3 Giờ chạy đua thần tốc tổ chức thành công sự kiện bàn tiệc siêu dài tại Hà Nội

Theo dự kiến, đúng vào lúc 17h00 chiều ngày 04/01 - sự kiện bàn tiệc năm mới siêu dài 525 mét sẽ chính thức diễn ra tại đường L7 thuộc khu đô thị Vinhomes Ocean Park, Hà Nội. Thế nhưng, từ sáng ngày hôm đó - trời mưa không ngừng nghỉ. Khi trời “thương” và tạnh ráo thì đơn vị tổ chức chỉ có vỏn vẹn 3 giờ đồng hồ để chạy đua set up mọi thứ sẵn sàng.

Bàn tiệc siêu dài tại Hà Nội kéo dài trên quãng đường hơn nửa cây số

Bàn tiệc năm mới dài 525 mét cuối tuần qua là sự kiện được nhà hàng Hoa Sen phụ trách tổ chức cho 2 đối tác Vinhomes Ocean Park và Coca-Cola. Với một bữa tiệc outside ngoài trời như thế luôn tiềm ẩn nhiều vấn đề gây trở ngại...

► Khó khăn dồn dập khi sự kiện diễn ra ngoài trời và 3 giờ chạy đua thần tốc

Hợp tác với Vinhomes - một đối tác vô cùng chuyên nghiệp về quy trình tổ chức, nhà hàng Hoa Sen được yêu cầu trong quá trình chuẩn bị sự kiện phải gửi tất cả danh sách thiết bị, nhân sự, phương án thi công. Khi được duyệt thì mới tiến hành triển khai thực hiện kế hoạch.

Một tuần trước sự kiện, công tác tổ chức được khởi động. Chuẩn bị 300 bàn dài để ghép vào nhau thành 525 mét; 1.200 ghế cho khách mời dự tiệc; khăn bàn, váy quây tone đỏ, nến, hoa trang trí,... với số lượng tương ứng. 

Quá trình set up bắt đầu từ ngày 02/01. Vì tiệc diễn ra ngoài trời - lo ngại trời mưa, bụi, gió mùa nên nhân sự nhà hàng Hoa Sen đã phủ ni lông cho toàn bộ số bàn ghế. Thêm một trở ngại khác là địa điểm tổ chức gần với công trường đang thi công nên tất cả số bát đũa sử dụng phải bọc lại, các khu chuẩn bị tiệc, đồ ăn đều được quây kín.

Thách thức lớn nhất đặt ra cho ban tổ chức nằm ở nguyên do khách quan - chính là vấn đề thời tiết. Từ sáng ngày sự kiện sẽ diễn ra - trời vẫn mưa không ngớt. Bàn ghế đã được phủ ni lông thì sẽ không ướt - thế nhưng sự kiện chắc chắn không thể diễn ra như ý nếu trời cứ mưa như vậy. Không chỉ bên Vinhomes, Coca-Cola lo lắng mà phía nhà hàng Hoa Sen cũng vô cùng sốt ruột.

Nhìn nhận ở khía cạnh hơi duy tâm một chút, có lẽ ông trời đã nghe thấu lời nguyện cầu thành tâm từ ai đó nên đến 1 giờ chiều trời tạnh mưa hẳn. Những tấm bọc ni lông phủ bàn ghế được gỡ ra và đơn vị phụ trách tiệc có 3 giờ đồng hồ để sắp xếp mọi thứ. 

Trong cái “xui” cũng có cái “hên”, nhờ trận mưa đó đã giúp hạn chế bụi từ công trường bay sang. Thế nhưng quá trình chuẩn bị một bàn tiệc dài hơn nửa cây số trong thời gian ngắn không phải là điều dễ dàng, đòi hỏi đội ngũ nhân sự nhà hàng Hoa Sen phải “chạy đua” khẩn trương. Với sự chuyên nghiệp của một đơn vị có nhiều kinh nghiệm tổ chức tiệc outside, đến 4 giờ chiều, tất cả đã sẵn sàng phục vụ khách tham dự.

Là lần đầu tiên nhận một sự kiện bàn tiệc dài tít tắp như thế nên đòi hỏi đơn vị tổ chức phải linh hoạt trong công tác điều hành, quản lý. Cụ thể, chia thành 5 phân khu để phục vụ, việc điều hành nhân viên được thông báo qua bộ đàm vì khi set up bàn dài - từ khu nọ chạy đến khu kia khoảng cách khá xa.

