Bố trí nhân sự theo ca và phân công nhiệm vụ cụ thể của bộ phận nhà hàng

Nhà hàng vốn giữ vai trò quan trọng trong bộ phận F&B chung. Cách sắp xếp và bố trí nhân sự trong mỗi ca làm việc, phân công nhiệm vụ cụ thể sao cho hợp lý và đạt hiệu suất cao nhất là bài toán không hề dễ của cấp quản lý. Bài viết này, Hoteljob.vn sẽ chia sẻ đến bạn một ví dụ chuẩn - điển hình về bố trí nhân sự và phân chia nhiệm vụ của từng ca, cho hiệu quả công việc cao trong thực tế để bạn tham khảo.

Tầm quan trọng của việc bố trí nhân sự và phân công nhiệm vụ chuẩn

Sẽ không có một con số cụ thể nào quy định nhà hàng cần bao nhiêu nhân sự, chi tiết bao nhiêu người cho mỗi vị trí, như: 1 Quản lý, 2 Giám sát, 3 Tổ trưởng, 4 Nhân viên phục vụ, 3 Nhân viên Tiếp thực, 6 Thực tập sinh… Tuy nhiên, không vì thế mà tuyển dụng quá ít hay quá nhiều. Thay vào đó, số lượng nhân công cần được sắp xếp và bố trí phù hợp, đảm bảo đạt hiệu suất công việc tối đa, đồng thời chi phí bỏ ra là tối ưu nhất.

Bởi: quá ít nhân công thì sợ không đảm bảo chất lượng phục vụ, khách đông cần hỗ trợ ngay mà không nhân viên nào rảnh để đáp ứng hay phản hồi => từ đó khách dễ bực bội, cáu gắt và phàn nàn, thậm chí cho review tệ, đánh giá 1 sao trên các nền tảng mạng xã hội – ngược lại, quá nhiều nhân công lại dẫn đến thừa người thiếu việc, chi phí lương thưởng chi hàng tháng rất cao trong khi doanh thu thu về không đủ để bù lỗ hoặc còn rất ít lời…

Do đó, việc bố trí nhân sự bao nhiêu, phân công nhiệm vụ cho từng vị trí ra sao thật sự cần thiết và có vai trò đặc biệt quan trọng giúp nhà hàng đảm bảo mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, cũng là thu về lợi nhuận kinh doanh cao nhất có thể.

Yếu tố ảnh hưởng đến bố trí nhân sự và phân công nhiệm vụ

Có nhiều yếu tố tác động đến cách bố trí nhân công, số lượng nhân công và phân chia nhiệm vụ cho từng vị trí trong bộ phận nhà hàng nói riêng. Tiêu biểu nhất có thể kể đến:

- Quy mô, đẳng cấp nhà hàng

- Tình hình kinh doanh, số lượng khách hàng trong mỗi ca, thời điểm, mùa phục vụ

- Năng lực và tay nghề của nhân sự trong mỗi ca

- …

Cách bố trí nhân sự theo ca và phân công nhiệm vụ cụ thể

Xin nhắc lại là sẽ không có một con số cụ thể nào cho số lượng nhân công bố trí trong từng ca, với mọi cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống. Tùy thuộc vào các yếu tố ảnh hưởng trên đây mà Ban Giám đốc và các cấp Quản lý tính toán để cho ra phương án tối ưu nhất.

Sau đây là ví dụ thực tế về cách bố trí nhân sự theo ca và phân công nhiệm vụ cụ thể tại một nhà hàng có cấu trúc ca:

+ Ca sáng: từ 6h00 sáng đến 14h00 chiều

+ Ca chiều: từ 14h00 chiều đến 22h00 tối

+ Ca gãy: từ 8h00 sáng đến 12h00 trưa, và từ 18h00 tối đến 22h00 tối // hoặc từ 10h00 sáng đến 14h00 chiều và từ 17h00 chiều đến 21h00 tối (tùy vào tình hình khách mỗi ngày).

a/ Ca sáng: thường có 14 nhân công gồm cấp quản lý và nhân viên

Nhân viên ca sáng sẽ có 30 phút đến 1 tiếng nghỉ giữa ca theo quy định của nhà hàng. Thời gian có thể không cố định vì tùy thuộc vào tình hình khách ăn trong ca tại mỗi ngày; thường dùng để ăn sáng (nếu chia ca trước 7h sáng) và (hoặc) ăn trưa (sau 10h).

b/ Ca chiều:

- Cũng sẽ có cấp quản lý (01 Giám sát) và nhân viên (gồm nhân viên chính thức, trainee và nhân viên room service (nếu có)), nhưng thường số nhân viên phục vụ bàn sẽ ít hơn ca sáng

- Nhiệm vụ của từng chức danh, vị trí của ca chiều cũng tương tự như ca sáng; chỉ khác là: ca chiều làm việc theo thứ tự ngược lại với ca sáng, tức: đầu ca chuẩn bị dụng cụ ăn uống (từ 14h đến 17h), họp Briefing, sau đó đi ăn chiều ở canteen rồi mới bắt đầu phục vụ khách ăn tối (từ 18h đến 22h).

c/ Ca gãy:

- Thường cấp quản lý không được bố trí đi ca gãy, chỉ có nhân viên phục vụ

- Bố trí ca gãy khi tình hình kinh doanh đông đúc tại một khoảng thời gian, thời điểm nhất định trong ngày, cần lượng lớn nhân công phục vụ thay vì chỉ chia quá nhiều hay quá ít cho ca sáng, ca tối

Tham khảo chi tiết checklist công việc theo ca cho nhân viên phục vụ nhà hàng​

Ms. Smile