Hóa đơn đỏ là gì? Lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ trong Nh-KS

Hóa đơn đỏ là một khía cạnh quan trọng trong quản lý tài chính của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh những hậu quả không mong muốn, xuất hóa đơn đỏ đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ các quy định. Việc không chú ý và tuân thủ quy trình đúng có thể dẫn đến những khoản phạt nặng nề từ cơ quan quản lý thuế.

Trong lĩnh vực nhà hàng - khách sạn (NH-KS), hóa đơn đỏ có thể là một công cụ quản lý tài chính hữu ích, nhưng cũng đồng thời là một rủi ro nếu không được kiểm soát cẩn thận. Cùng Hoteljob tìm hiểu kỹ hơn về định nghĩa hóa đơn đỏ là gì? Và những lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ trong ngành Nhà hàng - khách sạn nếu không muốn ăn phạt trong bài chia sẻ dưới đây nhé!

Hóa đơn đỏ là gì? 

Hóa đơn đỏ là một loại hóa đơn xuất trình trong quá trình giao dịch, còn có tên gọi khác là hóa đơn GTGT. Mẫu hóa đơn này là một loại chứng từ do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tiến hành tự in trong trường hợp đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế. Hóa đơn GTGT thường được sử dụng trong các trường hợp đặc biệt. Chẳng hạn như khi khách hàng yêu cầu hay khi doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn chính thức.

Việc mua bán hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải có hóa đơn. Tuy nhiên, phải phân biệt rõ giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng. Lập hóa đơn đỏ là trách nhiệm của người bán hàng hóa, hay cung cấp các dịch vụ để ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán, đã cung cấp. Hoá đơn đỏ là căn cứ để người mua, cũng là người lưu giữ hoá đơn, kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, hoàn thuế… 

Phân biệt hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng thông thường?

Như những chia sẻ ở trên, hóa đơn đỏ khác với hóa đơn bán hàng. Sự khác biệt này không chỉ ở tên gọi, hình thức, mà còn nằm trong giá trị pháp lý và cách sử dụng. Dưới đây là bảng so sánh 2 loại hóa đơn này căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nhà hàng - khách sạn có cần xuất hóa đơn đỏ không?

Tại Việt Nam, việc xuất hóa đơn là một yếu tố quan trọng và bắt buộc đối với các doanh nghiệp trong ngành nhà hàng - khách sạn. Hóa đơn không chỉ là một bằng chứng về giao dịch mà còn là một công cụ quan trọng trong quản lý tài chính và thuế. 

Một số khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp và tổ chức, có thể yêu cầu hóa đơn để thực hiện quy trình kế toán và chứng minh các chi phí liên quan đến dịch vụ nhà hàng - khách sạn. Ngay cả khi không có yêu cầu thuế cụ thể, nhiều doanh nghiệp nhà hàng - khách sạn vẫn có thể xuất hóa đơn để quản lý tài chính nội bộ và thể hiện rõ các giao dịch. Xuất hóa đơn có thể là một phần của quy trình lưu trữ và báo cáo tài chính theo quy định pháp luật.

Tóm lại, xuất hóa đơn đỏ là một phần quan trọng của quản lý tài chính và thuế đối với nhà hàng - khách sạn. Việc này thường là bắt buộc để đảm bảo tuân thủ luật pháp và thuế.

Cách viết hóa đơn đỏ cho nhà hàng - khách sạn

Việc viết hóa đơn đỏ cần được thực hiện một cách cẩn thận trong tất cả các ngành nghề. Xuất hóa đơn đỏ sai có thể dẫn đến những rắc rối liên quan đến pháp lý. Trong ngành NH-KS, viết hóa đơn cần phải tuân thủ theo đúng quy định pháp luật. Dưới đây là một số lưu ý mà NH-KS phải chú ý khi viết hóa đơn đỏ

1. Viết đúng ngày/tháng/năm trên hóa đơn: Thời gian ghi trên hóa đơn phải chuẩn (ngày dịch vụ hoàn tất) không biết đã tất toán chi phí hay chưa. Ngành dịch vụ hóa đơn VAT có thể sẽ được bỏ qua tiêu thức. 

