Tìm hiểu 3 quy trình nhận – sửa đổi và hủy đặt phòng khách sạn bằng văn bản

Nhân viên đặt phòng khách sạn không chỉ tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng từ khách hàng qua điện thoại mà còn qua cả hệ thống văn bản như: fax, email… Vậy quy trình nhận – sửa đổi và hủy đặt phòng bằng văn bản được thực hiện như thế nào? Hãy tìm hiểu cùng Hoteljob.vn.

Ảnh nguồn Internet

► Quy trình nhận đặt phòng bằng văn bản

♦ Bước 1: Phân loại email hoặc fax đặt phòng, ưu tiên giải quyết những yêu cầu đặt buồng khẩn hoặc trong cùng 1 ngày.

♦ Bước 2: Tiếp nhận thông tin đặt phòng

Đọc kỹ các văn bản yêu cầu đặt phòng, xác định rõ các yếu tố sau:

• Nguồn khách
• Số lượng phòng
• Loại phòng
• Số lượng khách
• Thời gian đặt phòng và lưu trú
• Yêu cầu về dịch vụ
• Giá và các yêu cầu đặc biệt khác.

♦ Bước 3: Kiểm tra khả năng đáp ứng

Kiểm tra trên hệ thống khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách và thực hiện việc giữ phòng cho khách.

♦ Bước 4: Ghi thông tin xác nhận lên văn bản đặt phòng

• Ngày xác nhận đặt phòng
• Những điều đã thống nhất và chưa thống nhất
• Ký tên, đóng dấu…

♦ Bước 5: Kết thúc và lưu thông tin đặt phòng

• Đóng dấu đã gửi đi (Fax out)
• Thực hiện việc gửi văn bản đặt phòng lại cho khách
• Lưu hồ sơ đặt phòng

Bạn muốn xem thêm: Những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn vị trí nhân viên đặt phòng

►​ Quy trình sửa đổi đặt phòng bằng văn bản

Trong trường hợp, khách muốn sửa đổi đặt phòng qua văn bản thì nhân viên thực hiện quy trình sau:

♦ Bước 1: Xác định yêu cầu sửa đổi đặt phòng

♦ Bước 2: Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn

♦ Bước 3: Làm văn bản xác nhận yêu cầu sửa đổi đặt phòng

• Nội dung sửa đổi: chấp nhận yêu cầu hoặc gợi ý những giải pháp thay thế tốt cho khách.
• Tên người nhận sửa đổi
• Ngày thực hiện sửa đổi

♦ Bước 4: Gửi văn bản đã sửa đổi đặt phòng cho khách.

♦ Bước 5: Thực hiện sửa đổi đặt phòng

• Thay đổi thông tin trên hệ thống hoặc phiếu đặt phòng
• Cập nhật và lưu đầy đủ các thông tin sau: Tên người yêu cầu sửa đổi đặt phòng, Ngày – tháng – năm thực hiện sửa đổi đặt phòng, tên nhân viên nhận và thực hiện sửa đổi.
• Cập nhật tình trạng đặt phòng
• Lưu hồ sơ sửa đổi đặt phòng

► Quy trình hủy đặt phòng bằng văn bản

♦ Bước 1: Xác định yêu cầu hủy đặt phòng

♦ Bước 2: Làm văn bản xác nhận yêu cầu hủy đặt phòng và gửi cho khách (nếu khách yêu cầu)

• Nội dung hủy: chấp nhận hoặc gợi ý giải pháp thay thế
• Tên người nhận hủy
• Ngày thực hiện hủy

♦ Bước 3: Thực hiện sửa đổi đặt phòng

• Thay đổi thông tin đặt phòng trên hệ thống hoặc phiếu đặt phòng
• Cập nhật và lưu đầy đủ các thông tin sau: Tên người yêu cầu hủy đặt phòng, ngày – tháng – năm thực hiện hủy đặt phòng, tên nhân viên nhận và thực hiện hủy.
• Cập nhật tình trạng đặt phòng
• Lưu hồ sơ hủy đặt phòng

Xem thêm: Tiếng Anh cho nhân viên đặt phòng khách sạn

​Ms.Smile