Lời chào đoàn chuẩn và tip ghi điểm cực hay cho Hướng dẫn viên mới vào nghề

Trở thành Hướng dẫn viên (HDV) chính và nhận nhiệm vụ dẫn đoàn là mở đầu cho công việc hướng dẫn của nhiều bạn trẻ. Thế nhưng, không ít người hoang mang lời chào đoàn nói sao cho ấn tượng. Mẫu chào chuẩn được chia sẻ bởi HDV có thâm niên giúp bạn ghi điểm đầu tiên.

Trước khi nghe lời chào đoàn mẫu, hãy nắm rõ những thông tin hữu ích sau đây:

+ HDV bắt đầu chào đoàn khi nào?

Nhiều HDV trẻ nôn nóng và cứ thao thao nói lúc bắt đầu nhận và hướng dẫn khách trong tour. Thế nhưng, kết quả là không mấy ai chú ý để lắng nghe, không có sự phản hồi hai chiều mà không khí đoàn khách lại vô cùng nhốn nháo, mất trật tự. Vậy thời điểm lý tưởng để bắt đầu chào đoàn là khi nào?

- Sau khi đã hoàn tất xong việc đón khách tại các điểm đón theo quy định, nhớ kiểm tra lại thật kỹ những điểm đã đón khách đó, những điểm nào còn sót thì cần đánh dấu lại

- Sau khi đã cung cấp nước, khăn lạnh và cách dịch vụ, sản phẩm kèm theo tour (nếu có) cho tất cả du khách trong đoàn trên xe

- Sau khi toàn bộ hành khách trên xe đã ổn định xong chỗ ngồi

- Sau khi không khí trên xe tương đối yên tĩnh và trật tự, không còn tiếng nói chuyện lớn, không có khách đang nghe điện thoại và không có tiếng ồn quá to

- Cất câu chào đầu tiên cùng lúc với thời điểm bánh xe bắt đầu lăn bánh

+ Yêu cầu của một lời chào đoàn chuẩn là gì?

- Chào đúng lúc

- Chào ngắn gọn và đủ nội dung

- Chào đúng trọng tâm, đúng chủ đề, đúng đối tượng

- Chào khéo léo và lịch sự, tinh tế

- Chào bằng giọng phổ thông chuẩn, ngữ điệu nhẹ nhàng, tông giọng vừa phải…

Một lời chào ấn tượng sẽ tạo được thiện cảm ban đầu với đoàn khách, cũng cho thấy năng lực và kỹ năng chuyên môn của HDV, làm tiền đề cho một chuyến hành trình thú vị, vui vẻ và có tính liên kết, hợp tác cao.  

+ Lời chào đoàn chuẩn cần có nội dung gì?

Thật ra không có mẫu lời chào đoàn nào buộc HDV phải tuân theo. Tức mỗi người có thể tự sáng tạo nên lời chào đoàn phù hợp. Tuy nhiên, một lời chào đoàn đúng và ấn tượng cần đảm bảo có các nội dung cơ bản gồm:

- Lời chào đoàn mà HDV muốn gửi đến tất cả hành khách trên xe

- Giới thiệu đầy đủ và rõ ràng, chính xác các thông tin: tên tour - tuyến du lịch, tên công ty du lịch cung cấp tour - tuyến, nhà xe, số xe…

- Giới thiệu tất cả những người sẽ cùng đồng hành, hỗ trợ, phục vụ du khách trong suốt chuyến đi, có: HDV (mình), phụ tour (nếu có), tài xế lái xe, phụ xe (nếu có), người liên quan khác (nếu có)

- Nhấn mạnh giới thiệu bản thân HDV phải có tên, tuổi và thông tin thú vị khác (nếu có)

- Giới thiệu chi tiết về chương trình tour đã được thống nhất trước đó, gồm: điểm tham quan, điểm nổi bật của từng điểm đến, mốc thời gian đến và lưu lại tại mỗi điểm tham quan, trình tự tham quan cùng các hoạt động vui chơi, giải trí, kết thúc tour…

