ăn hợp lý sao cho vừa có lại, vừa làm khách hài lòng,
• Đào tạo/ đề bạt/ tuyển dụng hoặc sa thải nhân viên. Đảm bảo chất lượng nhân sự.
• Quản lý sát sao hoạt đông chung của nhà hàng, đảm bảo tiến độ và có sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau. Điều chỉnh kịp thời những mâu thuẫn, sai sót trong nội bộ nhà hàng.

Giám đốc nhà hàng (Restaurant Manager)

So với giám đốc bộ phận thì công việc của giám đốc nhà hàng với các bộ phận, khu vực ăn uống sẽ sát sao hơn. Giám đốc nhà hàng chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ các khu vực bao gồm phòng chờ đại sảnh, các tầng, các quầy tự phục vụ và có thể cả một số phòng tiệc riêng biệt.

Giám đốc nhà hàng là người đặt ra các tiêu chuẩn phục vụ và chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác đào tạo nhân viên kể cả huấn luyện tại chỗ hay các khóa đào tạo riêng. Kết hợp với trưởng nhóm nhân viên đặt bàn hoặc trưởng nhóm phục vụ.

Giám đốc nhà hàng có thể lên lịch làm việc, lịch ngày nghỉ hoặc giờ giấc làm việc, để cho các khu vực phục vụ được hoạt động trôi chảy và hiệu quả. Các nhân viên bộ phận nhà hàng thường được Giám đốc nhà hàng và Giám đốc nhân sự phỏng vấn tuyển dụng

Trưởng nhóm nhân viên đặt bàn (Reception Head Waiter)

Nhiệm vụ của trưởng nhóm nhân viên đặt bàn là tiếp nhận và ghi chép các yêu cầu đặt bàn trước của khách hàng. Họ sẽ cần quan tâm tới những yếu tố liên quan tới bàn đặt của khách như số lượng khách dự, số bàn hay vị trí bàn, những thứ cần chuẩn bị trước,…

Người này cũng cần phải làm việc với trưởng nhóm phục vụ hay nhân viên lễ tân, phục vụ khi thông tin về những bàn đã được đặt trước để có thể dẫn khách lên đúng bàn đã đặt.

Trưởng nhóm phục vụ (Maitre d’hotel hoặc Head Waiter)

Trưởng nhóm phục vụ có trách nhiệm quản lý các nhân viên phục vụ trong phòng ăn. Họ phải quan sát và chỉ dẫn để các công việc cần thiết cho việc chuẩn bị trước để phục vụ được thực hiên một cách hiệu quả và không có thứ gì bị bỏ quên lại.

Trong khi phục vụ, người trưởng nhóm phục vụ sẽ hỗ trợ trưởng nhóm nhân viên đặt bàn và có thể ghi một số yêu cầu gọi món của khách, nếu trưởng nhóm trực đang bận rộn. Người trưởng nhóm phục vụ lên lịch làm việc và lịch nghỉ và có thể thay thế Giám đốc nhà hàng hoặc trưởng nhóm đặt bàn khi họ vắng mặt.

Trưởng nhóm phục vụ bàn (Station Head Waiter)

Trưởng nhóm phục vụ bàn chịu trách nhiệm toàn bộ về một nhóm nhân viên phục vụ phụ trách một số bàn nhất định, thường là 4 đến 8 bàn. Dãy bàn nằm dưới sự kiểm soát của trưởng nhóm phục vụ bàn được gọi là khu bàn (station). Trưởng nhóm phục vụ bàn phải có kiến thức tốt về các món ăn và rượu vang, biết cách phục vụ đúng và phải có khả năng điều hành các nhân viên khác trong nhóm.

Trưởng nhóm phục vụ bàn sẽ nhận yêu cầu gọi món và phục vụ tại bàn với sự giúp đỡ của nhóm phó, người có vị trí thứ hai trong nhóm. Việc này bao gồm cả việc đẩy xe thức ăn nếu cần thiết.

Nhóm phó (Chef de Rang)

Nhóm phó thực hiện công việc tương tự với nhóm trưởng phục vụ bàn và thay thế khi nhóm trưởng vắng mặt. Nhóm phó thường có ít kinh nghiệm hơn nhóm trưởng. Cả hai người này phải phối hợp nhịp nhàng với nhau để có thể quá trình phục vụ được diễn ra hiệu quả và nhanh nhất có thể.

Nhóm phó bổ khuyết (Demi - Chef de Rang)

Vị trí này thường gặp ở các nhà hàng theo phong cách Âu nhiều hơn. Định nghĩa một cách đơn giản thì đây là “người dự bị” cho vị trí bếp phó và sẽ đảm nhiệm vị trí này khi nhóm phó vắng mặt.

Nhân viên trực bàn (commis de Rang)

Công việc của nhân viên trực bàn là đứng phục vụ trực tiếp trong khi khách sử dụng dịch vụ ti nhà hàng. Đáp ứng nhu cầu kịp thời, nhanh chóng và phối hợp với bộ phận bếp để bữa ăn của khách không bị gián đoạn.

Nhân viên học việc (Debarrasseur hoặc Apprentice)

Đây là vị trí dành cho những người mới vào nghề, thực tập sinh có đam mê với lĩnh vực ăn uống và đang tìm kiếm một cơ hội để làm quen với môi trường làm việc này. Bên cạnh những công việc như chuẩn bị đầy đủ dụng cụ ăn uống ở trên mặt bàn, phụ giúp quá trình thu dọn bàn thì người này cũng có thể được giao nhiệm vụ phục vụ các món tráng miệng lạnh từ xe đẩy.

