Quy trình giao nhận - bảo quản chìa khóa phòng khách lưu trú và hướng xử lý trường hợp nhận hộ khóa phòng

Để khách lưu trú có thể vào bên trong phòng nghỉ, bắt buộc phải có chìa khóa phòng mở cửa. Vậy thì quy trình giao nhận - bảo quản chìa khóa phòng khách được tiến hành như thế nào?

► Các khách sạn sử dụng loại khóa phòng nào?

 - Chìa khóa kim loại truyền thống

Hiện nay, một số khách sạn nhỏ vẫn sử dụng hệ thống chìa khóa kim loại. Loại chìa khóa này tuy rẻ nhưng có những nhược điểm là cồng kềnh, dễ bị mất, dễ gãy và đôi khi gây phiền hà cho khách vì khó mở cửa. Ngoài ra, chìa khóa kim loại thường móc kèm số phòng của khách nên nếu kẻ gian nhặt được có thể sẽ đột nhập vào phòng trộm tài sản. Để hạn chế nguy cơ mất an ninh, nhân viên lễ tân nên khuyến khích khách gửi chìa khóa buồng tại quầy lễ tân trước khi ra ngoài.

Chìa khóa kim loại tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn an ninh

 - Chìa khóa điện tử

Nhờ sự tiến bộ vượt bậc của công nghệ mà ngày càng có nhiều khách sạn đưa vào sử dụng khóa điện tử hoạt động giống như thẻ tín dụng. Hệ thống ổ khóa điện tử được lập trình tại bộ phận lễ tân và kết nối với phần mềm quản lý khách sạn. Khi khách làm thủ tục nhận phòng, khóa cửa phòng đã xếp cho khách được lễ tân thiết lập để chấp nhận mã thẻ chìa khóa. Thẻ chìa khóa phòng nào thì chỉ mở được cửa của chính phòng đó. Mã thẻ chìa khóa sẽ bị hủy bỏ khi khách thanh toán trả phòng.

Ưu điểm của thẻ khóa điện tử là khách sạn không cần thay khóa mới khi thẻ khóa phòng bị thất lạc. Vì mã thẻ sẽ hết hiệu lực ngay khi một mã số mới cho ổ khóa buồng khách được xác lập. Ngoài ra, còn có thể cài đặt thời gian hoạt động của thẻ, vì vậy sẽ không lo khách ở lại quá giờ, quá giờ không thanh toán, hạn chế tình trạng trộm cắp hay gian dối của nhân viên.

Tuy nhiên, chi phí trang bị hệ thống khóa điện tử và các thiết bị kèm theo thường cao hơn nhiều so với khóa cửa kim loại truyền thống. Và chi phí vận hành hệ thống cũng khá tốn kém.

Ngày càng nhiều khách sạn sử dụng thẻ chìa khóa điện tử cho phòng khách lưu trú

► Quy trình giao chìa khóa phòng cho khách lưu trú

Sau khi thực hiện xong thủ tục đăng ký khách sạn, nhân viên lễ tân tiến hành giao chìa khóa phòng cho khách. Quy trình này được tiến hành như sau:

 - Thông báo số phòng cho khách (chỉ nên nói nhỏ khách vừa đủ nghe vì có thể khách không muốn bị làm phiền và cũng đảm bảo vấn đề an ninh)

 - Giao chìa khóa/ thẻ mở cửa phòng cho khách lưu trú

 - Đề nghị khách giữ gìn chìa/ thẻ khóa cẩn thận và nên gửi lại quầy lễ tân khi ra ngoài

► Nhận và trả lại chìa khóa phòng cho khách

Trong quá trình lưu trú tại khách sạn, khách thường ra ngoài để tham quan vui chơi hoặc giải quyết công việc riêng, nếu mang theo chìa khóa phòng khách sạn ra ngoài sẽ rất bất tiện. Do đó, lễ tân thường gợi ý khách gửi lại chìa khóa tại quầy nhằm đảm bảo an ninh cho khách và khách sạn. Công việc nhận và trả lại chìa khóa phòng cho khách được thực hiện như sau:

 - Nhận chìa khóa từ khách

   + Chào khách và gợi ý giúp đỡ

   + Nhận và đặt chìa/ thẻ khóa phòng khách đúng vị trí quy định

Khi nhận bảo quản khóa phòng cho khách, lễ tân cần đặt đúng nơi quy định để tránh nhầm lẫn, thất lạc (Ảnh nguồn Belle Maison Parosand Da Nang)

 - Trả lại chìa khóa cho khách

    + Chào khách, hỏi tên và số phòng của khách

    + Lấy thẻ khóa phòng của khách để kiểm tra

    + Trả lại chìa khóa cho khách

► Khách đến nhận hộ chìa khóa phòng khách - xử lý thế nào?

 - Khách đến quầy lễ tân, tự xưng là người quen, người thân của khách đang lưu trú và đề nghị được lấy chìa khóa phòng. Với trường hợp này, lễ tân cần thông báo cho khách biết quy định của khách sạn và tuyệt đối không được giao khóa phòng cho khách nhận hộ nếu không có sự ủy quyền từ khách lưu trú tại phòng đó một cách rõ ràng, chắc chắn.

 - Khách có giấy ủy quyền của khách đang thuê phòng tại khách sạn đến quầy lễ tân yêu cầu lấy chìa khóa phòng. Khi đó, nhân viên lễ tân cần kiểm tra cẩn thận giấy ủy quyền, so sánh chữ ký của khách trên đó với chữ ký khi làm thủ tục check-in. Và yêu cầu khách cho mượn giấy tờ tùy thân ghi lại những thông tin cần thiết - đồng thời yêu cầu khách gọi cho khách thuê phòng để xác nhận. Trước khi giao chìa khóa cho khách, lễ tân nên báo cho giám sát ca và xin hướng dẫn xử lý.

(Theo GT Nghiệp vụ lễ tân)

6 Loại chìa khóa trong khách sạn và vai trò cụ thể