Công nợ là gì? Gọi tên 07 báo cáo công nợ thường có trong nhà hàng, quán café

Trong quá trình kinh doanh, phát sinh công nợ là điều hiển nhiên. Nhưng công nợ là gì? Phân loại công nợ thế nào? Các loại báo cáo công nợ thường có trong nhà hàng, quán café là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả là gì?... Nếu chưa có nhiều thông tin, để Hoteljob.vn giúp bạn giải đáp nhé!

Không ít cơ sở kinh doanh gặp khó ở khâu thu hồi và quản lý công nợ. Bởi nhiều bất cập nhìn thấy nhưng không dễ giải quyết. Hiểu công nợ là gì và những thông tin liên quan sẽ phần nào giúp bạn đưa ra hướng xử lý tối ưu hơn.

Công nợ là gì?

Công nợ là thuật ngữ dùng để chỉ một khoản tiền phát sinh khi xảy ra giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa một cá nhân với cá nhân hay cá nhân với doanh nghiệp, doanh nghiệp với doanh nghiệp nhưng không trả hoặc không trả đủ tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau.

Công nợ thường được sử dụng để đánh giá tình hình tài chính của một doanh nghiệp cũng như để so sánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó với các đơn vị kinh tế khác có liên quan.

Phân biệt công nợ thế nào?

Bao gồm:

- Công nợ theo khách hàng (hay còn gọi là các khoản phải thu): áp dụng đối với các cơ sở kinh doanh cho phép bán chịu và mua chịu; tức khách mua hàng và được phép nợ lại một phần hoặc toàn bộ hóa đơn.

- Công nợ theo nhà cung cấp (hay còn gọi là các khoản phải trả): là những hóa đơn nhập - mua hàng hóa, nguyên vật liệu từ những cá nhân, đơn vị khác mà cơ sở kinh doanh không trả hết hay được phép trả chậm hơn theo thỏa thuận.

Các loại báo cáo công nợ thường được lập

Tương ứng với từng loại công nợ được phân loại, nhân viên được phân công tiến hành lập các báo cáo công nợ liên quan. Đó là:

- Báo cáo công nợ khách hàng theo hóa đơn bán hàng, bao gồm các thông tin như: danh sách khách mua, số lượng hóa đơn, tổng số lượng, giá trị hóa đơn, số tiền khách đã thanh toán, còn nợ lại bao nhiêu tiền.

- Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng: là toàn bộ số tiền mà khách mua nợ lại, với chi tiết các thông tin gồm: mã khách hàng, tên khách, nợ đầu kỳ, nợ cuối kỳ, số tiền đã trả hoặc đã nợ trong khoảng thời gian đó.

- Báo cáo chi tiết công nợ khách hàng: là báo cáo chi tiết cho từng khách mua cụ thể, với các thông tin là: mã giao dịch, tên giao dịch, ngày tháng giao dịch, ghi nợ, ghi có.

- Báo cáo danh sách công nợ khách hàng: là toàn bộ danh sách khách mua đang nợ của cơ sở kinh doanh với các thông tin gồm: mã khách hàng, tên, điện thoại, địa chỉ, số tiền còn nợ.

- Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp: là toàn bộ số tiền mà cơ sở đang nợ với chi tiết các thông tin như: tên nhà cung cấp, nợ đầu kỳ, nợ cuối kỳ, ghi nợ, ghi có.

- Báo cáo chi tiết công nợ nhà cung cấp: là báo cáo chi tiết của từng nhà cung cấp cụ thể với các thông tin như: mã giao dịch, tên giao dịch, ngày giờ giao dịch, số tiền ghi nợ, số tiền ghi có.

- Báo cáo danh sách công nợ nhà cung cấp: là toàn bộ danh sách nhà cung cấp mà cơ sở đang nợ với các thông tin là: tên nhà cung cấp, điện thoại, địa chỉ, dư nợ.

Cách quản lý công nợ hiệu quả?

Danh sách khách mua nợ hay nợ nhà cung cấp được tổng hợp từ các hoạt động bán hàng có ghi nợ cho khách hay nhập hàng từ nhà cung cấp mà chưa thanh toán hay chưa thanh toán hết tiền. Khi có bất kỳ hoạt động thu - chi nào liên quan đến quản lý công nợ khách hàng hoặc nhà cung cấp, nhân viên được phân công sẽ phải cập nhật luôn và lên các báo cáo liên quan theo quy định, giúp quản lý và chủ cơ sở theo dõi được mọi lúc, mọi nơi cũng như nắm được chính xác tình trạng dòng tiền hiện tại của cơ sở đó.

Thế nhưng, sự thật là những ghi chép và thao tác thủ công của con người đôi khi xảy ra sai sót cũng như mất thời gian. Đó là lý do vì sao nên áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý và điều hành công việc.

Các phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý được triển khai rộng rãi để hỗ trợ công việc cho người quản lý. Cập nhật thông tin và lập báo cáo công nợ tự động là một trong những tính năng hiện có của phần mềm này. Khi đó, quản lý hay kế toán dễ dàng thao tác để hoàn thành công việc mà vẫn đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng của việc cập nhật thông tin và tính toán số liệu. Chưa kể, phần mềm cũng hỗ trợ cảnh báo nợ đến hạn trong trường hợp nợ khách hàng đến hạn phải thu hay nợ nhà cung cấp sắp đến hạn phải thanh toán, từ đó có thể giúp chủ động lên kế hoạch và triển khai thu hồi nợ kịp thời, tránh để nợ khách hàng chuyển thành nợ xấu khó đòi hay thanh toán trả nợ nhà cung cấp trước khi hết hạn, tránh tình huống sát ngày mới vỡ lẽ khó gom tiền đủ cũng như làm giảm uy tín, thương hiệu vì trả nợ chậm hoặc không thể trả nỗi.

Công nợ phản ánh hiệu quả quản lý dòng tiền của một doanh nghiệp, gây nên nỗi lo về chuyện thu hồi nợ khách hàng hay trả kịp nợ nhà cung cấp hay không nhưng cũng phần nào mang lại ích lợi là giữ được mối quan hệ khách hàng để duy trì tiếp những giao dịch tiềm năng mới trong tương lai. Hy vọng những thông tin liên quan đến công nợ được Hoteljob.vn chia sẻ trên đây là hữu ích.

​Ms. Smile