Nhân viên chia đồ ăn (Carve hoặc trancheur)

Khi có yêu cầu, những nhân viên này sẽ đẩy xe tới bàn của khách hàng để đặt món ăn được yêu ầu cùng những thứ đi kèm. Có lẽ, kỹ năng cần thiết nhất của ví trí này đơn giản là sự nhanh nhẹ và khả năng xếp đồ vào xe đẩy hợp lý sao cho để được nhiều đồ mà ít gây ra đổ vỡ nhất.

Nhân viên trực tầng (Chef d’Etage hoặc Floor Waiter)

Nhân viên trực tầng có trách nhiệm cho toàn bộ một tầng trong nhà hàng, hoặc tùy thuộc vào quy môn của nhà hàng, là một số buồng hoặc căn hộ trên một tầng. Dịch vụ tại tầng của các bữa ăn và đồ uống xuyên suốt ngày thường chỉ được cung cấp tại các nhà hàng hạng nhất, và trong những trường hợp như vậy phí dịch vụ rất cao.

Trong những nhà hàng nhỏ hơn, dịch vụ tại tầng có thể được giới hạn cho các bữa điểm tâm và trà vào sáng sớm. Nếu có hoạt động cung cấp dịch vụ tại tầng, đội ngũ nhân viên phải bao gồm trưởng nhóm phục vụ tầng cùng một số nhân viên dưới quyền thích hợp. Những người này có trách nhiệm về dịch vụ cho các bữa ăn và đồ uống trên các buồng.

Nhất thiết phải có kiến thức đầy đủ về món ăn và đồ uống và cách phục vụ đúng. Nhân viên phục vụ tầng thường phải làm việc từ tầng chuẩn bị đồ ăn hoặc tà nhà bếp trung tâm, đưa đồ ăn và đồ uống trong xe đẩy có thiệt bị làm nóng đến tầng thích hợp bằng thang máy, sau đó đến buồng khách yêu cầu.

Nhân viên trực sảnh (Chef de Salle hoặc Lounge Waiter)

Nhân viên trực sảnh thực hiện nhiệm vụ phục vụ tại đại sảnh như một nhiệm vụ chuyên biệt trong các khách sạn hạng nhất. Trong các khách sạn nhỏ hơn, nhân viên phục vụ đồ ăn thường chịu trách nhiệm của nhân viên trực sảnh theo chỉ định.

Nhân viên trực sảnh có trách nhiệm phục vụ cà phê buổi sáng, trà buổi chiều, rượu khai vị nhẹ trước và sau bữa ăn trưa và ăn tối, và cà phê được yêu cầu sau bữa ăn. Nhân viên trực sảnh có thể có người phục vụ hổ trợ, học có trách nhiệm sắp xếp đại sảnh trong buổi sáng và duy trì sự sạch sẽ và gọn gàng trong suốt cả ngày.

Nhân viên phục vụ rượu vang (Sommelier hoặc Wine Waiter)

Người phục vụ rượu có trách nhiệm phục vụ mọi đồ uống có cồn trong suốt bữa ăn. Nhân viên này phải có hiểu biết sâu về mọi loại đồ uống, loại vang nào phù hợp với món ăn nào, và kiến thức về cách dùng rượu tùy theo khu vực và cơ sở kinh doanh. Anh ta còn phải là người bán hàng, bán càng nhiều rượu mạnh và rượu vang càng tốt vì đây là một trong những nguồn thu nhập chính của nhà hàng, khách sạn.

Nhân viên đón tiếp (Host/Hostess)

Vai trò của nhân viên đón tiếp là chú ý tới nhu cầu của khách, đặc biệt là khi khách vừa vào nhà hàng. Nhân viên đón tiếp phải tiếp đón, chào hỏi và mời khách ngồi vào bàn.

Trong thời gian khách ăn, trách nhiệm của nhân viên đón tiếp là thông tin tới nhóm trường để đảm bảo rằng nhu cầu của khách luôn được đáp ứng. Nhân viên đón tiếp phải đảm bảo khi rời nhà hàng khách cảm thấy hài lòng về bữa ăn của họ.

Thông thường nhân viên đón tiếp là đầu mối giao tiếp cuối cùng với khách hàng, đó chính là cơ hội bán hàng. Khi đó, nhân viên đón tiếp phải hỏi xem liệu khách có muốn đặt chỗ trước trong thời gian tới không.

Nhân viên pha chế rượu (cocktail Barperson/ Bartender)

Nhân viên pha chế rượu thông thạo về các thành phần cần thiết để pha cốc-tai, kỹ năng lắc và khuấy cốc-tai, có hiểu biết sâu rộng về các loại đồ uống có cồn.

Nhân viên phụ trách đồ ăn tự chọn (Chef de Buffet)

Nhân viên này chịu trách nhiệm về các món ăn tự chọn, sự bài trí, chia món và tính khẩu phần món ăn và cách phục vụ món ăn. Nhân viên này thông thường là một nhân viên bếp.

Nhân viên tiệc (Banqueting staff)

Trong các khách sạn lớn với các trang thiết bị phục vụ tiệc, thông thường có một số lượng cố định các nhân viên tiệc. Những người này có thể bao gồm quản lý bộ phận tiệc, một hoặc hai trợ lý quản lý bộ phận tiệc, trưởng nhóm nhân viên phục vụ tiệc, một nhân viên pha chế đồ uống và một thư ký cho quản lý bộ phận tiệc.

Thông thường các nhân viên khác của bộ phận tiệc được tuyển vào làm theo thời vụ.