2 Hình thức đặt phòng khách sạn và những thông tin hữu ích cần biết

Hoạt động đặt phòng lưu trú trong các khách sạn hiện nay được chia thành 2 hình thức là đặt buồng đảm bảo và đặt buồng không đảm bảo. Bài viết chia sẻ sau đây, Hoteljob.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu “đặt buồng đảm bảo là gì” - “đặt buồng không đảm bảo là gì” và những thông tin hữu ích liên quan đến 2 hình thức đặt buồng này.

Bạn hiểu đặt buồng đảm bảo là gì?

► Đặt buồng đảm bảo (Guaranteed Reservation)

 - Đặt buồng đảm bảo là gì?

Đặt buồng đảm bảo là loại đặt buồng mà khách sẽ trả trước cho khách sạn một khoản tiền hoặc thỏa thuận thanh toán cho khách sạn những phòng đã đặt trước để khách sạn giữ phòng cho đến khi khách tới hoặc đến thời điểm làm thủ tục trả phòng của ngày tiếp theo, mặc dù khách có tới check-in hay không.

Trường hợp khách không đến hay không hủy đặt phòng/ hủy đặt phòng không đúng quy định sẽ phải bồi thường cho khách sạn theo thỏa thuận giữa hai bên.

Ví dụ khách đặt phòng từ 5/2 - 10/2, nếu khách đặt buồng đảm bảo, khách sạn sẽ giữ phòng cho khách đến 12h ngày 6/2. Sau khoảng thời gian trên, nếu khách không đến cũng không hủy đúng quy định thì khách phải bồi thường cho khách sạn. Số tiền bồi thường thường sẽ bằng 1 đêm tiền phòng.

 - Mục đích của việc đặt buồng đảm bảo

Nhiều khách du lịch chọn hình thức đặt buồng đảm bảo với mong muốn khách sạn chắc chắn giữ phòng cho mình - đặc biệt là vào mùa cao điểm đông khách. Với các cơ sở lưu trú thì hình thức này cũng đảm bảo rằng khách sạn chắc chắn đã bán được phòng - góp phần làm ổn định hoạt động kinh doanh khách sạn. Với đặt buồng đảm bảo, cả khách sạn và khách đặt phòng đều có những quyền lợi và trách nhiệm nhất định.

 - Các hình thức đặt buồng đảm bảo

    • Đảm bảo bằng việc trả trước tất cả số tiền thuê phòng (Prepayment)

Khách sẽ trả trước cho khách sạn tổng số tiền phòng cho những đêm sẽ lưu trú trước ngày đến làm thủ tục check-in.

    • Đảm bảo bằng đặt cọc trước (Deposit)

Khách trả trước một khoản tiền tùy theo quy định của khách sạn hoặc theo thỏa thuận giữa khách và khách sạn - đảm bảo cho việc mình sẽ đến và sử dụng phòng đã đặt.

    • ​Đảm bảo bằng thẻ tín dụng (Credit card)

Khách hàng sử dụng thẻ tín dụng để đảm bảo cho việc đặt buồng của mình. Các công ty phát hành thẻ tín dụng sẽ đảm bảo thanh toán cho khách sạn những phòng khách đã đặt nhưng không đến lưu trú mà không báo hủy hoặc hủy đặt buồng không đúng quy định.

Credit card là một trong những hình thức đặt buồng đảm bảo phổ biến hiện nay

    • Đảm bảo bằng uy tín của đại lý du lịch, hãng lữ hành

Các đại lý du lịch, hãng lữ hành đặt buồng có ký hợp đồng với khách sạn đảm bảo chịu trách nhiệm thanh toán những phòng khách đặt không đến hay không báo hủy đúng quy định.

    • Đảm bảo bằng uy tín của cơ quan, công ty gửi khách cho khách sạn

Các cơ quan, công ty gửi khách cho khách sạn thỏa thuận thanh toán những phòng khách đã đặt trước nhưng không đến lưu trú và không hủy theo đúng quy định của khách sạn.

 - Những lưu ý khi nhận đặt buồng đảm bảo

    • Nhân viên đặt buồng phải thông báo rõ cho khách thời gian khách sạn hủy buồng nếu khách không đến hoặc đến muộn so với quy định của khách sạn. Và khoản tiền bồi thường mà khách sẽ trả nếu không thực hiện đúng cam kết.

    • Nhân viên đặt buồng cần thông báo cho khách thời gian đặt cọc, số tiền đặt cọc và phương thức đặt cọc. Nhưng cũng tùy thuộc vào thời điểm kinh doanh hay đối tượng khách hàng mà nhân viên đặt buồng có thể linh hoạt.

    • Với khách thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc du lịch thì khách sạn trực tiếp thu tiền cọc.

    • Với trường hợp khách đặt đảm bảo bằng hình thức chuyển khoản, nhân viên cần thông báo chính xác số tài khoản ngân hàng và tên ngân hàng giao dịch.

    • Với trường hợp khách đảm bảo bằng thẻ tín dụng:

→ Khách đến khách sạn đặt phòng: nhân viên lễ tân mượn thẻ tín dụng của khách để kiểm tra (verify), in phiếu ghi nhận những thông tin về thẻ như: loại thẻ, số thẻ, thời hạn thẻ, tên chủ sở hữu và mã số chấp nhận của ngân hàng thanh toán thẻ. Sau đó nhân viên lưu phiếu này vào trong hồ sơ đặt buồng của khách.

→ Khách không trực tiếp đến khách sạn: nhân viên xin địa chỉ email của khách, gửi cho khách mẫu thông tin tài khoản, yêu cầu khách điền đầy đủ không tin và gửi lại cho khách sạn.

► Đặt buồng không đảm bảo (Non - Guaranteed Reservation)

 - Đặt buồng không đảm bảo là gì?

Đặt buồng không đảm bảo là loại đặt buồng mà khách sạn chỉ giữ phòng cho khách đến một thời điểm nhất định, tùy theo chính sách của từng cơ sở lưu trú (thường là 18h của ngày khách đến). Sau thời gian quy định, nếu khách không đến, khách sạn có thể bán phòng cho khách khác mà khách đặt không phải mất một khoản chi phí nào khác.

Trên thực tế có không ít khách du lịch vì chưa chắc chắn về thời gian lưu trú cũng như số lượng phòng cần thuê nên sẽ chọn hình thức đặt buồng không đảm bảo. Về phần các cơ sở lưu trú, hình thức đặt buồng này có thể làm giảm công suất và doanh thu vì có thể sẽ bỏ lỡ cơ hội của khách đặt buồng đảm bảo.

 - Những lưu ý khi nhận đặt buồng không đảm bảo

    • Nhân viên nhận đặt buồng phải thông báo cho khách chính xác thời gian khách sạn hủy buồng.

    • Nhân viên nhận đặt buồng phải lưu ý cho khách thời gian xác nhận lại việc đặt buồng để khách sạn chủ động kế hoạch tổ chức phục vụ.

    • Không nên nhận đặt buồng không đảm bảo với khách đoàn.

    • Không nên nhận đặt buồng không đảm bảo vào mùa cao điểm đông khách nhằm hạn chế số lượng buồng ảo.

Việc nhận đặt buồng không đảm bảo với khách đoàn có thể khiến khách sạn đối mặt với nhiều rủi ro

(Theo GT Nghiệp vụ lễ tân)

3 Quy trình nhận - sửa đổi và hủy đặt phòng qua điện thoại