Cover Letter Là gì? 6 Bước Viết Cover Letter Chinh Phục Nhà Tuyển Dụng

Cùng với CV, Cover Letter là thứ không thể thiếu trong bộ hồ sơ xin việc của mọi ứng viên. Vậy bạn có biết Cover Letter là gì? Nên viết gì trong Cover Letter để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng? Bài viết này, Hoteljob.vn sẽ cùng bạn giải đáp!

Một cover letter ngắn gọn và đủ ý đôi khi là yếu tố vừa đủ để ứng viên gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, giữa hàng loạt hồ sơ na ná nhau về bằng cấp, kinh nghiệm trong CV. Hiểu cover letter là gì sẽ giúp bạn tìm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn!

Cover Letter là gì?

Cover Letter dịch sang tiếng Việt có nghĩa là Đơn/Thư xin việc, Thư ứng tuyển mà các ứng viên sử dụng để bày tỏ nguyện vọng được ứng tuyển vào vị trí họ đang nhắm tới đến nhà tuyển dụng (NTD). Cover Letter có thể viết tay hoặc đánh máy, trong đó đề cập đến lý do bạn lựa chọn doanh nghiệp để ứng tuyển và các điểm mạnh, kỹ năng phù hợp để doanh nghiệp lựa chọn bạn.

Giống như CV, Cover Letter cũng quan trọng, thậm chí đôi lúc còn quan trọng hơn, gây ấn tượng với NTD. Bởi thông thường, họ sẽ đọc Cover Letter trước tiên, rồi quyết định xem có nên đọc tiếp CV của bạn hay không. Một Cover Letter ngắn gọn, xúc tích nhưng đầy đủ ý, có điểm nhấn ấn tượng nhất định sẽ chinh phục NTD trong vòng 30s.

Cách viết Cover Letter ấn tượng chinh phục nhà tuyển dụng

Tùy vào từng vị trí công việc để viết Cover Letter cho phù hợp. Tuy nhiên, nhìn chung, một Cover Letter chuẩn và thu hút sẽ phải tuân thủ đầy đủ các bước sau:

- Lời chào mở đầu

Đây là lời chào gửi đến người liên quan (trực tiếp) đến quá trình ứng tuyển của bạn. Cách viết lời chào mở đầu phụ thuộc vào những thông tin mà bạn thu thập được từ doanh nghiệp đó, tức thông tin về người/ bộ phận cần gửi.

“Dear Mr/ Ms,”, “Dear [Tên công ty],”, “Dear Hiring Manager,” hay “Dear Recruiting Team,”,… (có thể thay từ Dear thành từ Kính gửi cũng được nhé!) là những cách viết thường thấy nhất khi bạn không biết hoặc chưa biết tên người tuyển dụng. Kiểu viết này hoàn toàn ổn nhưng sẽ không gây ấn tượng. Hãy tự tìm hiểu hoặc liên hệ đến công ty (theo thông tin đã cho) để hỏi những thông tin bạn cần. Bộ phận liên quan sẽ sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn (nếu có thể). Khi đã biết được tên, hãy viết “Dear [Tên nhà tuyển dụng],”, có thể linh hoạt thêm Mr./ Ms./Dr. theo đối tượng người nhận thư xin việc của bạn nhé. Đôi khi, chỉ với một chi tiết nhỏ nhưng cũng khiến Cover Letter của bạn ăn điểm hơn so với những ứng viên khác.

- Viết đoạn mở đầu

Đây là phần đề cập đến vị trí bạn đang muốn dự tuyển và nêu rõ nguồn thông tin nào đã giúp bạn biết đến thông tin tuyển dụng này. Bạn nên trình bày đoạn này ngắn gọn trong 1 - 2 câu là đủ.

Ví dụ: “Tôi được biết quý Công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho vị trí nhân viên Lễ tân tại website Hoteljob.vn và tôi rất quan tâm đến vị trí công việc này.”​

- Phần nội dung chính của thư

Thông thường, NTD chỉ dành khoảng 30s để đọc lướt qua Cover Letter của ứng viên. Vì vậy, bạn không nên quá dài dòng mà hãy trình bày thật xúc tích nhưng ấn tượng, thường gồm 1 - 2 đoạn nhỏ. Với phần này, bạn cần cố gắng trả lời ngắn gọn nhưng đầy đủ các câu hỏi sau:

+ Lý do bạn nghĩ mình là người phù hợp nhất cho vị trí đang ứng tuyển?

+ Những kinh nghiệm, điểm mạnh và kỹ năng nào bạn có đáp ứng yêu cầu công việc của vị trí đó?

+ Tại sao bạn muốn làm việc tại đây?

+ Mục tiêu bạn sẽ phấn đấu để mang về lợi ích cho công ty là gì?

Ở phần nêu kinh nghiệm, điểm mạnh và kỹ năng bạn có, đừng tham quá nhiều, nêu ít nhưng liên quan đến công việc ứng tuyển là điểm cộng thu hút NTD. Hãy lựa chọn những cái nổi bật nhất và đã đạt được thành tựu cụ thể, nhớ thể hiện kết quả qua các con số, để tạo điểm nhấn, thuyết phục NTD.

- Đoạn cuối thư

Cũng giống như đoạn đầu, bạn phải chốt lại vấn đề bằng cách nhấn mạnh một lần nữa vì sao bạn là người phù hợp nhất và vì sao bạn quan tâm đến công việc này; đồng thời đừng quên bày tỏ nguyện vọng được làm việc cho quý Công ty cũng như mong muốn được trình bày cụ thể hơn thông qua một cuộc phỏng vấn trực tiếp với đại diện của họ. Bên cạnh đó, bạn cũng phải cung cấp chính xác các thông tin liên hệ như địa chỉ email, số điện thoại,… để NTD có thể liên lạc với bạn để hẹn phỏng vấn; đề cập đến CV và những tài liệu, bằng cấp liên quan để NTD hiểu hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn. Và đừng quên cảm ơn người đã dành thời gian cho bạn nữa nhé.

