Những thông tin lưu trữ mà nhà quản trị khách sạn phải lưu tâm

Tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn sẽ được biểu hiện qua những thông số cụ thể. Để có thể quản lý khách sạn hiệu quả, các DOSM (Director of Sales and Marketing) cần phải nắm được những số liệu ấy.Vậy những thông số nào các nhà quản trị khách sạn phải lưu tâm và tính những số liệu ấy ra sao?

1. Tỉ lệ đặt phòng nhưng không check-in

Những khách hàng ở trường hợp này thường là đặt phòng không có đảm bảo. Chính vì vậy, ngay cả khi khách sạn đã được đặt full hết phòng thì vẫn có thể nhận đặt thêm dựa vào công thức tính tỉ lệ khách đặt phòng nhưng không tới check-in như sau:

Tỉ lệ = (Number of no-show x 100)/ number of arrivals

*Number of no-show: khách hàng đã đặt và được khẳng định (confirm) là sẽ thuê phòng nhưng lại không thực hiện check-in.

2. Tỉ lệ khách lưu trú quá thời hạn (over-stays)

Sau khi khách thuê phòng, có thể sẽ gia hạn thêm thời gian lưu trú trước khi thực hiện ckeck-out. Với tỉ lệ này, các DOSM có thể ước lượng được số lượng phòng trống có thể cho thuê.

Tỉ lệ = (Number of overstays x 100)/ number of actual C/O

3. Tỉ lệ khách vãng lai (walk-in)

Đây là nguồn khách không có sự đặt phòng trước, việc tính được tỉ lệ của những vị khách này sẽ giúp khách sạn chuẩn bị được phòng và nhân sự phục vụ.

Tỉ lệ  = (Number of walk-in x100)/ number of arrivals

4. Tỉ lệ khách trả phòng sớm (understays)

Số lượng phòng trả theo ngày thực tế - số lượng phòng trả theo dự tình = số lượng khách trả phòng sớm.

Tỉ lệ = (số lượng khách trả phòng sớm x 100)/ số lượng phòng check-out thực tế.

5. Công suất phòng

Tỉ lệ này cho các nhà quản trị khách sạn nắm được số lượng khách tới thuê phòng so với tổng số phòng của khách sạn. Các nhà quản trị phải làm sao để có được công suất phòng đạt lớn nhất. Tùy theo mỗi khách sạn mà có cách áp dụng hợp lý với các phòng bị hư hại, đang sửa chữa để có số chỉ công suất phòng phù hợp.

Tỉ lệ = (Số phòng đang được sử dụng x 100) / tổng số phòng của khách sạn.

6. Số khách trung bình/ phòng

Số liệu này sẽ giúp ích cho cho khách sạn trong việc tính toán số lượng khăn, thực phẩm cần dùng,..

Số khách trung bình/ phòng = Số khách/ số phòng đang được sử dụng.

7. Giá phòng trung bình, giá bình quân mỗi khách.

Giá phòng trung bình = Tổng doanh thu/ số lượng phòng được sử dụng

Giá bình quân mỗi khách = Tổng doanh thu/ tổng số khách ở.

9. Độ dài lưu trú (lengths of guest stay)

Công thức tính= tổng ngày phòng/ tổng lượt khách.

Nói một cách đơn giản, độ dài lưu trú của khách là số ngày khách thuê phòng, thường được tình theo đơn vị đêm. Con số này khá quan trọng trong việc xác định mức độ hài lòng của khách lưu trú dành cho khách sạn. Nếu như thời gian lưu trú quá ngắn, đặc biệt sau khi check out, khách lại tìm đến các khách sạn khác thì người quản lý phải xem xét lại dịch vụ cũng như thái độ phục vụ của nhân viên khách sạn.

10. Quốc tịch khách và nguồn gốc khách: Thống kê nguồn khách đến ở khách sạn để từ đó có các quyết sách quan trọng về marketing, giá bán…:

- Quốc tịch khách các nước đến ở khách sạn.

- Tỷ lệ khách Tour (TA), khách Corp. (khách công ty, business), khách book online, khách hội nghị, hội thảo (MICE)…

Ms. Smile