Tài liệu kế toán nhà hàng và 4 điều nhân viên Kế toán cần biết

Bạn là kế toán nhà hàng và đang tìm nguồn tài liệu kế toán liên quan để phục vụ cho công việc? Bài viết dưới đây, Hoteljob.vn xin chia sẻ một số tài liệu kế toán nhà hàng đã tổng hợp được để bạn tham khảo!

Bạn đã trang bị cho mình những tài liệu kế toán bổ ích chưa? (Nguồn: Internet)

Kế toán nhà hàng là công việc phức tạp, được thực hiện theo quy trình, đòi hỏi người kế toán phải có những kỹ năng tổng hợp và một nguồn tài liệu kế toán thực sự bổ ích hỗ trợ đắc lực cho công việc. Vì vậy, việc chia sẻ tài liệu cho nhau là vô cùng cần thiết. Dưới đây là một số thông tin hữu ích về tài liệu kế toán nhà hàng dành cho bạn.

1. Kiểm soát giá cả hàng hóa nhập vào, các loại chi phí dịch vụ bán ra

a. Xây dựng định mức nguyên vật liệu (NVL)

Có thể xây dựng định mức NVL cho từng món ăn, trong đó thức ăn chính chiếm tỉ trọng cao nhất trong giá thành; từ đó tính được giá cost phân bổ các yếu tố phụ, bao gồm:

• Xác định được chi phí NVL nào là chi phí chung cần phân bổ vào giá của từng món ăn như: chi phí gas hóa lỏng, tiền nước, tiền điện, nước mắm, gia vị khác,… thường là 20 – 30%. Từ đó, xây dựng được định mức NVL, kiểm soát hàng hóa nhập vào.
• Căn cứ vào định lượng cụ thể các NVL từ Bếp trưởng và Bar trưởng để xác định các loại chi phí dịch vụ bán ra. Cụ thể: 

Thực đơn ăn theo định lượng: căn cứ định lượng để xác định được chi phí đầu vào, chi phí phát sinh để làm ra các món ăn trên thực đơn của nhà hàng. Ví dụ: để làm món bò lúc lắc, phải cần bao nhiêu gram thịt bò, bao nhiêu gia vị? bao nhiêu rau?...

Thực đơn uống theo định lượng: căn cứ định lượng để giới hạn chi phí cho phép khi pha chế thức uống của nhân viên pha chế. Ví dụ: để pha 1 ly cà phê thì phải mất bao nhiêu gram cà phê? bao nhiêu gram đường? bao nhiêu ml sữa?...

b. Hạch toán tất cả các hóa đơn mua vào, hóa đơn dịch vụ bán ra

- Hóa đơn mua vào nếu là hàng chợ (như: thịt cá, rau củ quả,…) thì lập bảng kê thu mua, xuất ngày qua hạch toán 621 không cần nhập kho.

- Các loại chứng từ cần biết:

• Bảng kê hàng hóa mua vào
• Phiếu chi tiền
• Hóa đơn lẻ của nhân viên thu mua
• Bảng đối chiếu công nợ

​Tài liệu kế toán giúp nhân viên kế toán nhà hàng làm chính xác và hiệu quả hơn (Nguồn: Internet)

c. Đối với hàng hóa chuyển bán

- Bao gồm những mặt hàng như: nước ngọt, bia rượu, bánh kẹo, …phải tiến hành nhập kho theo dõi 156

- Các loại chứng từ cần biết:

• Phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi nếu hóa đơn > 20.000.000đ
• Hóa đơn GTGT hoặc thông thường
• Hợp đồng, thanh lý (nếu có)
• Phiếu nhập kho
• Phiếu giao hàng (nếu có)
• Giấy đề nghị thanh toán (nếu có)
• Bảng đối chiếu công nợ nếu mua nợ thanh toán theo từng đợt.

d. Các báo cáo cần nộp:

• Tổng hợp nhập xuất tồn
• Bảng đối chiếu kiểm kê
• Bảng đối chiếu công nợ
• Bảng tổng hợp công nợ
• Báo cáo thuế đầu vào phụ lục 02-GTGT

e. Một số công việc khác

• Định kỳ mỗi cuối tuần tiến hành kiểm kê 1 lần và thực hiện tổng kết vào cuối mỗi tháng
• Kiểm tra hạn sử dụng của các loại nước uống, kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho
• Trường hợp hàng bị hết hạn sử dụng thì phải hủy ngay và báo cho cấp trên xử lý.

