Biên bản cuộc họp là gì? Tải ngay 3 mẫu biên bản cuộc họp dành riêng cho lĩnh vực nhà hàng - khách sạn

Trong ngành nhà hàng - khách sạn (NH - KS), các cuộc họp diễn ra với số lượng khá nhiều và thường xuyên. Việc ghi nhớ tất cả các thông tin có trong mọi cuộc họp là điều mà không chỉ nhân viên, mà các lãnh đạo NH - KS cũng cần phải thực hiện. Biên bản cuộc họp là công cụ ghi nhớ giúp mọi người theo dõi nội dung được trao đổi trong mọi buổi họp. 

Vậy, biên bản cuộc họp là gì? Cách viết biên bản họp nhanh, đầy đủ trong lĩnh vực NH - KS như thế nào? Ai là người sẽ thực hiện các biên bản họp? Hoteljob sẽ giúp đọc giả tìm kiếm câu trả lời trong phần chia sẻ dưới đây nhé!

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là một tài liệu ghi chép chi tiết về nội dung và diễn biến của một cuộc họp. Nó bao gồm các thông tin quan trọng như: các vấn đề được thảo luận, quyết định đưa ra, ý kiến của các thành viên tham gia… Hoặc bất kỳ sự kiện hay biến động nào khác trong cuộc họp.

Biên bản cuộc họp sẽ ghi lại thông tin, sau đó cho vào hồ sơ lưu trữ, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ, ghi nhớ tất cả những nội dung đã diễn ra trong cuộc họp.

Biên bản cuộc họp gồm những nội dung gì?

Một biên bản cuộc họp thường bao gồm các phần chính như sau:

• Thông tin cơ bản: Ngày, giờ, địa điểm, và tên của cuộc họp.

• Danh sách tham dự: Các thành viên hoặc đại diện có mặt trong cuộc họp.

• Nội dung cuộc họp: Mô tả chi tiết về các vấn đề, nội dung, và quyết định được thảo luận trong cuộc họp.

• Quyết định và hành động: Ghi chép những quyết định đã được đưa ra, cũng như các nhiệm vụ cụ thể và thời gian để thực hiện chúng.

• Các ý kiến và tranh luận: Nếu có những ý kiến trái chiều hoặc tranh luận, biên bản cũng có thể ghi chép những quan điểm này.

• Các sự kiện đặc biệt: Bất kỳ thông báo, thay đổi, hoặc sự kiện nào quan trọng khác liên quan đến cuộc họp.

Biên bản cuộc họp không chỉ là một công cụ quản lý hiệu suất mà còn là một tài liệu quan trọng giúp truyền đạt thông tin và giao tiếp trong tổ chức, doanh nghiệp

Ai chịu trách nhiệm thực hiện biên bản cuộc họp tại NH-KS?

Cũng như bất kỳ lĩnh vực nào khác, NH-KS cũng cần có những biên bản cuộc họp để ghi lại những thông tin quan trọng được đưa ra. Tại môi trường này, các biên bản cuộc họp có thể do thư ký hoặc phụ tá của người có trách nhiệm chính hoặc dẫn dắt cuộc họp thực hiện. 

Trong môi trường NH-KS có thể sẽ diễn ra rất nhiều các cuộc họp và những chủ trương mới. Vậy nên, việc ghi lại biên bản các cuộc họp là điều cần thiết. Người ghi chép cũng phải là người có hiểu biết về nội dung sẽ thảo luận trong cuộc họp. Đồng thời phải biết cách ghi chép sao cho nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp bảo đảm rằng mọi người đều hiểu rõ về nội dung và quyết định được đưa ra trong cuộc họp.

Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp đúng, đầy đủ

Như những chia sẻ ở trên, biên bản cuộc họp cần sự chính xác 100%, tránh “tam sao thất bản”, để đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng được ghi lại. Dưới đây là một hướng dẫn chi tiết về cách viết biên bản cuộc họp đúng và đầy đủ:

1. Tiêu đề

Bắt đầu bằng tiêu đề ghi rõ cuộc họp, với ngày và địa điểm.

