FIT trong du lịch là gì? Quy trình Check-in cho FIT lễ tân khách sạn cần biết

Trong ngành dịch vụ lưu trú, GIT và FIT là hai nhóm khách hàng vô cùng quan trọng. Nếu GIT là khách đoàn thì FIT trong du lịch là gì? Cùng Hoteljob.vn tìm hiểu thử nhé!

Bạn biết gì về khách FIT?

► FIT trong du lịch là gì?

FIT (Frequent Independent Travelers) là khách du lịch tự do/ khách lẻ đến lưu trú tại các khách sạn. Họ có thể là khách đi du lịch một mình, cặp vợ chồng mới cưới đi hưởng tuần trăng mật, gia đình nhỏ đi nghỉ hè hay nhóm bạn rủ nhau đi tham quan nghỉ dưỡng…

► Những việc cần chuẩn bị trước khi check-in cho khách FIT

 - Kiểm tra kỹ lại thông tin Booking: ngày lưu trú, loại phòng, các yêu cầu đặc biệt, phương thức thanh toán…

 - Kiểm tra lại thông tin với các bộ phận để đảm bảo mọi thứ sẵn sàng

   • Xác nhận lại với bộ phận nhà hàng đã chuẩn bị Welcome drink đón khách hay chưa

   • Xác nhận lại với bộ phận buồng tình trạng phòng đã sẵn sàng đón khách hay chưa

 - Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết

   • Booking của khách: phiếu xác nhận đặt buồng, giấy đăng ký khách sạn, hóa đơn tiền phòng

   • Sổ ghi chép lưu lại các thông tin cần thiết hoặc yêu cầu phát sinh của khách

   • Thẻ từ để khách mở khóa phòng

 - Vệ sinh khu vực quầy lễ tân

   • Lau bụi các đồ dùng, thiết bị tại quầy lễ tân

   • Sắp xếp booking của khách, các dụng cụ hỗ trợ

► Quy trình thực hiện Check-in cho khách FIT

 - Bước 1: Chào đón khách và gợi ý giúp đỡ

  • Nếu khách quen thì nên sử dụng tên khách thường xuyên để chào hỏi/ chào đón khách đến khách sạn lần đầu

  • Hỏi xem khách đã đặt phòng hay chưa (Nếu đặt rồi thì chuyển đến bước 3, chưa đặt thì tiếp tục sang bước 2)

 - Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu đặt buồng của khách

  • Giới thiệu các loại phòng sẵn sàng đón khách kèm mức giá tương ứng (từ loại cao nhất trở xuống) để khách lựa chọn.

  • Xác nhận lại với khách loại phòng khách muốn lưu trú - giá phòng - dịch vụ kèm theo (nếu có)

 - Bước 3: Hoàn thành đầy đủ các biểu mẫu và đảm bảo phương thức thanh toán

  • Mượn giấy tờ tùy thân của khách, yêu cầu khách điền các phiếu thông tin cần thiết…

  • Xác nhận với khách phương thức thanh toán

  → Nếu khách thanh toán bằng tiền mặt - khéo léo yêu cầu khách đặt cọc, số tiền cọc phải tương đương hoặc lớn hơn số tiền hạng phòng khách lưu trú.

  → Nếu khách thanh toán bằng thẻ tín dụng - mượn thẻ khách để kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và quẹt thẻ.

  • Trong thời gian hoàn thành các thủ tục - mời khách ngồi nghỉ ngơi và thưởng thức thức uống chào đón

 - Bước 4: Thông báo số phòng, giao thẻ chìa khóa và các phiếu dịch vụ miễn phí

  • Thông báo số phòng (chỉ nên nói nhỏ cho khách đủ nghe hoặc chỉ cho khách thấy số phòng đã viết trên thẻ chìa khóa để đảm bảo an toàn cho khách - đôi khi khách không muốn ai làm phiền)

  • Giao thẻ từ khóa phòng cho khách

  • Giới thiệu và giao các phiếu dịch vụ miễn phí

  → Giới thiệu phiếu ăn sáng, tên nhà hàng, thời gian phục vụ Buffet sáng và thông tin khách biết cần giao phiếu cho nhân viên nhà hàng

  → Giới thiệu các phiếu dịch vụ miễn phí khác (nếu có) như: phiếu Massage, xông hơi… - vị trí Spa, thời gian phục vụ…

 - Bước 5: Giới thiệu thông tin và gợi ý khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn

  • Giới thiệu và gợi ý các dịch vụ khác của khách sạn cho khách biết (vị trí, thời gian phục vụ)

  • Tư vấn các dịch vụ đặt tour tham quan, cooking class…

 - Bước 6: Thông báo số điện thoại lễ tân và hướng dẫn khách lên phòng

  • Thông báo số điện thoại bộ phận lễ tân để khách liên lạc khi cần

  • Chuyển giao cho nhân viên phụ trách dẫn khách lên nhận phòng

  • Chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ và thoải mái tại khách sạn

 - Bước 7: Hoàn thiện hồ sơ đăng ký của khách

  • Điền nốt những thông tin còn thiếu vào phiếu đăng ký và phiếu khai báo tạm trú

  • Đóng dấu thời gian check-in lên phiếu đăng ký khách sạn

  • Cập nhật thông tin khách, tình trạng buồng vào phần mềm quản lý (mở hóa đơn cho khách)…

Trong quá trình làm thủ tục đăng ký cho khách, nhân viên lễ tân cần thể hiện thái độ thân thiện - niềm nở

► Một số mẫu câu tiếng Anh lễ tân thường dùng khi check-in cho khách FIT

 - May I have your ID card or passport for registering please!

→ Quý khách vui lòng cho mượn chứng minh thư hoặc hộ chiếu để làm thủ tục nhận phòng ạ!

 - You will stay with us for.. nights, Deluxe/ … room, with the rate of $... including/ excluding tax & service charge, the rate is with/ without breakfast.

→ Quý khách sẽ lưu trú tại khách sạn chúng tôi trong… đêm, phòng Deluxe/…, giá phòng là… $, đã bao gồm/ chưa bao gồm thuế và phí phục vụ, mức giá đã bao gồm/ chưa bao gồm ăn sáng.

 - May I have your signature here please!

→ Quý khách vui lòng ký xác nhận tại đây!

 - May I have your credit card?

→ Tôi có thể mượn thẻ tín dụng của quý khách?

 - This is your deposit receipt – could you please keep it and return to us to check out so that we can return the money to you accordingly?

→ Đây là biên nhận đặt cọc của quý khách, quý khách cần giữ và đưa lại cho nhân viên lễ tân lúc trả phòng, nếu còn dư tiền nhân viên sẽ gửi lại.

 - This is your room key, the lift’s at your left/ right hand side.

→ Đây là chìa khóa phòng của quý khách, thang máy ở phía bên trái/ phải.

 - Breakfast is served on … floor, from … to … a.m.

→ Bữa sáng được phục vụ ở lầu…, từ … đến … giờ sáng.

 - Wish you have a good holiday!

→ Chúc quý khách có kỳ nghỉ vui vẻ!

Ms. Smile

(Ảnh nguồn TTC Hotel)