Tham khảo thêm: Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán nhà hàng dành cho nhân viên mới vào nghề​

2. Xuất hóa đơn đầu ra

a. Các công việc xuất hóa đơn đầu ra

Kế toán nhà hàng thực hiện các công việc xuất hóa đơn đầu ra như sau:

• Bill thanh toán + order đi kèm (nếu có)
• Hóa đơn GTGT hoặc thông thường
• Xuất hóa đơn có kèm bảng kê chi tiết từng món ăn
• Phiếu xác nhận dịch vụ, hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt trước
• Thanh lý hợp đồng
• Phiếu thu tiền nếu thanh toán ngay tiền mặt. Trường hợp khách cà thẻ: khách đưa thẻ quẹt qua khe quẹt đọc thẻ, nhập mã số cá nhân và số tiền cần thanh toán, máy sẽ in ra hóa đơn và khách hàng ký vào, hoàn tất quy trình thanh toán.

b. Các báo cáo cần nộp

• Bảng đối chiếu công nợ đầu ra
• Bảng tổng hợp công nợ đầu ra
• Báo cáo thuế đầu ra phụ lục 01-GTGT
• Báo cáo sử dụng hóa đơn

Tài liệu kế toán cũng là một trong những yêu cầu nên có trong nghiệp vụ kế toán nhà hàng (Nguồn: Internet)

3. Giá thành món ăn

Giá thành món ăn bao gồm: NVL chế biến theo định lượng, nhân công phục vụ, chi phí sản xuất chung,… Việc của kế toán nhà hàng là phải tập hợp được chi phí của từng món ăn, bao gồm cả nguyên liệu chính và các nguyên vật liệu phụ bổ sung; từ đó tính được giá thành tương ứng của từng món và đưa vào bảng kê chi tiết đi kèm trước để phục vụ cho việc xuất hóa đơn tiếp khách, hóa đơn ăn uống.

4. Hạch toán kế toán nhà hàng ​

a. Thực hiện các công việc hạch toán

Khi mua hàng về, căn cứ vào hóa đơn hoặc bảng kê mua hàng hóa tài sản 01/ TNDN, hạch toán:

• Nếu nhập kho: Nợ TK 152/ Có TK 111,112
• Nếu mang vào bếp, bar: Nợ TK 154/ Có TK 111,112
• Tiền lương trực tiếp của nhân viên bar, bếp: Nợ TK 154/ Có TK 334
• Chi phí SXC: Nợ TK 154/ Có TK 111,112,131
• Cuối ngày căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư, kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632/ Có TK 154
• Hạch toán doanh thu: Nợ TK 111,131/ Có TK 511,3331

b. Một số lưu ý

• Đồ uống được tính như hàng thương mại, và giao cho bar hoặc nhân viên lễ tân quản lý, bán và làm báo cáo riêng
• Chi phí NVL phụ có thể xuất cho bếp, bar…rồi phân bổ hàng ngày, số chưa dùng hết để dư ở TK 154
• Mỗi hóa đơn cần có 1 bảng kê kèm theo để theo dõi món và tính giá thành
• Những trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán lập bảng kê và xuất 1 hóa đơn vào cuối ngày.

Trên đây là một số tài liệu kế toán nhà hàng mà Hoteljob.vn tổng hợp được và chia sẻ đến bạn. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tính chất công việc, từ đó hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao. Nếu bạn có tài liệu kế toán nhà hàng hay, đừng ngần ngại, hãy chia sẻ cùng chúng tôi!

Xem thêm: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán khách sạn và công việc cụ thể từng bộ phận

Ms. Smile