So với tiệc bàn tròn mang tính tập trung, tiệc bàn dài sẽ tốn nhân sự phục vụ hơn chút khi 1 nhân viên phụ trách phục vụ 3 bàn. Tổng nhân sự nhà hàng Hoa Sen tham gia phục vụ cho sự kiện là 136 người, gồm 1 Quản lý điều điều hành chung - 5 Tổ trưởng phân khu đảm nhận vai trò giám sát - 20 nhân viên bếp và 110 nhân viên phục vụ bàn. 

Nhờ sự chuẩn bị kỹ lưỡng, công tác điều phối nhịp nhàng và được trời “thương” - sự kiện bàn tiệc siêu dài phục vụ 1.200 khách đã diễn ra suôn sẻ, thành công. 

► Được khen nhờ ý chí “Dám quyết dám làm”

Chia sẻ về sự kiện bàn tiệc siêu dài vừa tổ chức thành công, anh Phạm Văn Phước - Phó Giám đốc nhà hàng Hoa Sen kiêm điều hành tiệc cho biết: “Để tổ chức thành công những sự kiện quy mô và mang yếu tố đặc biệt như thế, điều quan trọng là dám quyết dám làm. Nếu chỉ phục vụ một tiệc cưới thông thường thì thực sự đơn giản. Với bàn tiệc siêu dài này, vì cả Hà Nội không có đủ số bàn nên phải sắm mới 300 mặt bàn dài theo yêu cầu (45cm x 160cm). Hay mua mới 100% khăn phủ đỏ, váy quây đỏ - bên anh chấp nhận đầu tư mà có thể rất lâu sau mới dùng đến. Rồi các phương án bảo vệ khu set up suốt quá trình 2 ngày chuẩn bị để không bụi bặm mưa ướt.”

Dù lần đầu tiên nhận tổ chức một bàn tiệc siêu dài, nhưng chính tinh thần “dám quyết - dám làm” cộng với kinh nghiệm của đội ngũ nhân sự nhà hàng Hoa Sen khiến thành quả họ thu về là lời “khách khen quá chu đáo”. Là người làm dịch vụ - lời khen đó không chỉ là sự ghi nhận mà còn tưởng thưởng xứng đáng cho biết bao nỗ lực của cả một tập thể.

Nói thêm về kinh nghiệm tổ chức tiệc, anh Phước lưu ý: “Khi nhận tổ chức các sự kiện tiệc lớn bên ngoài, cần phải quan tâm đến mặt bằng tổ chức, điều kiện cung cấp điện nước (nếu có) - không có thì tính phương án bổ sung; điều kiện đi lại của nhân sự (vì nếu xa phải có phương tiện đưa đón); các nhà cung cấp phụ trợ quanh nơi sự kiện diễn ra (đá lạnh…); tính phương án ăn nghỉ cho nhân viên nếu chương trình xa.”

Chính nhờ sự chi tiết và sâu sát như vậy nên nhà hàng Hoa Sen được khá nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn tổ chức nhiều sự kiện lớn: tổ chức lễ khởi công - khánh thành tổ máy 1, 2 - mừng công - khánh thành cho nhà máy thủy điện Lai Châu, Thủy điện Sơn La, Nhiệt điện Thái Bình, Nhiệt điện Vĩnh Tân (Tuy Phong - Bình Thuận) hay sang tận Lào làm tiệc; tổ chức tiệc Buffet - BBQ - cocktail cho sự kiện khai trương Biển hồ nước mặn lớn nhất Việt Nam của Vinhomes… 

Ảnh sự kiện tổ chức tiệc Buffet khai trương Biển hồ nước mặn lớn nhất Việt Nam với 1.200 khách

Hay tổ chức những tiệc với số lượng người tham dự “khủng”: 6.000 khách, 10.000 khách. Thật đúng như lời phó Giám đốc nhà hàng Hoa Sen chia sẻ: “Nếu không có kinh nghiệm “chiến trường” sẽ khó làm được và cũng không thể thuyết phục khách hàng đồng ý. Tùy điều kiện từng nơi, từng sự kiện - đơn vị tổ chức phải linh hoạt tư vấn cho khách hàng giải pháp phù hợp.”

Ms. Smile​