- Phần kết và ký tên

Chỉ cần viết “Trân trọng!” hoặc “Best,”/ “Sincerely,” rồi gõ tên đầy đủ của bạn thay cho chữ ký là xong.

- Những thông tin liên quan khác

+ Thông tin người gửi, tức thông tin của bạn, bao gồm: tên bạn, địa chỉ, số điện thoại, email,...

+ Thông tin người nhận, bao gồm: tên người nhận, vị trí làm việc, email, tên công ty,...

+ Cuối cùng, đừng quên kiểm tra lại mọi thứ một lần nữa để chắc chắn rằng bản Cover Letter của bạn thật hoàn chỉnh, không mắc lỗi dùng từ, lỗi chính tả hay lỗi diễn đạt nào nhé!

Lưu ý cần nắm khi viết Cover Letter là gì?

- Tuyệt đối không viết sai tên của NTD, nhất là người nước ngoài; không viết sai giới tính, giữa Mr và Ms; không nhầm lẫn giữa Ms và Mrs. Và đừng quên thay đổi tên nếu bạn đang sử dụng cùng một thư xin việc cho nhiều công việc.

- Không bao giờ sử dụng thư xin việc chung chung. Điều này có nghĩa là bạn phải viết một cái mới cho mỗi vị trí mình ứng tuyển. Hãy đảm bảo đầy đủ các thông tin bao gồm điểm mạnh và kỹ năng của bạn, và giải thích lý do tại sao bạn là ứng cử viên hoàn hảo cho vị trí đó.

- Đừng lặp lại những nội dung trong sơ yếu lý lịch: Thư xin việc được sử dụng để xác định các kỹ năng của bạn và giải thích kinh nghiệm trước đây của bạn có thể áp dụng cho vị trí mong muốn như thế nào, đừng trình bày lại những thứ trong sơ yếu lý lịch. Hãy ghi nhớ rằng, thư xin việc nên bổ sung cho sơ yếu lý lịch của bạn, không chỉ tóm tắt nó.

- Đơn giản hóa thư của bạn: Nhà tuyển dụng thường xem rất nhiều hồ sơ xin việc mỗi ngày và họ không có thời gian để đọc qua một bức thư dài ba trang với các câu từ phức tạp. Độ dài tối đa tuyệt đối cho một lá thư xin việc phải là một trang, với khoảng 3-4 đoạn văn ngắn gọn cùng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác.

- Bỏ qua các chi tiết không cần thiết: Bám sát chủ đề, không cần phải đề cập đến kỹ năng thiết kế đồ họa của bạn nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí kế toán. Ngoài ra những thứ cá nhân như chỉ số IQ, thành tích giải trí, sở thích và tài lẻ cũng nên được bỏ qua, trừ khi chúng liên quan trực tiếp đến công việc hoặc công ty.

- Đừng quá tự cao hay khiến NTD hiểu lầm rằng bạn đang kiêu ngạo: Dù không cố ý nhưng những ngôn từ trong thư xin việc rất dễ gây hiểu nhầm cho người đọc thư rằng bạn là một ứng viên khá kiêu ngạo. Nội dung trong thư xin việc là về bạn và những thành tựu của bạn vì vậy sẽ không tránh được sự tự khen ngợi, tuy nhiên hãy tìm cách để cho họ thấy "Tôi là người giỏi nhất" mà không thực sự nói ra. Tránh lạm dụng các từ như "tôi" hoặc "của tôi".

- Chính tả luôn là yếu tố bạn cần quan tâm hàng đầu: Lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp không chỉ gây khó chịu cho người đọc mà còn cho thấy bạn đã không bận tâm đến việc đọc lại bức thư của chính mình, đó là yếu tố để NTD đánh giá về sự cẩn thận, chuyên nghiệp của bạn. Một điểm nhỏ nữa mà bạn cũng cần lưu ý đó là đảm bảo nhất quán khi sử dụng dấu gạch ngang (—). Không nên để câu trên thì dấy này "-", câu dưới lại là dấu kia "—".

- Những thiết kế sáng tạo được xem là xu hướng nhưng không nên quá lạm dụng: Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin như hiện nay, thư xin việc trở thành một cơ hội để ứng cử viên thể hiện sự sáng tạo và cá tính của mình thông qua những thiết kế độc đáo, ấn tượng. Tuy nhiên, ứng viên nên lưu ý rằng, thiết kế chỉ nên làm nổi bật thông điệp chứ không nên làm mất đi sự chuyên nghiệp và nội dung quan trọng của thư. Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc, font chữ phức tạp, hoặc hình ảnh quá nhiều khi chúng có thể làm mất đi sự trung thực và chuyên nghiệp.

- ...

Không ít NTD đánh giá và sàng lọc ứng viên vòng sơ tuyển qua Cover Letter. Đây quả thật là một trong những điểm nhấn quan trọng gây ấn tượng với người đọc. Là ứng viên tìm việc, bạn nhất định phải hiểu rõ Cover Letter là gì? Cách viết Cover Letter ra sao? Lưu ý gì khi viết Cover Letter?... đảm bảo rằng nó đủ "nặng" để giúp bạn nổi bật hơn so với những Cover Letter khác để NTD chú ý và chọn để liên hệ hẹn phỏng vấn.

Ms. Smile