Reception là gì? Receptionist là gì?

Reception là gì? Receptionist là gì? là 2 trong số những thắc mắc chung của nhiều nhân sự ngành Khách sạn – Nhà hàng. Tham khảo bài viết dưới đây của Hoteljob.vn nếu bạn vẫn chưa tìm được câu trả lời!

Bạn có biết Reception là gì? Receptionist là gì?

Reception và Receptionist là 2 thuật ngữ quen thuộc trong ngành Khách sạn – Nhà hàng, chỉ chung cho cả bộ phận và nhân viên trực thuộc bộ phận đó, giữ vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh và phát triển của khách sạn. Vậy Reception là gì? Receptionist là gì?

Reception là gì?

Reception là bộ phận lễ tân, trực thuộc khối Tiền sảnh (Front office) trong các khách sạn, giữ vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh, phục vụ khách lưu trú tại khách sạn đó; đồng thời có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác nhằm mang đến cho khách hàng sự hài lòng cao nhất thông qua chất lượng dịch vụ tại đây. 

Receptionist là gì?

Receptionist là nhân viên lễ tân, thuộc bộ phận lễ tân trong khách sạn, có nhiệm vụ tiếp đón, thực hiện và hoàn tất các thủ tục như check-in, check-out, thanh toán,… cho khách; nhận và xử lý tất cả các yêu cầu của khách trong suốt thời gian khách lưu trú tại khách sạn. Một receptionist được việc phải đảm bảo trang bị đầy đủ các kỹ năng như: khả năng ngoại ngữ, vi tính văn phòng, kỹ năng giao tiếp, nắm bắt tâm lý khách hàng, tính kiên nhẫn, thân thiện, ….

 Hiểu được định nghĩa Reception là gì, bạn sẽ phần nào hiểu được Receptionist là gì

Reception hay Receptionist là những người đầu tiên và cuối cùng tiếp xúc với khách hàng, đại diện cho khách sạn quảng bá hình ảnh thương hiệu của khách sạn đó đến với từng đối tượng khách. Vì vậy, Reception nói chung, Receptionist nói riêng là vị trí nhân sự luôn được chú trọng đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ kỹ lưỡng, đảm bảo thể hiện sự chuyên nghiệp nhất khi phục vụ khách hàng.

Tìm hiểu thêm: Lễ tân là gì? Có nên làm lễ tân khách sạn?

3 phương pháp giao tiếp với khách hàng dành cho Receptionist

Được xem như “gương mặt đại diện” của khách sạn, nhân viên lễ tân – Receptionist hàng ngày phải gặp gỡ và giao tiếp với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, bao gồm cả khách quốc tế và khách nội địa, đòi hỏi luôn phải biết cách giao tiếp sao cho phù hợp. Dưới đây là 3 phương pháp giao tiếp với khách hàng được cho là hữu hiệu nhất dành cho lễ tân khách sạn để bạn tham khảo:

- Giao tiếp trực tiếp bằng lời nói

Thể hiện qua các hành động như: chào hỏi, giới thiệu các dịch vụ tại khách sạn, đối thoại trực tiếp để tiếp nhận và xử lý thông tin,…

Giao tiếp trực tiếp bằng lời nói là phương pháp giao tiếp thường xuyên và quan trọng nhất đối với công việc của receptionist

Lúc này, nhân viên lễ tân phải ăn nói trôi chảy, lịch sự, nhẹ nhàng nhưng không khúm núm, không tự cao; chú ý cao độ giọng nói vừa tầm, không nên nói quá nhiều, quá nhanh, nói liên tục không để khách nói,… Sử dụng những từ như “cảm ơn”, “xin phép”, “xin lỗi”, “vui lòng”,… trong câu nói để tạo thiện cảm, giúp lời nói dễ nghe, dễ thuyết phục và bớt đơn điệu hơn.

- Giao tiếp bằng văn bản

Bao gồm các hình thức như: thư hỏi thông tin, thư xác nhận đặt phòng, thư phàn nàn về chất lượng dịch vụ của khách sạn,…

Không chỉ cần hiểu về Reception là gì? Receptionist là gì? nhân sự ngành Khách sạn - Nhà hàng cũng cần biết những phương pháp giao tiếp với khách hàng trong khách sạn​

Đối với phương pháp giao tiếp này, nhân viên lễ tân phải đặc biệt chú ý đến nội dung và mục đích truyền tải thông tin, đảm bảo thông điệp được thể hiện rõ ràng, đúng mục đích thực sự của việc giao tiếp, tránh nói thêm những thông tin không cần thiết, tránh đưa ra những câu trả lời chung chung, ghi rõ thời gian thực hiện giao tiếp và chắc chắn mọi thắc mắc và yêu cầu của khách đã được giải đáp kịp thời và chính xác. Ngoài ra, cần lưu ý ở cách xưng hô với khách hàng trong văn bản giao tiếp: xưng ông/ bà/ cô (Mr./ Mrs./ Miss.) cho sự giao tiếp lần đầu; Mrs. cho phụ nữ đã có gia đình; Miss cho phụ nữ chưa có gia đình và Ms. khi chưa biết người phụ nữ đó đã có gia đình hay chưa.

- Giao tiếp phi ngôn ngữ

Mọi thái độ và cử chỉ mà nhân viên lễ tân thể hiện ra bên ngoài đều được coi là một phương pháp giao tiếp phi ngôn ngữ, bao gồm: nét mặt (nụ cười), cử chỉ (tay, chân), ánh mắt, cách bắt tay, tư thế đứng hoặc ngồi, ngữ điệu giọng nói, hình thức bên ngoài (trang phục và tác phong),…

Giao tiếp phi ngôn ngữ giúp nâng cao chất lượng giao tiếp và nhấn mạnh ý nghĩa cho các hình thức giao tiếp bằng lời

Đây là phương pháp giao tiếp tuy không trực tiếp nhưng có vai trò quan trọng, giúp nâng cao chất lượng giao tiếp và nhấn mạnh ý nghĩa cho các hình thức giao tiếp bằng lời. Vì vậy, nhân viên lễ tân cần làm chủ được mọi điệu bộ, hành động, tư thế và hình thức bên ngoài của chính mình để thể hiện sự chuyên nghiệp cần có của “người đại diện” khách sạn.

Trên đây là chia sẻ của Hoteljob.vn về Reception là gì? Receptionist là gì? Những phương pháp giao tiếp với khách hàng mọi receptionist cần biết. Hy vọng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp giải đáp những thắc mắc chung về Reception là gì? Receptionist là gì? của nhân sự ngành Khách sạn – Nhà hàng, từ đó, giúp định hướng công việc này rõ hơn trong tương lai.

Xem thêm: Làm thế nào để tìm việc Lễ tân khách sạn nhanh chóng và hiệu quả?

Ms. Smile