Tổ chức sự kiện là gì? Tất tần tật những thông tin hữu ích không thể bỏ qua

Từ một buổi họp báo ra mắt sản phẩm, một lễ kỷ niệm đơn giản cho đến một liveshow âm nhạc hoành tráng đều là những loại hình của tổ chức sự kiện. Vậy thì tổ chức sự kiện là gì? Nghề tổ chức sự kiện sẽ làm những công việc gì? Hãy cùng Hoteljob.vn tìm hiểu nhé!

Tổ chức sự kiện được xem như một công cụ hữu dụng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu. Hiểu rõ “ Tổ chức sự kiện là gì?” sẽ giúp những người trong nghề có cái nhìn đầy đủ, mở rộng cơ hội phát triển nghề nghiệp của mình.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là một chuỗi các hoạt động xoay quanh quá trình tổ chức thực hiện một chương trình - sự kiện cụ thể, từ lúc lên ý tưởng, tạo kịch bản cho đến thi công, vận hành, đảm bảo thành công và gây được ấn tượng tốt, truyền đi thông điệp ý nghĩa đến người tham gia lẫn truyền thông, xã hội. Tổ chức sự kiện đa dạng các hình thức, như: họp báo, hội thảo, triễn lãm, lễ hội, chương trình ca nhạc... diễn ra ở nhiều quy mô và đa dạng cách tổ chức.

Khách sạn - nhà hàng cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện để đa dạng sự lựa chọn cho du khách, tăng đối tượng khách mua sản phẩm, từ đó tăng doanh thu và mở rộng tập khách hàng. 

Các loại hình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao hàm nhiều loại hình khác nhau. Dựa vào tính chất của sự kiện có thể gọi tên một số loại hình cơ bản như:

- Các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp: khai trương, ra mắt sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, hội chợ thương mại, triển lãm sản phẩm, động thổ, khánh thành...

- Lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị, giao lưu, họp mặt, tất niên, chào năm mới...

- Các sự kiện mang tính chất giải trí, các buổi biểu diễn nghệ thuật, ca múa nhạc...

- Sự kiện mang tính chất giáo dục: lễ tốt nghiệp, lễ khai giảng...

- Sự kiện văn hóa, thể thao, hoạt động gây quỹ.

Xem thêm: Tiệc outside là gì? 5 Loại hình tiệc outside phổ biến hiện nay 

Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích của tổ chức sự kiện chính là những giá trị mà khách hàng và người tổ chức muốn đạt được sau quá trình diễn ra sự kiện đó. Tùy theo tính chất, loại hình sự kiện có thể kể đến những mục đích như:

• Hỗ trợ các chiến dịch truyền thông, truyền tải những thông điệp, giá trị ý nghĩa đến với đối tượng tham dự cũng như truyền thông và xã hội.

• Gửi lời tri ân đến đối tác, khách hàng và cán bộ công nhân viên trong việc đồng hành cùng công ty phát triển vững mạnh trong thời gian qua.

• Giới thiệu tới khách hàng thông tin và trải nghiệm thực tế sản phẩm, hỗ trợ cho chiến dịch phân phối, quảng bá thương hiệu của nhà đầu tư. 

• Phát huy tối đa hiệu ứng truyền thông, chạm đến cảm xúc của đối tượng tham gia các hoạt động gây quỹ từ thiện, giúp đỡ những hoàn cảnh khó khăn trong cộng đồng.

• Tạo môi trường làm việc thân thiện, củng cố mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty cũng như sự gắn bó lâu dài của nhân viên đối với doanh nghiệp.

• Xây dựng - củng cố - phát triển thương hiệu, mở rộng tập khách hàng, mở rộng phạm vi kinh doanh...

Xem thêm : Quy trình tổ chức sự kiện bạn cần biết ​

Nhân viên tổ chức sự kiện làm công việc gì?

