Ai là ai trong cơ cấu tổ chức của khách sạn?

Tùy theo quy mô của mỗi đơn vị mà có cách phân chia các bộ phận khác nhau, nếu là đơn vị có quy mô nhỏ, nguồn nhân lực hạn chế thì một số bộ phận sẽ kiêm quản luôn công việc của bộ phận khác (có thể thấy rõ nhất là 2 bộ phận Kinh doanh và Marketing). Tuy nhiên, đối với những đơn vị lớn ( từ 4-5* trở lên) thì việc phân chia mô hình tổ chức rõ ràng và hệ thống bài bản là điều rất cần thiết vì nó trực tiếp ảnh hưởng tới hoạt động của khách sạn. Phân chia công việc cụ thể cho các bộ phận cũng là một cách để tăng doanh thu trong khách sạn.

Dưới đây là một số bộ phận trong mô hình tổ chức khách sạn cao cấp được phân chia theo chức năng của từng bộ phận thể hiện hệ thống dịch vụ kinh doanh chính và các bộ phận hỗ trợ bao gồm: Bộ phận đón tiếp; Bộ phận phục vụ buồng phòng; Bộ phận phục vụ ăn uống; Bộ phận quản trị thiết bị; Bộ phận quản trị nhân lực; Bộ phận bảo vệ; Bộ phận kinh doanh tổng hợp; Bộ phận quầy hàng; Bộ phận vui chơi giải trí.

Các bộ phận chính trong khách sạn.

Bộ phận tiền sảnh (Front Office)

Các vị trí trong bộ phận FO của khách sạn:

• Bộ phận lễ tân (Reception hay Front desk clerk)

• Bộ phận đặt phòng (Reservations)

• Bộ phận quan hệ khách hàng - Guest relation

• Bộ phận hướng dẫn khách - Concierge (giúp đỡ cung cấp thông tin về những đặc điểm của khách sạn và khu vực giải trí xung quanh)

* Bộ phận phụ trách hành lý - Bellmen

​Bộ phận phục vụ Buồng phòng (Housekeeping)

• Bộ phận dọn phòng (Room Attendant)

• Bộ phận giặt ủi (Laundry)

• Bộ phận tầng phòng (Public Area Attendant)

• Bộ phận bảo vệ (Security)

* Room service clerk

• Bộ phận kỹ thuật (Maintenance & Engineering hay Janitor)

Bộ phận kinh doanh ăn uống ( Food and Beverage)

Bộ phận “chế biến sản phẩm” hay là bộ phận “nhà bếp” (F&B Production) : người đứng đầu của đơn vị này là bếp trưởng (Executive chef) người này trong bất cứ mỗi khách sạn hạng nhất nào cũng có địa vị và quyền hạn lớn. Bên dưới còn có các đầu bếp chuyên môn khác. 
• Bộ phận “phục vụ bàn” (F&B service) : thường có một trợ lý Giám Đốc các nhà hàng riêng lẻ của các quầy rượu và quầy thực phẩm, quản đốc nhà hàng, các nhân viên “phục vụ bàn” và nhân viên dọn dẹp. 
• Bộ phận “quản lý các vật dụng nhà bếp” (Steward): công việc là lau chùi, vệ sinh ở bộ phận nhà hàng và quầy uống, lau rửa chén đĩa.
• Bộ phận phục vụ hội nghị và “tổ chức tiệc” (Conference & Banquet).

Bộ phận quản trị nhân lực:

Bộ phận nhân sự được chia thành ba bộ phận chức năng nhỏ hơn: khâu tuyển mộ nhân viên, khâu đào tạo và khâu quản lý phúc lợi.

Bộ phận bảo vệ:

- Vai trò: Hỗ trợ các bộ phận khác khi xảy ra sự cố. Là bộ phận quan trọng trong những sự kiện lớn trong việc bảo vệ an toàn cho những vị khách đặc biệt (nguyên thủ quốc gia, lãnh đạo Đảng và nhà nước, khách mời quan trọng...). Bảo vệ an ninh trong và ngoài khách sạn.

- Nhiệm vụ: Luôn tuần tra, canh gác và ở tư thế sẵn sàng khi có sự cố xảy ra. Hỗ trợ bộ phận tiếp tân trong việc hướng dẫn và chuyển đồ đạc của khách vào khách sạn cũng như khi khách trả phòng.

Bộ phận kinh doanh tổng hợp:

- Vai trò: Tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận khác (buồng phòng, dịch vụ ăn uống). Bộ phận này sẽ bao gồm bộ phận Kinh doanh và Marketing nhằm thu hút nhiều khách hàng tiềm năng đến sử dụng sản phẩm dịch vụ của khách sạn. (Tham khảo sơ đồ tổ chức bộ phận kinh doanh và Marketing tại đây)

- Nhiệm vụ: Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận, khảo sát khách hàng để góp ý với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ phù hợp và hiệu quả.

Bộ phận quầy hàng:

- Vai trò: Một kênh tăng doanh thu cho khách sạn và giúp cho khách hàng nhớ đến đơn vị mình thông qua những đồ vật, quà lưu niệm hoặc đồ dùng giúp khách hàng có thể sử dụng trong chuyến du lịch nghỉ dưỡng của mình.

- Nhiệm vụ: Tìm kiếm sản phẩm đẹp, độc đáo và chất lượng để giới thiệu đến khách hàng khi khách lưu trú ở đơn vị mình. Tìm sản phẩm riêng biệt để tạo ấn tượng trong tâm trí khách hàng về khách sạn của mình.

Bộ phận vui chơi giải trí:

- Vai trò: Tạo thêm sự lựa chọn cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm dịch vụ của đơn vị mình nhằm gia tăng giá trị cho khách sạn. Liên kết các bộ phận trong khách sạn trong những kì nghỉ lễ, kỉ niệm...

- Nhiệm vụ: Thiết kế những chương  trình theo nhu cầu của khách (tổ chức trò chơi, chương trình giải trí khi có yêu cầu). Tổ chức những buổi tiệc, liên hoan hoặc trò chơi trong những dịp lễ kỷ niệm của khách sạn nhằm tăng tính đoàn kết giữa các bộ phận và  toàn thể nhân viên trong khách sạn.

​Ms. Smile