Những điều cần biết khi xử lý đồ thất lạc trong khách sạn

Trong quá trình làm việc tại khách sạn chắc chắn sẽ xảy ra trường hợp khách hàng đến ở lại và quên đồ khi ra về. Các đồ thất lạc chắc chắn số lượng rất nhiều, nhưng cách xử lý sao cho hợp lý thì không phải ai cũng biết. Hãy cùng tìm hiểu các phương thức thực hiện sau đây:

1. Bộ phận chịu trách nhiệm chính: Khi phát hiện đồ khách hàng để quên tại khách sạn thì bộ phận phải chịu trách nhiệm chính là bộ phận An ninh và bộ phận Buồng phòng. Theo đó, hai bộ phận này sẽ trực tiếp thực hiện và kiểm tra việc xử lý đối với các đồ vật này theo đúng quy trình đã nêu của khách sạn.

2. Quy trình xử lý đồ bị thất lạc:

Ngay khi tìm thấy đồ bị để lại trong phòng hoặc khu vực công cộng thì lập tức chuyển đồ đến ngay các bộ phận phụ trách để ghi lại thông tin

- Các đồ vật có giá trị vật chất, quy đổi được thành tiền như trang sức, đồng hồ, tiền mặt v.v thì cần được bỏ vào két sắt của quầy lễ tân để đợi xử lý. Tất nhiên, quá trình cất vào két sắt này cần được chứng kiến của các nhân viên an ninh và có sự theo dõi của các bộ phận liên quan để ghi chép lại. Cuối cùng, chìa khóa của két sắt sẽ được đưa vào phong bì niêm phong để trưởng bộ phận an ninh dễ dàng nắm giữ.

- Nếu đồ thất lạc là thẻ tín dụng thì cần được giữ lại trong 24 giờ, trước khi báo thông tin cho công ty cung cấp thẻ đó. Tiếp theo, các công ty cung cấp sẽ trực tiếp gửi thư, fax, hoặc gọi để thông báo cho khách hàng về việc mất thẻ này.

- Nếu trường hợp những đồ thất lạc là các món đồ uống hay các loại nước ngọt đóng lon, đảm bảo không phải là đồ mà khách sạn đã chuẩn bị sẵn cho khách, đặt trong tủ lạnh của ở phòng khách thì theo đúng quy trình sẽ được giữ trong vòng 3 ngày. Các đồ uống đã mở thì sẽ bỏ đi, không đưa lại nữa.

- Tương tư với đồ hộp. Còn các loại thực phẩm dễ hỏng như rau, củ thì sẽ được giữ lại 1 ngày, trước khi đưa cho người phát hiện.

Sau 90 ngày, các đồ thất lạc ít giá trị mà không có khách nhận thì sẽ được đưa lại cho người phát hiện, đồng thời có danh sách kèm theo để nộp lên trưởng bộ phận Buồng phòng. Sau 180 ngày, các đồ vật có giá trị tiền mặt sẽ được xin ý kiến của Tổng giám đốc để đưa lại cho người phát hiện theo đó, người phát hiện cần được ghi chép thông tin phát hiện món đồ trước khi đến nhận.

3. Đồ vật trả lại cho người mất

- Khách phải khi nhận lại đồ bắt buộc phải ký vào cột “Trả lại người mất” ở trong bản ghi chép thông tin của khách sạn về các đồ vật thất lạc, kèm theo đó là ghi rõ ngày giờ ký.

- Nếu các đồ vật được người khác (không phải khách hàng đã nghỉ lại tại khách sạn) và có sự ủy quyền của khách hàng ( có thể là nhân viên hành lý hoặc là nhân viên dịch vụ tổng hợp) thì người nhận lúc đó phải ký vào cột “Giao cho” với ghi kèm lý do cụ thể ở trong cột “Ghi chú”

- Nếu các đồ vật mà được bạn bè của khách hàng đến nhận thay thì phải có kèm theo một lá thư ủy quyền của khách hàng đó, được gửi đến cho khách sạn trước đó.