Tổ chức sự kiện hiện đang là lựa chọn ưu tiên của những bạn trẻ năng động. Đây là một nghề đầy thú vị, mang lại nhiều trải nghiệm cuộc sống nhưng cũng vô cùng áp lực. Nội dung công việc mà một nhân viên tổ chức sự kiện bao gồm:

- Tiếp nhận và nghiên cứu đối tượng khách hàng

Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ phòng ban liên quan hoặc từ khách hàng, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu tất cả những thông tin về đối tượng khách tham dự, thông điệp muốn truyền tải và mục tiêu cần đạt được từ đó đưa ra những ý tưởng, nội dung cụ thể cần triển khai.

- Xây dựng kế hoạch, kịch bản sự kiện

Từ những thông tin nắm được và ý tưởng được thống nhất, người tổ chức sự kiện sẽ phác thảo kế hoạch, xây dựng nội dung kịch bản chi tiết. Trong đó trình bày từng mục tiêu, hạng mục liên quan như: Thời gian, không gian, số lượng người tham dự, nhân sự phục vụ, các hoạt động xuyên suốt, ngân sách….Từ đó trình lên lãnh đạo hoặc khách hàng xem xét, góp ý để mang lại một bản kế hoạch hoàn chỉnh nhất.

- Thực hiện sự kiện

Nếu như quá trình lên ý tưởng, xây dựng kịch bản đòi hỏi sự sáng tạo không ngừng thì thực hiện sự kiện yêu cầu nhân viên phải tập trung cao độ, theo sát diễn biến sự kiện, luôn sẵn sàng ứng phó với những sự cố bất ngờ - nhằm đảm bảo mục đích cuối cùng là sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, nhận được sự hài lòng từ những người tham dự và khách hàng đầu tư.

- Giải quyết công việc sau sự kiện

Sự kiện kết thúc nhưng công việc của nhân viên tổ chức sự kiện vẫn chưa dừng lại. Đây là lúc hoàn thành các báo báo phân tích về những thành quả và hạn chế cũng như chi phí của sự kiện để gửi cho cấp trên, khách hàng và bộ phận kế toán.

​Yêu cầu cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện

Để trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện cần hội tụ tất cả những yếu tố như kiến thức chuyên môn tốt; khả năng sáng tạo, lên kế hoạch; kỹ năng làm việc nhóm; nhiệt tình, hòa đồng, biết lắng nghe, chịu được áp lực công việc cao…

Khả năng sáng tạo là ưu tiên hàng đầu mà người làm sự kiện phải có. Khi tham gia một sự kiện, lễ hội nào đấy, những cách tổ chức ấn tượng, những trò chơi “độc đáo” luôn có sức hút đặc biệt đối với khách hàng. Nghề này đòi hỏi người làm sự kiện phải là người có óc tổ chức, chịu được áp lực cao trong công việc và có khả năng làm việc nhóm tốt.

Những sự cố bất ngờ luôn là điều mà người làm sự kiện “đau đầu” nhất. Tất nhiên, khi đã gọi là bất ngờ thì rất khó để dự đoán được. Quan trọng là khi đã trải qua nhiều sự kiện khác nhau, người làm sự kiện dần dần sẽ hình thành cho mình được khả năng xử lý tình huống ấy. Với những sự cố mà người tổ chức dự đoán được phải có sự chuẩn bị cần thiết để không rơi vào thế bị động và có thể làm sự kiện bị “bể dĩa”.

Tổ chức sự kiện học ngành gì? Ở đâu?

Hiện nay, các bạn trẻ hứng thú với công việc tổ chức sự kiện sau tốt nghiệp có thể theo học các chuyên ngành tổ chức sự kiện, PR, quản trị sự kiện, đạo diễn sự kiện, truyền thông… tại nhiều trường đại học, cao đẳng trên cả nước - ứng tuyển theo khối A, A1, C, D. Một số gọi ý địa điểm học có tiếng để bạn tham khảo như:

• Đại học Sân khấu điện ảnh Hà Nội

• Đại học Văn Lang

• Đại học quốc gia Hà Nội

• Đại học quốc gia TP. Hồ Chí Minh

• Cao đẳng FPT

• Đại học Văn Hóa Hà Nội

• Học viện Báo chí và Tuyên truyền

• Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Tp.HCM

• Đại học Khoa học Xã hội & Nhân Văn Hà Nội

• Đại học Tôn Đức Thắng…

Ngoài ra các bạn còn có thể tham gia các khóa đào tạo do chính các công ty, trung tâm tổ chức sự kiện tổ chức. Tại đây, ngoài những kiến thức cơ bản thì bạn còn có nhiều cơ hội thực hành hơn, giúp tích lũy thêm kinh nghiệm thực tế giúp ích cho việc tìm kiếm việc làm sau này..  Một số trung tâm còn có cam kết đầu ra cho ứng viên  khi kết thúc khóa học.