- Hướng dẫn khách cách sử dụng các tiện nghi trên xe

- Kết lời chào và cảm ơn

+ Mẫu lời chào đoàn chuẩn để tham khảo

Nếu vẫn chưa ưng ý với lời chào đoàn đã chuẩn bị, thậm chí chưa hình dung được lời chào đoàn chuẩn sẽ như thế nào thì những gợi ý dưới đây được cho là mẫu chuẩn để bạn tham khảo và áp dụng khi thấy phù hợp:

a/ Câu chào mở đầu

- “Kính thưa toàn thể quý cô, chú, anh, chị, em trong đoàn, lời đầu tiên cho phép con/em xin được gửi lời chào thân thương và lời chúc sức khỏe đến toàn thể mọi người ạ. Con/Em là … (tên HDV), … (có thể giới thiệu thêm tuổi cho dễ xưng hô) rất lấy làm vinh dự khi được là người đại diện của công ty … dẫn đoàn chúng ta tham quan tour … Chúc cho chuyến tham quan được diễn ra trọn vẹn, tràn đầy niềm vui và hứng khởi ạ.”

- “Xin chào tất cả mọi người. Lời đầu tiên tôi xin đại diện cho phía công ty du lịch … kính gửi đến toàn thể cô, chú, anh, chị, em (hoặc tên đoàn khách) lời chúc sức khỏe và lời chào trân trọng nhất ạ. Thời tiết hôm nay vô cùng đẹp và cực kỳ thuận lợi cho chuyến tham quan của đoàn chúng ta, tôi là … (tên HDV), rất vinh dự khi được làm người đồng hành cùng … (tên đoàn) tham gia trải nghiệm tại các điểm đến … (liệt kê các điểm du lịch, vui chơi theo hành trình tour)”

b/ Tại sao phải giới thiệu nhà xe, số xe và lái xe khi chào đoàn?

Như đã trình bày trên đây, trong lời chào đoàn cần giới thiệu thêm thông tin về nhà xe, số xe và tài xế lái xe đến đoàn khách. Tại sao vậy?

Điều này đảm bảo rằng tất cả hành khách sẽ có thể dễ dàng tìm được xe của đoàn mình khi cần (lên - xuống xe để tham quan, tự do hoạt động hay giải quyết nhu cầu cá nhân), hạn chế tình trạng lạc đoàn, lên nhầm xe trong quá trình di chuyển giữa các điểm đến.

Ví dụ về lời giới thiệu chuẩn:

“Để cho chuyến tham quan được diễn ra thuận lợi và thành công tốt đẹp nhất thì em/con xin được trân trọng giới thiệu một nhân vật không thể thiếu, đóng vai trò quan trọng đưa đoàn chúng ta đi đến nơi, về đến chốn chính là bác tài … (tên lái xe + phụ lái (nếu có)), tuổi. Bác sẽ là người đồng hành cùng chúng ta trong suốt hành trình này. Mọi người có thể cho bác tài một tràng pháo tay để chào mừng và cổ vũ tinh thần cho bác được không ạ?”

c/ Cách giới thiệu bản thân HDV chuẩn

Tự giới thiệu bản thân sao cho đầy đủ và ấn tượng?

“Sau cùng con/em xin tự giới thiệu: con/em tên là … (đánh vần tên mình nếu đang dẫn đoàn khách quốc tế), hiện đang công tác tại công ty …, thâm niên … (số năm dẫn khách). Và để tránh trường hợp lạc đoàn cũng như cần được hỗ trợ, giải đáp thắc mắc thì mọi người có thể lưu lại sđt của con/em để tiện liên lạc khi cần ạ. Sđt của con/em là … “

d/ Hướng dẫn khách cách sử dụng tiện nghi trên xe

Là một phần tuy không phải là quan trọng nhất nhưng lại không thể thiếu trong lời giới thiệu chính là hướng dẫn khách cách sử dụng các tiện nghi trên xe, để quá trình di chuyển của khách được thuận tiện, thoải mái và an toàn nhất. Như: cách điều chỉnh điều hòa, sử dụng và điều chỉnh ghế ngồi, điều khiển tivi…

“Nếu mọi người cảm thấy nóng hoặc lạnh thì có thể tùy chỉnh tăng hoặc giảm điều hòa bằng cách vặn nút hay đóng/mở điều hòa ở trên đầu nhé. Trên xe cũng được trang bị sẵn thùng rác hoặc mọi người vui lòng cho rác vào túi bóng rồi bỏ vào chỗ để đồ ở phía sau lưng của ghế ngồi để giữ gìn vệ sinh chung ạ.