• Biên Bản Cuộc Họp

• Ngày: dd/mm/yyyy

• Địa Điểm: [Địa điểm cuộc họp]

2. Danh sách tham dự

• Liệt kê tên của tất cả những người tham dự cuộc họp. (Có thể bỏ qua nhân viên, nhưng cần ghi chú lại những vị trí quan trọng)

• Ghi rõ vị trí và bộ phận của mỗi người (nếu cần).

chỗ này thông tin có phù hợp k, ví như cuộc họp bộ phận sẽ có rất đông nv, nv thì k cần liệt kê

3. Mục tiêu cuộc họp

• Đặt ra mục tiêu hoặc lý do chính của cuộc họp.

4. Diễn biến cuộc họp

• Ghi chép chi tiết về nội dung đã được thảo luận theo thứ tự thời gian.

• Bao gồm tất cả các điểm chính, quyết định, và ý kiến đưa ra.

5. Quyết định và Hành động

• Liệt kê rõ ràng những quyết định đã được đưa ra.

• Xác định người chịu trách nhiệm và thời gian hoàn thành.

6. Ý kiến và Góp ý

• Nếu có các ý kiến đối thoại, ghi chép chúng một cách chi tiết.

7. Các sự kiện đặc biệt

• Ghi chú về bất kỳ thông báo hay thay đổi nào đặc biệt được thông báo trong cuộc họp. 

8. Kết luận

• Tóm tắt những điểm chính và kết luận của cuộc họp.

• Nếu có các bước tiếp theo, ghi chép chúng.

9. Chữ ký và Phê duyệt

• Ghi tên và chữ ký của người chủ trì cuộc họp.

• Ghi tên và chữ ký của những người cần phê duyệt biên bản (nếu cần).

Lưu ý quan trọng

1. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản.

2. Đảm bảo rằng mọi người hiểu đúng nghĩa của những từ ngữ được sử dụng.

3. Chú ý đến văn phong và ngữ điệu chính xác.

4. Hạn chế sử dụng các từ ngữ mập mờ hay có thể hiểu nhầm.

Gợi ý 2 mẫu biên bản cuộc họp dành riêng cho lĩnh vực nhà hàng - khách sạn

Mẫu Biên bản cuộc họp chung

Biên Bản Cuộc Họp

Ngày: 15/03/2023

Địa Điểm: Nhà Hàng XYZ

Danh Sách Tham Dự:

1. [Tên] - [Chức vụ] - [Bộ phận]

2. [Tên] - [Chức vụ] - [Bộ phận]

...

Mục Tiêu Cuộc Họp:

- [Mục tiêu chính của cuộc họp]

Diễn Biến Cuộc Họp:

- [Thảo luận về điểm A]

- [Quyết định về vấn đề B]

...

Quyết Định và Hành Động:

1. [Quyết định 1] - [Người chịu trách nhiệm] - [Thời hạn]

2. [Quyết định 2] - [Người chịu trách nhiệm] - [Thời hạn]

...

Ý Kiến và Góp ý:

- [Ý kiến A]

- [Góp ý B]

...

Các Sự Kiện Đặc Biệt:

- [Thông báo A]

- [Thay đổi B]

...

Kết Luận:

- [Tóm tắt điểm chính và kết luận cuộc họp]

Chữ Ký và Phê Duyệt:

Người Chủ Trì: [Chữ ký] - [Ngày]

Người Phê Duyệt: [Chữ ký] - [Ngày]

...

Hãy nhớ rằng biên bản cuộc họp càng chi tiết và chính xác, nó sẽ càng hữu ích trong việc theo dõi và triển khai các quyết định.

Tải file đầy đủ tại đây. 

Mẫu biên bản cuộc họp giao ban