Cơ hội việc làm tổ chức sự kiện sau ra trường?

Tổ chức sự kiện đang là một loại hình kinh doanh phát triển rất tốt ở nước ta trong thời gian gần đây. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, các công ty tổ chức sự kiện mọc lên ngày càng nhiều, tại các resort, khách sạn - nhà hàng lớn cũng thành lập bộ phận tổ chức sự kiện riêng, tận dụng tối đa lợi thế về địa điểm, nguồn nhân lực, vật lực có sẵn. Đây chính là cơ hội việc làm lớn cho những bạn trẻ muốn thử sức trong lĩnh vực mới, công việc năng động và còn có mức thu nhập cao.

Sinh viên tốt nghiệp các chuyên ngành liên quan kể trên có thể xin làm các công việc như: đạo diễn sự kiện, điều phối viên sự kiện, nhân viên kinh doanh sự kiện, thiết kế, phụ trách âm thanh ánh sáng, content writer... Mỗi công việc có yêu cầu nhiệm vụ riêng - tiêu chí tuyển dụng riêng - kỹ năng nghiệp vụ phù hợp - mức lương và chế độ đãi ngộ hợp lý.

Làm tổ chức sự kiện lương bao nhiêu? 

Theo tìm hiểu của Hoteljob.vn, mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện dao động tùy vào công ty, vị trí đảm nhiệm cũng như kinh nghiệm công việc. Ngoài mức lương cơ bản còn có các khoản thưởng doanh số tùy theo số lượng, quy mô chương trình, sự kiện... Vì vậy những người làm trong ngành này có thu nhập khá cao so với mặt bằng chung. Cụ thể:

-.Đặc thù ngành tổ chức sự kiện cần lượng lớn các bạn cộng tác viên, casual…chủ yếu là những bạn sinh viên làm thêm, thu nhập có thể từ 200.000 - 300.000 đồng/ sự kiện hoặc 3-5 triệu đồng 1 tháng tùy theo quy mô, số lượng sự kiện tham gia.

- Đối với vị trí nhân viên tổ chức sự kiện chưa có kinh nghiệm, mức lương cơ bản từ 4-6 triệu đồng 1 tháng, và có thể tăng lên 8-9 triệu khi đã tích lũy nhiều kinh nghiệm làm việc hơn.

- Quản lý tổ chức sự kiện là người giữ vai trò quan trọng, để đảm nhiệm vị trí này không chỉ đòi hỏi khả năng mà còn có kinh nghiệm dày dặn, chính vì vậy mức lương cũng khá cao so với các vị trí khác. Dao động từ 15-20 triệu đồng/tháng hoặc có thể cao hơn tùy theo chương trình, sự kiện.

Nghề tổ chức sự kiện tuy khá vất vả nhưng vẫn đang là một nghề thời thượng và thu hút sự quan tâm của rất nhiều bạn trẻ. Mỗi nghề đều có những đặc thù, những “cái khó” riêng, nếu bạn có đam mê, luôn mong muốn học hỏi, nỗ lực vươn lên thì bạn hoàn toàn có thể trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong tương lai. Niềm vui của người làm sự kiện là làm khách hàng hài lòng và nhận được hưởng ứng của cộng đồng do hiệu ứng của sự kiện mang lại. Hy vọng những chia sẻ trên đây đã phần nào giúp bạn hiểu được Tổ chức sự kiện là gì cùng một số thông tin liên quan - chuẩn bị hành trang cho quá trình học nghề và tìm việc.

Xem thêm: Team building là gì? Tiết lộ 10+ ý tưởng tổ chức Team Building độc đáo ​

Ms. Smile