Purchasing Manager là gì? Bản mô tả công việc Purchasing Manager trong khách sạn

Nhiệm vụ chính

Công việc cụ thể

Tham mưu - Xây dựng kế hoạch mua hàng

  • Tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác hoạch định kế hoạch mua hàng phục vụ hoạt động kinh doanh khách sạn

  • Trên cơ sở đề xuất mua sắm từ các bộ phận, xây dựng kế hoạch mua hàng hằng năm theo khung kinh phí cho phép - phân kỳ kế hoạch mua theo từng tháng, tuần và trình cấp trên xét duyệt

Quản lý - điều hành hoạt động phòng thu mua

  • Phân công nhân viên thực hiện hoạt động mua hàng - đảm bảo cung ứng kịp thời hàng hóa cho các bộ phận

  • Giám sát quy trình nhân viên mua hàng - đảm bảo tuân thủ chính sách mua hàng, các thủ tục nhập hàng, chứng từ theo quy định

  • Kiểm soát chất lượng, tiến độ thực hiện mua hàng - chuyển giao hàng cho các bộ phận của nhân sự được phân công

  • Ký soát xét kỹ các hồ sơ thanh toán trước khi chuyển cho bộ phận kế toán chi tiền

Tìm kiếm - lựa chọn - quản lý nhà cung cấp

  • Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng cho khách sạn - đảm bảo các tiêu chí về: giá cả phù hợp, chất lượng tốt, đáp ứng điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm…

  • Làm việc lại với nhà cung cấp nếu hàng hóa cung ứng không đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, yêu cầu đổi hàng hoặc có chính sách đền bù thỏa đáng

  • Định kỳ 6 tháng/lần - phối hợp với nhân viên đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp có mức giá tốt, hàng hóa chất lượng, đáp ứng thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, chính sách thanh toán, tiềm năng phát triển… để duy trì chất lượng và tăng năng lực cạnh tranh

  • Soạn thảo hợp đồng kinh tế ký kết với các nhà cung ứng

Giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hóa với khối bộ phận vận hành

  • Là đầu mối làm việc - xử lý các vấn đề liên quan đến cung ứng hàng hóa với khối bộ phận vận hành

  • Làm rõ nguyên nhân của những khiếu nại về chất lượng thực phẩm - đồ uống… để có hưởng xử lý kịp thời

  • Phối hợp cùng các Trưởng bộ phận giải quyết những vấn đề liên quan đến hàng hóa cung ứng

Công việc khác

  • Cập nhật thông tin cải tiến kỹ thuật để cùng các bộ phận lựa chọn mặt hàng - nguyên liệu thay thế có giá thành rẻ hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng

  • Định kỳ hàng tuần báo cáo tiến độ mua hàng cho cấp trên (kế hoạch mua, đã mua, các mục tồn đọng chưa mua - nguyên nhân, giải pháp)

  • Tham gia phỏng vấn tuyển dụng nhân viên làm việc cho phòng thu mua

  • Đánh giá năng lực làm việc của nhân viên theo kỳ đánh giá của khách sạn, đề xuất khen thưởng cho nhân viên xuất sắc

  • Tham gia các cuộc họp liên quan - đưa ra đề xuất, kiến nghị với vấn đề họp bàn

  • Sẵn sàng thực hiện các công việc được giao khác