Chi tiết quy trình nhận - gửi thư từ, bưu phẩm cho khách lưu trú trong khách sạn

Một trong những hoạt động phục vụ khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn là nhận và gửi thư từ, bưu phẩm. Vậy thì quy trình này được tiến hành như thế nào - Hoteljob.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu.

Quy trình nhận và gửi thư từ, bưu phẩm trong khách sạn gồm những bước nào? (Ảnh nguồn Mường Thanh)

► Quy trình nhận thư từ - bưu phẩm cho khách lưu trú

Khi tiếp nhận thư từ, bưu phẩm gửi đến cho khách lưu trú trong khách sạn - nhân viên lễ tân cần thực hiện những công việc cơ bản sau:

 - Đóng dấu thời gian và ngày tháng nhận lên thư/ bưu phẩm

 - Ghi vào sổ nhận bưu phẩm

 - Nhân viên lễ tân và nhân viên chuyển phát cùng ký vào sổ nhận bưu phẩm của khách sạn

 - Phân loại bưu phẩm theo kích cỡ, hình dạng để tiện bảo quản

 - Bảo quản thư - bưu phẩm

 - Thông báo và nhanh chóng chuyển bưu phẩm cho khách ngay khi có thể, chú ý yêu cầu khách ký nhận vào sổ nhật ký chuyển bưu phẩm cho khách

► Quy trình gửi thư từ - bưu phẩm cho khách lưu trú

Khi khách lưu trú có nhu cầu gửi thư, bưu phẩm đến địa chỉ mong muốn - nhân viên lễ tân cần thực hiện các bước sau:

 - Tiếp nhận thư, bưu kiện cần gửi đi của khách

 - Hỏi khách thông tin địa chỉ gửi đến - người nhận - số điện thoại người nhận và hình thức gửi

 - Thỏa thuận và yêu cầu khách thanh toán cước phí bưu điện (căn cứ vào trọng lượng vật khách yêu cầu gửi và hình thức gửi)

 - Nhanh chóng liên hệ nhân viên chuyển phát phụ trách vùng đến nhận thư từ, bưu phẩm để chuyển đi

Nhân viên lễ tân cần xác nhận chính xác thông tin người nhận khi giúp khách gửi thư từ, bưu phẩm đi (Ảnh nguồn Hoàng Trung Hotel)

► Một số lưu ý khi giao nhận và chuyển thư từ - bưu phẩm cho khách

  • Với bưu phẩm là đồ ăn hoặc đồ dễ bị hỏng do thời tiết thì phải có chế độ bảo quản thích hợp và chuyển ngay cho khách khi có thể

  • Phải xác định rõ và ghi lại thời gian nhận thư từ, bưu phẩm để tránh các trường hợp khách lưu trú đổ lỗi cho nhân viên khách sạn làm chậm trễ, ảnh hưởng đến công việc của họ

  • Kiểm tra xác nhận chính xác thông tin người nhận khi khách gửi thư từ, bưu phẩm đi

► Một số tình huống có thể xảy ra khi giao nhận và chuyển thư từ - bưu phẩm cho khách

 - Trường hợp khách đã trả phòng rời khách sạn thì có bưu phẩm gửi đến:

  • Nếu khách để lại địa chỉ, nhân viên lễ tân sẽ gửi bưu phẩm nhận được theo địa chỉ khách để lại

  • Nếu khách không để lại địa chỉ, nhân viên lễ tân có thể giữ lại bưu phẩm đề phòng trường hợp khách quay lại lấy hoặc gửi lại cho người gửi (sau một thời gian nhất định)

 - Trường hợp bưu phẩm gửi đến cho khách đã đặt phòng nhưng chưa đến ngày khách làm thủ tục check-in nhận phòng:

  • Làm thủ tục nhận thư từ - bưu phẩm bình thường

  • Lưu giữ thư vào hồ sơ đăng ký của khách

  • Chuyển giao bưu phẩm cho khách khi khách đến làm thủ tục đăng ký khách sạn

Trên đây là quy trình nhận và gửi thư từ, bưu phẩm cho khách lưu trú trong khách sạn - hy vọng sẽ giúp các bạn nhân viên lễ tân mới vào nghề định hình được mình cần làm những gì trong những trường hợp trên đây. Và lưu ý thêm một số tình huống có thể xảy ra…

(Theo GT Nghiệp vụ lễ tân)

Bộ phận lễ tân liên hệ gì với các cơ quan tổ chức bên ngoài khách sạn?