Trong suốt hành trình, nếu anh, chị, em, cô, chú nào cảm thấy không được khỏe và cần được hỗ trợ y tế thì báo ngay cho con/em ạ. Đặc biệt, đối với những trường hợp dễ bị say xe thì con/em đã chuẩn bị sẵn thuốc say xe và túi bóng ở đây cho mình rồi ạ, mọi người vui lòng liên hệ con/em để được hỗ trợ nhé!

… (giới thiệu thêm tính năng, tiện nghi hay thông tin khác nếu có)"

e/ Mời hành khách cùng tham gia vào lời giới thiệu

"Để cho đoàn chúng ta thêm phần hiểu nhau cũng như thuận tiện xưng hô, giao tiếp thì mọi người có thể giới thiệu một chút về bản thân được không ạ? Chúng ta sẽ bắt đầu từ anh/chị/cô/chú … là người ngồi ở hàng ghế đầu tiên trên xe (vừa nói ánh mắt và tay vừa hướng/chỉ về người đó). Dạ con/em xin mời anh/chị/cô/chú giới thiệu về bản thân được không ạ?"

f/ Kết lời chào và cảm ơn

Sau khi đã hoàn thành xong mọi thủ tục và các bước chào đoàn cũng như đã kiểm tra thông tin của khách du lịch trên đoàn, HDV kết thúc lời chào đoàn bằng lời cảm ơn và thông báo đến hành khách thời gian nghỉ ngơi, tự giao lưu cho đến khi xe di chuyển đến trạm dừng chân đầu tiên trong chuyến hành trình.

“Đó là toàn bộ thông tin về chương trình tour du lịch của đoàn chúng ta, xin chân thành cảm ơn toàn thể mọi người đã lắng nghe. Nếu anh/chị/em/cô/chú có bất kỳ câu hỏi nào thì có thể hỏi trực tiếp con/em ạ. Con/em xin hứa sẽ giải đáp mọi thắc mắc của mọi người trong khả năng hiểu biết của bản thân. Hoặc nếu ngoài phạm vi hiểu biết của con/em chưa thể trả lời được thì xin phép cho con/em được tìm hiểu thêm và sẽ trả lời vào cuối buổi tham quan được không ạ?

Sau cùng là thời gian nghỉ ngơi, thư giãn trên xe của mọi người ạ. Em/con xin chân thành cảm ơn!”

Lưu ý khi nói lời chào đoàn

Khi thực hiện lời chào đoàn, HDV cần lưu ý:

- Luôn nở một nụ cười thật tươi và duyên dáng

- Vận dụng khiếu hài hước vào câu nói nhưng vẫn cho thấy thái độ nghiêm túc và tôn trọng để tạo sự thoải mái và vui tươi

- Dùng từ xưng hô, ngữ điệu, tông giọng phù hợp với từng đối tượng khách, tính chất tour

- Có thể bắt đầu bằng một bài thơ, ca khúc hay câu hò gì đó để gây ấn tượng, tạo sự khác biệt, nhưng lưu ý phải phù hợp và liên kết với lời chào hay tour, khách

- Có thể chào đoàn bằng nhiều thứ tiếng tương ứng với quốc tịch của đoàn khách (nếu có) để tăng sự gắn kết và tính chuyên nghiệp

Ấn tượng ban đầu vô cùng quan trọng, giúp HDV ghi điểm với đoàn khách, mở ra nhiều cơ hội kết giao và nhận về nhiều lợi ích đi kèm sau đó (có review tốt sau tour, có thêm khách, thêm tour từ những lời khen, lời giới thiệu của khách cũ, có thưởng/tip từ khách…). Hy vọng mẫu lời chào đoàn và những thông tin trên đây được Hoteljob.vn chia sẻ là hữu ích.

Ms. Smile

(Tham khảo và biên tập từ chia sẻ của 1 HDVDL chuyên)