Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên đặt buồng khách sạn

Đặt buồng là gì?

Đặt buồng trước là sự thoả thuận giữa khách với khách sạn trong đó khách sạn dành cho khách loại buồng, số lượng buồng và các nhu cầu đặc biệt vào thời gian cụ thể mà khách yêu cầu để sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn.

Công việc đặt buồng được thực hiện tốt sẽ giúp khách sạn chủ động  trong việc đón tiếp và thoả mãn nhu cầu của khách sạn cũng như phân công , bố trí và điều phối hoạt động trong khách sạn. Ngược lại hệ thống đặt buồng không tốt sẽ làm giảm công xuất sử dụng buồng và doanh thu của khách sạn, thậm chí còn tạo ấn tượng xấu cho khách.

Nhân viên đặt buồng làm gì?

Công việc của nhân viên đặt buồng chủ yếu được thao tác trên máy tính. Nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên đặ buồng bao gồm những công việc sau:

• Tiếp nhận yêu cầu đặt buồng.
• Xác định khả năng đáp ứng.
• Thoả thuận đặt buồng với khách.
• Ghi nhận các thông tin đặt buồng.
• Gửi xác định đặt buồng cho khách.
• Lưu trú các hồ sơ đặt buồng.

Những lưu ý cần biết khi thực hiện đặt buồng cho khách

Nguồn khách đặt buồng

Khách đặt buồng có thể đến từ rất nhiều nguồn khác nhau như khách đặt buồng trực tiếp, khách đặt buồng qua trung gian (hãng lữ hành, hàng không,..) hoặc qua hệ thống đặt buồng trung tâm giữa các khách sạn trong cùng một tập đoàn.  Đối với trường hợp thứ 2, nhân viên bán buồng có thể linh hoạt theo nhiều cách, tùy vào chính sách của khách sạn. Có hai cách thường dùng là Khách sạn dành một số lưọng buồng nhất định cho các hãng hoặc Khách sạn cho phép hãng du lịch, văn phòng trung tâm đặt bán buồng không hạn chế về số lượng trong thời điểm nhất định.

Các loại đặt buồng

Có 2 loại đặt buồng đó là đặt buồng có đảm bảo (Guaranteed Reservation) và đặt buồng không đảm bảo (Non-guaranteed reservation). Đặt buồng có đảm bảo là giao kèo giữa khách sạn và khách mà theo đó khách sạn phải đảm bảo giữ buồng cho khách tới thời điểm check out của ngày hôm sau ngày khách định đến. Nếu khách không sử dụng buồng và không báo huỷ theo quy định của khách sạn thì khách phải đền bù tiền cho khách sạn. Đặt buồng không được đảm bảo  là việc đăng ký giữ chỗ trước mà khách sạn chỉ giứ buồng cho khách sạn giữa một thời điểm nhất định, tuỳ theo quy định của từng khách sạn (thường là 18.00h ) của ngày khách định đến. Sau giờ đó nếu khách không tới, khách sạn có quyền bán buồng cho khách khác.

Với mỗi loại khác nhau dẫn đến quy trình đặt buồng cũng khác nhau. Ở trường hợp đầu tiên, quy trình đặt buồng sẽ nhanh và dễ dàng hơn, ngược lại ở trường hợp thứ hai do chưa đảm bảo nên các nhân viên đặt buồng sẽ phải trải qua rất nhiều bước xác minh hơn.

Download tài liệu về đặt buồng khách sạn tại đây

​http://bit.ly/1TjPTjE

Hoteljob.vn