Quy trình thanh toán cho khách lễ tân khách sạn cần biết

Thanh toán cho khách thuộc quy trình check-out khách sạn. Cùng với chào đón và check-in khách, thanh toán và tiễn khách cũng là nghiệp vụ quan trọng mà lễ tân khách sạn cần biết. Bài viết này, Hoteljob.vn xin chia sẻ quy trình thanh toán cho khách để bạn tham khảo!

Công việc chuẩn bị trước khi thanh toán

Dựa vào bảng danh sách khách dự định check-out, khi khách rời khỏi phòng, tiến đến quầy lễ tân và yêu cầu được check-out khách sạn, nhân viên lễ tân tiến hành một số công việc chuẩn bị trước khi thanh toán như sau:

• Khẳng định với khách về việc trả phòng
• Thông báo việc khách trả phòng đến các bộ phận liên quan và đề nghị kiểm tra
• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán, bao gồm: phiếu đăng ký khách sạn; thư xác nhận đặt phòng; các loại hóa đơn, dịch vụ chưa thanh toán của khách và các phiếu ký nợ (nếu có); phiếu đổi phòng (nếu có); phiếu thanh toán trước của khách (nếu có); liên cà số thẻ tín dụng; hóa đơn tổng hợp (đính kèm các hóa đơn lẻ); Thư cảm ơn của Giám đốc khách sạn.​

Lưu ý: tất cả các phiếu, hóa đơn nêu trên được xếp vào hồ sơ thanh toán đề tên khách và đặt ngay ngắn vào trong tủ theo thứ tự để tiện sử dụng khi cần.

Quy trình thanh toán cho khách

• Chào khách và gợi ý giúp đỡ
• Tiếp nhận yêu cầu thanh toán của khách
• Hỏi tên khách và số buồng
• Tìm hồ sơ thanh toán và xác nhận lại các thông tin với khách
• Hỏi khách trong thời gian lưu trú có sử dụng thêm dịch vụ gì của khách sạn không
• Chuyển và yêu cầu khách kiểm tra bảng tổng hợp chi phí
• Báo cho bộ phận buồng về việc khách trả buồng và đề nghị kiểm tra
• Nhập tiếp những chi phí còn lại nếu có vào bảng tổng hợp chi phí
• Chuyển cho khách bảng tổng hợp chi phí sau cùng để kiểm tra lại
• Làm thủ tục thanh toán cho khách:

Trường hợp là khách lẻ:

+ Hỏi phương thức thanh toán. Nhiều khách sạn có ký hiệu viết tắt cho các hình thức thanh toán như: POA (Pax Own Account) hay DBA (Direct Billing Agent)

+ Thông báo tổng số tiền khách phải thanh toán (sau khi đã trừ tiền đặt cọc nếu có)

+ Lập hóa đơn thanh toán

+ Thực hiện việc thanh toán

+ Chuyển hóa đơn cho khách kiểm tra và đề nghị ký tên

+ Đóng dấu “ĐÃ THANH TOÁN” vào hóa đơn khách đã trả tiền và đưa cho khách. Chuyển thư cảm ơn của khách sạn (nếu có)

+ Nhận lại chìa khóa buồng và trả lại giấy tờ tùy thân cho khách

+ Trả đồ trong két an toàn lại cho khách (nếu có)

Ảnh nguồn Internet​

Trường hợp là khách đoàn:

+ Hỏi cách thanh toán của đoàn: chung hay riêng từng cá nhân thanh toán

+ Lập hóa đơn

+ Yêu cầu trưởng đoàn/ hướng dẫn viên/ khách kiểm tra, ký nhận và lưu lại hóa đơn

+ Giao lại khách hóa đơn đã thanh toán

+ Những hóa đơn chưa thanh toán: nếu hóa đơn được công ty thanh toán thì yêu cầu khách kí xác nhận và lưu lại để thanh toán với công ty; các hóa đơn còn lại, yêu cầu khách thanh toán

+ Giao những hóa đơn còn lại (nếu có) cho khách.

+ Nhận lại chìa khóa và trả lại giấy tờ tùy thân, đồ trong két an toàn (nếu có) cho trưởng đoàn/ hướng dẫn viên/ khách

• Tham khảo ý kiến khách về các dịch vụ của khách sạn
• Giúp khách tìm phương tiện vận chuyển nếu khách có nhu cầu
• Giao phiếu đã thanh toán (check-out card) cho nhân viên hành lý
• Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn, hẹn sớm gặp lại
• Hoàn thiện hồ sơ thanh toán và đổi tình trạng buồng
• Chuyển hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán.

Lưu ý: Với nhiều trường hợp, không được cho khách biết giá phòng khách sạn thu bao nhiêu để tránh ảnh hưởng đến bên thứ 3 như với các công ty du lịch (chỉ trưởng đoàn hoặc tour guide được ký bill) hoặc những trường hợp có hoa hồng hoặc gửi giá. Nhân viên lễ tân hoặc thu ngân cần hết sức tỉnh táo và xử lý khéo léo khi gặp những trường hợp này.

Một số hóa đơn, văn bản lễ tân khách sạn cần biết

Mẫu phiếu đặt buồng khách sạn

Mẫu phiếu xác nhận đặt phòng

Mẫu hóa đơn ghi nợ dịch vụ khách sạn

Sổ cái kế toán lễ tân

Hóa đơn dịch vụ nhà hàng trong khách sạn

Hóa đơn thanh toán dịch vụ tiêu dùng

Hóa đơn thanh toán tổng hợp

​...

Xem thêm: 3 việc lễ tân cần làm sau khi khách check-out rời khách sạn

​Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ nắm được quy trình thanh toán cho khách chuẩn, từ đó hoàn thiện quy trình thanh toán hiện đang áp dụng, hạn chế các tình huống sai sót gây thất thoát cho khách sạn. Ứng viên tìm việc lễ tân cũng nên lưu ý nắm rõ quy trình thanh toán này để phục vụ tốt hơn cho công việc trong tương lai.

​Ms. Smile