Tìm hiểu mối quan hệ giữa lễ tân và các bộ phận khác trong khách sạn

Nhân viên lễ tân không chỉ là “Gương mặt thương hiệu” của mỗi khách sạn mà còn là “trung tâm thông tin” tiếp nhận và xử lý mọi yêu cầu của khách lưu trú. Để thực hiện vai trò đó, lễ tân sẽ thường xuyên phối hợp làm việc với các bộ phận khác trong khách sạn. Là ứng viên tìm việc lễ tân, bạn có biết mối quan hệ này được thể hiện như thế nào? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây của Hoteljob.vn.

Nhân viên lễ tân không chỉ là “The face” của mỗi khách sạn… (Ảnh nguồn Internet)

► Vì sao nhân viên lễ tân cần phải phối hợp làm việc với các bộ phận khác trong khách sạn?

Mỗi bộ phận, vị trí công việc trong khách sạn đều có vai trò – nhiệm vụ riêng nhưng mục đích chung đều nhằm phục vụ, thỏa mãn tối đa các nhu cầu nghỉ dưỡng, ăn uống, vui chơi – giải trí… của du khách. Khi muốn: yêu cầu báo thức sáng, đặt bàn nhà hàng, sử dụng dịch vụ Turndown service hay than phiền Wifi yếu… - người đầu tiên và duy nhất mà du khách sẽ nghĩ tới chính là nhân viên lễ tân khách sạn. Với vai trò là một “trung tâm tiếp nhận” thông tin, lễ tân sẽ kết nối với các bộ phận liên quan để thực hiện các yêu cầu, giải quyết các phàn nàn của khách lưu trú. Do đó mà nhân viên lễ tân cần phải phối kết hợp làm việc nhịp nhàng, có hiệu quả với các bộ phận khác trong khách sạn.

► Tìm hiểu mối quan hệ giữa lễ tân và các bộ phận khác trong khách sạn

- Với bộ phận buồng phòng

Lễ tân và buồng là hai bộ phận thuộc khối lưu trú của khách sạn. Để hoạt động kinh doanh lưu trú đạt hiệu quả cao, hai bộ phận này cần phải phối hợp chặt chẽ để chuẩn bị buồng phục vụ khách và xử lý các yêu cầu, phàn nàn về buồng phòng.

• Hàng ngày nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận buồng về tình hình phòng khách chuẩn bị đến và phòng khách chuẩn bị đi để chủ động trong việc phân chia thứ tự ưu tiên làm phòng.
• Khi tiếp nhận bất kỳ yêu cầu, phàn nàn nào liên quan đến hoạt động “buồng phòng” – lễ tân sẽ liên hệ lại với bộ phận buồng xử lý.
• Bộ phận buồng sẽ thông báo cho lễ tân biết về tình trạng phòng và khách để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và phân buồng hợp lý cho khách.
• Khi khách làm thủ tục check-out, nhân viên buồng chịu trách nhiệm kiểm tra mini bar, tình trạng phòng và báo lại cho lễ tân – chuyển giao các hóa đơn/ biên nhận dịch vụ: giặt là… để tính tổng chi phí thanh toán cho khách.

- Với bộ phận F&B

• Khi khách cần đặt bàn ăn tại nhà hàng của khách sạn hay muốn sử dụng dịch vụ Room service, lễ tân sẽ tiếp nhận yêu cầu và thông báo cho bộ phận F&B thực hiện.
• Ở chiều ngược lại, bộ phận F&B sẽ chuyển giao các hóa đơn, chứng từ, phiếu ký nợ hoặc những khoản tiền thu được từ khách cho lễ tân, phục vụ yêu cầu cập nhật hồ sơ thanh toán cho khách.

Khi có yêu cầu về vấn đề ăn uống của khách, lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận F&B thực hiện

(Ảnh nguồn Internet)

- Với bộ phận Sales & Marketing

Lễ tân cần phối hợp với bộ phận Sales & Marketing để cập nhật thông tin, giới thiệu – quảng cáo và bán các sản phẩm dịch vụ hay triển khai thực hiện các chương trình ưu đãi của khách sạn trong suốt quá trình khách đặt phòng và lưu trú tại khách sạn.

- Với bộ phận kỹ thuật - bảo dưỡng

• Khi nhận thông tin hư hỏng các trang thiết bị trong phòng khách – tình trạng mạng Wifi, nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng (điện – nước – điện lạnh – mạng Internet…) thực hiện việc sửa chữa kịp thời.
• Sau khi kiểm tra tình hình thực tế, bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng sẽ thông báo lại cho nhân viên lễ tân biết về mức độ hư hỏng, thời gian khắc phục để thông tin lại cho khách biết hoặc cần thiết phải chuyển phòng cho khách.

- Với các bộ phận dịch vụ bổ sung

Các bộ phận dịch vụ bổ sung trong khách sạn gồm: khu Spa, phòng tập Gym, phòng Karaoke, phòng đánh Bi-a, sân golf – tennis… Nhân viên lễ tân cần phải nắm thông tin cơ bản về các dịch vụ bổ sung và thường xuyên cập nhật các dịch vụ mới để giới thiệu đến khách.

• Lễ tân chuyển các yêu cầu dịch vụ đến các bộ phận liên quan chuẩn bị phục vụ khách.
• Các bộ phận dịch vụ bổ sung sẽ chuyển giao các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ của khách để cập nhật vào hồ sơ thanh toán.

Lễ tân cần nắm thông tin cơ bản về các dịch vụ bổ sung trong khách sạn để thông tin đến khách khi cần thiết (Ảnh nguồn Internet)

- Với bộ phận kế toán

Sau khi khách làm thủ tục check-out rời khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ thực hiện việc chuyển toàn bộ hóa đơn dịch vụ - hồ sơ thanh toán (kể cả khách lẻ đã thanh toán hay khách công ty chưa thanh toán) cho bộ phận kế toán tiến hành hạch toán doanh thu – quản lý công nợ và làm các báo cáo tài chính về tình hình kinh doanh của khách sạn.

- Với bộ phận an ninh

Mối quan hệ giữa lễ tân với bộ phận an ninh trong khách sạn là nhằm đảm bảo công tác an ninh và an toàn trong khách sạn. Là bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách, nhân viên lễ tân sẽ hỗ trợ nhân viên an ninh quan sát dòng khách ra vào khách sạn. Khi khách bị mất đồ trong khách sạn, phát hiện khách có hành vi vi phạm pháp luật hay có vấn đề gì xảy ra liên quan đến tính mạng của khách – từ thông tin ghi nhận được, lễ tân sẽ nhanh chóng báo lại để bộ phận an ninh xử lý theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của đơn vị lưu trú.

- Với bộ phận nhân sự

Nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo trong khách sạn. Trong hoạt động đào tạo của đơn vị, nhiều khi nhân viên lễ tân sẽ tham gia vào các khóa cross-training, khóa đào tạo – bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ… do bộ phận nhân sự lập kế hoạch tổ chức.

Trên đây là “sự thể hiện” mối quan hệ giữa lễ tân với 8 bộ phận trong khách sạn. Mong rằng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Nếu muốn cập nhật nhiều tin tức – bài viết về chuyên ngành Khách sạn – Nhà hàng – Du lịch, nhớ thường xuyên theo dõi chuyên mục “Cẩm nang nghề” của Hoteljob.vn bạn nhé!

Ms. Smile