Quy trình cấp phát và nhận - trả đồng phục cho nhân viên khách sạn

Mọi công việc diễn ra trong môi trường khách sạn chuẩn dịch vụ đều cần có quy trình, để đảm bảo chính xác, hạn chế tối đa sai sót. Cấp phát đồng phục cho nhân viên mới và nhận - trả đồng phục vào đầu - cuối ca cũng không ngoại lệ. Bạn đã sở hữu quy trình thực hiện chuẩn chưa? Nếu chưa, cùng Hoteljob.vn tìm hiểu nhé!

Tại sao khách sạn lại nhận - trả đồng phục nhân viên?

Không nói đến những cơ sở giao đồng phục cho nhân viên tự quản lý và bảo quản, nhiều khách sạn quy mô lớn, tiêu chuẩn dịch vụ cao quy định nhân viên phải tiến hành nhận - trả đồng phục mỗi ca tại phòng đồng phục (uniform room) thay vì mang về nhà và tự xử lý khâu vệ sinh.

Chuyện quản lý và bảo quản, cấp phát cho số lượng lớn nhân viên đúng là làm phát sinh chi phí và nhân lực cho cơ sở, như: chi phí xây dựng cơ sở vật chất từ phòng chứa đồ, phòng giặt là, máy móc giặt là, tủ treo, móc, hóa chất giặt là, đồ vải, nhân viên phụ trách… cũng tiềm ẩn nguy cơ nhầm lẫn giao nhận giữa các bộ phận hay nhân viên với nhau, lạc mất hay không cẩn thận làm rách, vấy bẩn… Tuy nhiên, so với những cái mất cơ bản mà một cơ sở kinh doanh lớn mạnh có thể chịu được khoản ngân sách không đáng kể, những cái được được ưu tiên nhìn nhận hơn, chẳng hạn:

- Triệt tiêu sự cố nhân viên mang sai hoặc thiếu đồng phục do quên, mất, lạc…

- Đảm bảo chất lượng giặt là chuẩn, về độ sạch, thẳng thớm, mùi hương, màu vải…

- Kịp thời rà soát và xử lý ngay khi đồng phục bị rách, đứt cúc, vấy bẩn… trong khi nhân viên tự bảo quản có thể không phát hiện hoặc quên hay làm biếng không làm gì

- Kiểm soát được sự cố thất thoát đồ, kịp thời yêu cầu đền bù nếu có

- …

Quy trình cấp phát và nhận - trả đồng phục khách sạn chuẩn

Nhiệm vụ cấp phát và nhận - trả đồng phục do nhân viên đồng phục và đồ vải (Uniform & Linen Attendant - U/L Att) phụ trách thực hiện. Công việc ngỡ đơn giản nhưng nếu không tiến hành đúng quy trình và mẫu checklist công việc sẽ rất dễ xảy ra sai sót không mong muốn. Dưới đây là quy trình các bước cơ bản, được U/L Att chia sẻ:

+ Quy trình cấp phát đồng phục cho nhân viên mới

- Nhận thông tin nhân sự mới từ bộ phận tuyển dụng, gồm: họ tên, giới tính, bộ phận, vị trí, ngày bắt đầu làm việc…

- Tìm và chuẩn bị sẵn đồng phục, gồm: áo quần/váy, giày, bảng tên, kẹp tóc, mũ nón, cà vạt/nơ, tạp dề… (nếu có) tương ứng với từng nhân viên, đảm bảo vừa vặn - đúng size, sạch, đẹp

- Gọi nhân viên mới đến để thử đồ, trường hợp không có size vừa thì lấy số đo và may mới

- Cấp phát đồng phục cho nhân viên, yêu cầu nhân viên nhận đồng phục thì ký nhận vào tờ bàn giao đồng phục hoặc sổ theo dõi (nếu có), làm cơ sở theo dõi thu hồi khi nhân viên nghỉ việc.

- Kiểm tra lại thông tin và đánh giá chất lượng đồng phục khi nhân viên nghỉ làm, làm báo cáo báo bộ phận quản lý để tính lương nếu có ảnh hưởng (đền bù).

+ Quy trình nhận - trả đồng phục cho nhân viên

- Tiếp nhận thông tin từ nhân viên, gồm: tên, size, vị trí, bộ phận

- Tìm và lấy đúng đồng phục của nhân viên

- Lưu lại thông tin trong tờ bàn giao đồng phục hoặc sổ theo dõi hàng ngày

- Yêu cầu nhân viên ký nhận, ghi rõ tên và ngày giờ nhận đồng phục

- Nhận lại đồng phục dơ vào cuối ca từ nhân viên, kiểm tra đúng loại, đúng size không, xác nhận tình trạng đồng phục dơ cần lưu ý (nếu có)

- Yêu cầu nhân viên ký trả, ghi rõ tên và ngày giờ trả đồng phục

- Tiến hành phân loại và xử lý đồ giặt theo tiêu chuẩn

- Tổng hợp và quản lý, bảo quản đồng phục sạch theo quy định, tiến hành trả - nhận lại cho nhân viên ở ca sau.

*Lưu ý: quy trình trên là các bước thực hiện cơ bản, dùng tham khảo chung cho các khách sạn. Tùy vào quy định và tiêu chuẩn làm việc của mỗi cơ sở để xây dựng quy trình làm việc, cấp phát và nhận - trả đồng phục cho nhân viên phù hợp tương ứng.

​Ms. Smile