Quy trình nhận đặt bàn qua điện thoại nhân viên nhà hàng cần biết

• Khi có cuộc gọi, đảm bảo môi trường xung quanh không có hoặc rất ít tiếng ồn. Bất kì tác động, dù nhỏ, từ bên ngoài cũng có thể khiến bạn mất tập trung.
• Có sẵn trong tay sổ nhật ký đặt bàn và bút, giấy trắng đi kèm để kịp thời ghi chép những thông tin cần thiết.

Nhấc điện thoại lên hoặc nhấn vào nút trên tai nghe và trả lời cuộc gọi

• Lưu ý nhấc điện thoại trong vòng 3 hồi chuông. Thời điểm thích hợp nhất là ngay sau khi kết thúc hồi chuông thứ 2.
• Đảm bảo tư thế ngồi hoặc đứng thẳng khi nghe và trả lời điện thoại; đảm bảo sự thoải mái, môi trường thoáng. Điều này cũng ảnh hưởng rất nhiều đến tâm lý, thái độ cuộc trò chuyện.
• Nói với giọng vui vẻ, thân thiện; nói đủ to, rõ, không vội vàng. Quy tắc chung trước và trong khi tiếp nhận cuộc gọi, người nhận cuộc gọi phải luôn luôn mỉm cười. Người nghe mặc dù không thể thấy nụ cười của bạn nhưng họ có thể nghe thấy bạn cười trong giọng nói.
• Thực hiện chào theo quy định của nhà hàng. Ví dụ: Xin chào, đây là nhà hàng Marina, tôi là Trang, tôi có thể giúp gì không ạ?

Hoặc: Good morning/ afternoon/ evening, Marina restaurant, Trang speaking, What can I do for you?

Xác nhận yêu cầu đặt bàn nếu nhà hàng còn bàn trống.

• Lắng nghe mọi yêu cầu của người gọi. Tuyệt đối không được cắt ngang lời khách. Chỉ thực hiện các bước tiếp theo sau khi chắc chắn rằng khách đã nói xong.
• Thực hiện ghi chép lại thông tin cần chú ý
• Nhắc lại/làm rõ đầy đủ yêu cầu của khách.
• Kiểm tra bàn trống trong sổ nhật ký đặt bàn của nhà hàng.
• Báo lại cho khách.

• Chúc khách một ngày vui vẻ hoặc cảm ơn khách vì đã lựa chọn dịch vụ của nhà hàng.
• Thực hiện gác máy sau khi đã kết thúc cuộc gọi
• Tuyệt đối không được gác máy/ ngắt kết nối trước khách.