Chi tiết Tiêu chuẩn bàn giao ca của Housekeeping khách sạn

Các vị trí làm việc theo ca trong khách sạn - nhà hàng đều yêu cầu thực tiến hành bàn giao công việc. Housekeeping (HK) thường xuyên thực hiện bước công việc này để kết thúc ca. Vậy bàn giao ca làm việc là gì? Chi tiết tiêu chuẩn bàn giao ca của HK ra sao? Cùng Hoteljob.vn tìm hiểu chi tiết nhé!

Bàn giao ca làm việc là gì?

Bàn giao ca làm việc là quá trình trao đổi thông tin và trách nhiệm công việc giữa nhân viên đang kết thúc ca làm việc với nhân viên sẽ tiếp quản ca làm việc tiếp theo. Quá trình này bao gồm việc chia sẻ thông tin về công việc đang tiến hành, tình trạng phòng tại thời điểm bàn giao và các nhiệm vụ liên quan khác cần hoàn thành trong ca làm việc tiếp theo… Thực hiện đúng quy trình bàn giao ca làm việc tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên ca sau hoàn thành công việc, đảm bảo sự liên tục trong dịch vụ phục vụ khách hàng, đồng thời giúp hạn chế sai sót và phát sinh không mong muốn.

Tiêu chuẩn bàn giao ca của Housekeeping

Housekeeping là một trong những bộ phận khách sạn được phân chia làm việc theo ca. Do đó, việc bàn giao ca được thực hiện thường xuyên mỗi ngày. Tuy nhiên, vẫn có những sai sót, thiếu sót xảy đến vì bàn giao cẩu thả, hời hợt, thiếu nhất quán và nghiêm túc. Vì thế, đội ngũ quản lý cần tạo ra quy trình - tiêu chuẩn bàn giao ca chuẩn, đồng thời thường xuyên giám sát quá trình thực hiện để đảm bảo chất lượng và hiệu suất công việc chung.

Thông thường, quá trình bàn giao cao của HK khách sạn sẽ bao gồm 2 công việc chính, đó là: hoàn thành và bàn giao sổ giao ca – bàn giao chìa khóa.

Chi tiết quy trình thực hiện như sau:

+ Bàn giao sổ giao ca

Sổ giao ca là tài liệu do nhân viên trực buồng đảm nhận để thường xuyên ghi các thông tin về: biến động số buồng (khách đến, khách đi), tình trạng buồng, các công việc còn tồn đọng của ca trước, các yêu cầu về dịch vụ hay lời nhắn của khách, các ký nhận của người thực hiện yêu cầu đó để từ đó sớm có những biện pháp cần thiết cho những phát sinh (nếu có) về trang thiết bị, vật dụng phục vụ khách.

Hàng ngày, các ca bàn giao công việc cho nhau cần phải ghi vào sổ giao ca toàn bộ những công việc còn tồn đọng của cá trước, hoặc những yêu cầu của khách từ ca trước, như:

- Khách yêu cầu ăn trên buồng

- Khách yêu cầu đánh thức

- Khách yêu cầu giặt là lấy ngay

- Khách yêu cầu lấy nước sôi

- Khách yêu cầu thay đổi, bổ sung đồ dùng trong phòng

- Đồ gửi hàng ngày của khách

- Buồng khách chưa làm vệ sinh cần làm ngay để đón khách mới

- …

Mọi thông tin liên quan cần ghi rõ số buồng, ngày-giờ khách yêu cầu để nhân viên tiếp quản ca sau nắm rõ và thực hiện chính xác, kịp thời.

Ghi thông tin xong, cả nhân viên kết thúc ca và nhân viên tiếp quản ca tiếp theo đều phải ký giao nhận rõ ràng, làm căn cứ để xử lý phát sinh khi cần thiết.

+ Bàn giao chìa khóa

- Cuối buổi bàn giao ca, nhân viên phục vụ buồng giao lại chìa khóa cho nhân viên trực buồng và ký tên vào sổ gửi lại chìa khóa, trong đó ghi rõ ngày-giờ gửi trả.

- Khi giao chìa khóa buồng phải kiểm đếm cụ thể, ghi rõ số lượng, tình trạng chìa khóa. Nếu mất thì ghi rõ mất chìa khóa buồng nào, lý do mất.

- Ghi xong thông tin thì ký giao nhận rõ ràng, làm căn cứ để xử lý phát sinh khi cần thiết.

- Nếu bị mất chìa khóa, nhân viên làm mất sẽ phải bị xử lý theo quy định.

- Nhân viên trực buồng bỏ chìa khóa vào hòm và khóa hòm lại theo quy định.

+ Biểu mẫu phục vụ quá trình bàn giao cao cho Housekeeping

Tương ứng với từng công việc sẽ có biểu mẫu phục vụ ghi nhận thông tin.

- Mẫu sổ giao nhận ca

- Mẫu phiếu quản lý chìa khóa

Mọi công việc trong khách sạn, bao gồm của HK, đều phải thực hiện theo quy trình chuẩn SOP (nếu có) để đảm bảo chất lượng dịch vụ đạt chuẩn theo quy định. Quá trình bàn giao ca tuy giản đơn, dễ thực hiện nhưng cũng cần rành mạch, rõ ràng để công việc được diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ, hạn chế sai sót.

​Ms. Smile