Chức năng, nhiệm vụ của 11 bộ phận chính yếu trong khách sạn

Bạn dự định tìm việc khách sạn và tò mò muốn biết cơ cấu tổ chức nhân sự cụ thể của nó ra sao? Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, phòng ban trong khách sạn thế nào? Nếu kết quả search ra chưa làm rõ thắc mắc của bạn - tham khảo ngay bài viết dưới đây của Hoteljob.vn nhé!

Khách sạn có cơ cấu tổ chức nhân sự chặt chẽ và khoa học

Bất kì một tổ chức, cơ sở kinh doanh nào muốn hoạt động trơn tru đều xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự chặt chẽ và khoa học. Để làm gì? 

- Dễ quản lý và phân công công việc

- Truy vấn nhiệm vụ và quy trách nhiệm cụ thể cho bộ phận - đội/ nhóm - cá nhân, làm căn cứ khen thưởng hay xử phạt, kỷ luật khi cần

- Thể hiện sự chuyên nghiệp và chỉnh chu, tạo ra giá trị phục vụ đồng bộ

- Nâng cao chất lượng phục vụ khi đẩy nhanh hiệu suất công việc trong ca thông qua sự đôn đốc và giám sát của cấp trên và đồng nghiệp

- Tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa nhân viên trong bộ phận và các bộ phận với nhau trong việc hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, khiến khách hàng hài lòng, từ đó tăng giá trị cho bản thân và đội/ nhóm, làm căn cứ để doanh nghiệp công nhận và khen thưởng

- ...

Cơ cấu tổ chức nhân sự trong khách sạn

Thực tế, khách sạn nào cũng có cơ cấu tổ chức nhân sự cụ thể. Tuy nhiên, xây dựng và phân chia thế nào sẽ tùy thuộc vào mô hình và quy mô của khách sạn đó. Từ đây mới quy chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong khách sạn.

Cụ thể:

>Cơ cấu tổ chức nhân sự chung trong khách sạn chuẩn:

>Cơ cấu tổ chức nhân sự trong khách sạn 1 sao:

Thông thường, quy mô khách sạn 1 sao không lớn nên cơ cấu tổ chức nhân sự cũng tương đối đơn giản, chỉ bao gồm những vị trí chính yếu, như: Giám đốc/ Quản lý - Nhân viên lễ tân - Nhân viên buồng phòng. Bếp và nhà hàng có thể có hoặc không tùy vào mục đích kinh doanh và số lượng dịch vụ của từng khách sạn.

>Cơ cấu tổ chức nhân sự trong khách sạn 2 sao:

>Cơ cấu tổ chức nhân sự trong khách sạn 3 sao:

>>> Tham khảo chi tiết: Tại đây.

>Cơ cấu tổ chức nhân sự trong khách sạn 4-5 sao:

>>>Xem sơ đồ tổ chức nhân sự khách sạn 5 sao: Tại đây

[*Notes: Trên đây là một số sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự trong khách sạn theo hạng sao cơ bản, dùng tham khảo và định hình trước khi xây dựng bộ máy nhân sự chi tiết phù hợp nhất cho khách sạn của bạn. Do đó, nó có thể được thêm vào hoặc bớt đi một vài vị trí, chức danh]

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn

Mỗi bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo khách sạn hoạt động trơn tru, hiệu quả.

Sau đây, Hoteljob.vn xin giới thiệu các bộ phận không thể thiếu trong một khách sạn:

>Bộ phận quản lý cấp cao

→Bao gồm: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Trợ lý Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành, Tổng Thư ký, Giám đốc các khối/ phòng ban, Trưởng/ Quản lý các bộ phận

→Chức năng: quản lý và điều hành khách sạn, chịu trách nhiệm về sự thành bại trong hoạt động kinh doanh của khách sạn

→Nhiệm vụ: quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn nói chung, người đứng đầu từng phòng ban/ bộ phận chịu trách nhiệm về chất lượng phục vụ và hiệu suất công việc của phòng ban/ bộ phận đó - phân công công việc cho nhân viên cấp dưới - tuyển dụng và đào tạo nhân viên - đề ra các nội quy, quy định tại nơi làm việc - ký duyệt chế độ đãi ngộ cho nhân viên - đánh giá nhân viên để xét duyệt khen thưởng hay kỷ luật tương ứng - 