2. Đầy đủ thông tin bên mua bao gồm: họ tên, tên công ty, địa chỉ (trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh..), mã số thuế, hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản)

3. Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra đầy đủ thông tin vào cột số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Sau khi đã hoàn tất các bước trên, nếu phía dưới bảng vẫn còn thừa dòng, cần gạch chéo toàn bộ phần trống từ trái qua phải.

4. Phần tổng bên dưới phải chính xác 100%. Tiền hàng, thuế suất GTGT, tổng cộng tiền thanh toán, số tiền viết bằng chữ. 

5. Phải có chữ ký trên hóa đơn, cả bên sử dụng và cung ứng dịch vụ. Người mua hàng - người trực tiếp thực hiện giao dịch ký tên. Người bán hàng - Nhân viên lập hóa đơn đỏ là người trực tiếp ký tên. Ngoài ra cần có chữ ký của Giám đốc đơn vị (Ủy quyền cùng cần thực hiện đầy đủ các yêu cầu nêu trên).

NH-KS là doanh nghiệp liên quan đến ngành dịch vụ, việc xuất hóa đơn có thể khá rắc rối. Tuy nhiên, vẫn cần phải thực hiện chuẩn chỉnh để không phải đối mặt với các hậu quả pháp lý và các biện pháp trừng phạt từ cơ quan quản lý thuế. 

Lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ trong ngành NH-KS

Việc xuất hóa đơn đỏ trong ngành nhà hàng - khách sạn đôi khi có thể tiềm ẩn rủi ro và hậu quả pháp lý nếu không thực hiện đúng quy trình và tuân thủ các quy định. Nếu không thực hiện đúng quy định, DN có thể bị cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 50 - 100 triệu đồng tùy mức độ vi phạm. 

So với các lĩnh vực khác, NH-KS là lĩnh vực có khá nhiều điều cần chú ý. Dưới đây là một số lưu ý để tránh phạt khi xuất hóa đơn đỏ trong ngành NH-KS:

• Đảm bảo rằng quy trình xuất hóa đơn đỏ tuân thủ đầy đủ các quy định và luật pháp liên quan đến thuế và quản lý tài chính.

• Chỉ xuất khi có lý do hợp lý: Hóa đơn đỏ nên được xuất chỉ khi có lý do hợp lý và theo yêu cầu của khách hàng hoặc trong các tình huống đặc biệt.

• Chú ý đến số lượng và giá trị: Hạn chế việc xuất hóa đơn đỏ ở mức tối thiểu và chỉ khi thực sự cần thiết, tránh tình trạng lạm dụng để tăng giá trị giao dịch một cách không hợp lý.

• Bảo quản chứng từ đầy đủ: Giữ chứng từ và bằng chứng liên quan cẩn thận để có thể chứng minh tính hợp lý và đúng đắn của quá trình xuất hóa đơn đỏ. Nếu NH-KS tự quy định mã hàng hóa, dịch vụ thì hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa, dịch vụ. Lưu ý, các loại hàng hóa phải đúng ký hiệu, số hiệu đăng ký pháp luật có yêu cầu đúng như NH-KS đã đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu

Ngoài ra, NH-KS cũng cần chủ động kiểm tra thường xuyên về nội dung và thông tin trên hóa đơn đỏ để đảm bảo độ chính xác và tránh sai sót. Nhân viên xuất hóa đơn cũng phải được đào tạo về quy trình và quy định khi xuất hóa đơn để tránh những lỗi không chấp nhận được.

Việc hiểu hóa đơn đỏ là gì? thực sự quan trọng đối với các NH-KS, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Những chia sẻ trên của Hoteljob sẽ giúp doanh nghiệp trong ngành nhà hàng - khách sạn tránh được những rủi ro và hậu quả pháp lý liên quan đến việc xuất hóa đơn đỏ. Muốn kinh doanh tốt và ổn định thì đây là những kiến thức mà Chủ doanh nghiệp cần phải biết và lưu tâm!