>Bộ phận đón tiếp - lễ tân

→Chức năng: bộ phận đón tiếp còn gọi là bộ phận lễ tân được ví như bộ mặt của khách sạn trong việc giao tiếp và tạo mối quan hệ với khách hàng, với nhà cung cấp và đối tác. Bộ phận này là cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ của khách sạn, giữa các bộ phận với nhau trong khách sạn. Đây còn là trợ thủ đắc lực của quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của khách sạn, nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai… giúp ban giám đốc nắm vững tình hình khách lưu trú, thông tin về cơ cấu khách, nguồn khách từ đó đưa ra những thay đổi, kế hoạch nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho khách sạn.

→Nhiệm vụ: đón tiếp, nhận, giải quyết yêu cầu của khách hàng và chuyển thông tin của khách hàng đến các bộ phận liên quan - hướng dẫn khách, làm thủ tục đăng ký phòng và trả phòng cho khách, thu phí nếu khách hàng sử dụng các sản phẩm, dịch vụ khác trong khách sạn - lưu trữ thông tin của khách lên hệ thống, báo cáo với quản lý tình hình hoạt động - liên kết, hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ.

>>>Mô hình tổ chức bộ phận lễ tân khách sạn đầy đủ nhất:

>>>Tham khảo mô hình tổ chức bộ phận lễ tân khách sạn chi tiết: Tại đây.

>Bộ phận buồng phòng

→Chức năng: cung cấp sản phẩm dịch vụ chính tại khách sạn, mang lại nguồn doanh thu cao nhất trong tổng doanh thu của khách sạn; chịu trách nhiệm về sự nghỉ ngơi lưu trú của khách hàng tại khách sạn; phối hợp chặt chẽ, nhất quán với bộ phận lễ tân trong hoạt động bán và cung cấp dịch vụ buồng. Bộ phận buồng phòng có thể được phân thành những bộ phận nhỏ với chức năng riêng, cụ thể hơn như: bp dọn phòng, bp giặt ủi, kho vải, bp vệ sinh công cộng, cây xanh, cắm hoa ...

→Nhiệm vụ: chuẩn bị buồng, đảm bảo phòng sạch, luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách - vệ sinh buồng phòng hàng ngày, các khu vực tiền sảnh và khu vực công cộng - kiểm tra tình trạng phòng, các thiết bị, vật dụng, sản phẩm khác trong phòng khi làm vệ sinh - nhận và giao các dịch vụ phục vụ khách, báo cho bp lễ tân các vấn đề có liên quan - nắm được tình hình khách thuê phòng - phối hợp với các bộ phận khác phục vụ khách.

>>>Tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ phận buồng phòng khách sạn theo hạng sao: Tại đây.

>>>Tìm hiểu tổ chức lao động bộ phận buồng phòng khách sạn chi tiết: Tại đây.

>Bộ phận nhà hàng

Bộ phận nhà hàng là bộ phận mang lại doanh thu cao cho khách sạn chỉ sau bộ phận buồng phòng. Bộ phận này thực hiện các công việc liên quan đến ăn uống tại khách sạn, được chia ra làm 2 bộ phận nhỏ: bp bếp và bp bàn bar

→Chức năng: cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách hàng; hoạch toán chi phí tại bộ phận

→Nhiệm vụ: tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống gồm 3 hoạt động chính: chế biến, lưu thông và tổ chức phục vụ dịch vụ ăn uống tại khách sạn - phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn - cung cấp các dịch vụ bổ sung như: tổ chức tiệc, buffet cho hội thảo, tổ chức tiệc theo yêu cầu của khách - hỗ trợ các bộ phận khác khi cần.

>>>Tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ phận F&B khách sạn chi tiết: Tại đây.

>Bộ phận kế toán - tài chính

→Chức năng: quyết định các chiến lược về tài chính; tìm vốn, nguồn vốn cho khách sạn; theo dõi, quản lý và báo cáo sổ sách thu, chi, công nợ...

→Nhiệm vụ: lập chứng từ trong việc hình thành và sử dụng vốn - lập chứng từ xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và của toàn khách sạn - lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm - quản lý và giám sát thu, chi.

>>>Tìm hiểu sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán khách sạn: Tại đây.

>Bộ phận hành chính nhân sự

→Chức năng: quản lý, tuyển dụng nhân sự

→Nhiệm vụ: tổ chức, sắp xếp cán bộ, nhân viên - ban hành các thể chế, quy chế làm việc - theo dõi, đánh giá nhân viên các bộ phận và tiếp nhận ý kiến từ cấp trên, quản lý trực tiếp nhân viên - tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân viên

>Bộ phận kĩ thuật

→Chức năng: quản lý, giám sát các hệ thống kỹ thuật và thiết bị trong khách sạn đảm bảo vận hành tốt, không gặp sự cố, trục trặc trong quá trình hoạt động

→Nhiệm vụ: theo dõi, bảo trì thường xuyên các thiết bị trong khách sạn - sửa chữa các công cụ, thiết bị khi có yêu cầu của bộ phận khác - thực hiện công việc trang trí sân khấu, chuẩn bị âm thanh cho hội trường khi khách sạn có hội nghị, hội thảo hoặc khi có yêu cầu

>Bộ phận an ninh - bảo vệ

→Chức năng: đảm bảo an toàn cho khách hàng, tài sản của khách sạn và khách hàng, chịu trách nhiệm về an ninh trong khách sạn

→Nhiệm vụ: tuần tra, canh gác theo ca, luôn ở tư thế sẵn sàng khi gặp sự cố - trông giữ xe cho khách và cho nhân viên các bộ phận khác trong khách sạn - hỗ trợ bộ phận lễ tân trong việc hướng dẫn, chuyển hành lý của khách vào và ra khỏi khách sạn - hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ

>Bộ phận kinh doanh tổng hợp

→Chức năng: tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận khác như bp buồng phòng, bp nhà hàng,…; mở rộng thị trường, thu hút khách hàng tiềm năng cho khách sạn. Bộ phận kinh doanh tổng hợp bao gồm: bp kinh doanh và Marketing

→Nhiệm vụ: lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng - tiếp thị sản phẩm - nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh - thống kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn - khảo sát khách hàng để góp ý với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hiệu quả

>Bộ phận quầy hàng, bán hàng lưu niệm

→Chức năng: tăng thêm doanh thu cho khách sạn; đáp ứng nhu cầu của khách hàng về mua sắm thông qua việc cung cấp các đồ vật, quà lưu niệm, đồ dùng cần thiết.

→Nhiệm vụ: tìm kiếm các sản phẩm đẹp, độc đáo, chất lượng giới thiệu đến khách hàng của khách sạn; tìm kiếm các sản phẩm riêng biệt làm điểm nhấn cho khách sạn

>Bộ phận vui chơi giải trí​

Bao gồm: thể thao, spa, massage, casino, vũ trường...

→Chức năng: gia tăng giá trị cho khách sạn, tạo thêm sự lựa chọn cho khách hàng của khách sạn

→Nhiệm vụ: tìm hiểu nhu cầu và thiết kế các chương trình phù hợp - tổ chức các buổi tiệc, liên hoan, các trò chơi khi có yêu cầu.

Các bộ phận trong khách sạn được phân chia, bố trí những công việc với chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng chung quy lại vẫn nhằm mục đích chung là đáp ứng, làm hài lòng nhu cầu của khách hàng với các dịch vụ của khách sạn, mang lại doanh thu cho khách sạn, giữ chân khách hàng trung thành và thu hút khách hàng mới đến với khách sạn.

​Trên đây là chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn chủ yếu mà Hoteljob.vn tổng hợp được. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ và chi tiết hơn về lĩnh vực mà mình đã, đang và có ý định lựa chọn tìm việc​; mặt khác cũng giúp ban quản lý định hình được cơ cấu tổ chức nhân sự chuẩn để lên kế hoạch tuyển dụng và quản lý hiệu quả hơn.

Ms. Smile