EAM là gì? 5 điều cần biết về EAM khách sạn

Một khách sạn muốn hoạt động hiệu quả, đòi hỏi bộ máy cần có hệ thống quản lý tất cả cơ sở vật chất đảm bảo. Vậy bạn đã nghe qua phần mềm quản lý EAM - ví như trợ thủ đắc lực của bất kỳ doanh nghiệp nào chưa? Nếu vẫn đang thắc mắc về khái niệm này, hãy cùng Hoteljob.vn tham khảo nội dung ở bên dưới nhé.

EAM là hệ thống phần mềm bảo quản cơ sở vật chất, quản lý tài chính, cơ sở hạ tầng tại khách sạn. Tìm hiểu “EAM là gì?” giúp Hotelier dễ dàng hiểu rõ công việc, giải quyết công việc thuận lợi, trôi chảy hơn.

EAM trong khách sạn là gì?

EAM là từ viết tắt của Enterprise asset management nghĩa là hệ thống quản lý việc bảo trì, sửa chữa thiết bị phổ biến, giúp doanh nghiệp bảo quản cơ sở hạ tầng đảm bảo, hiệu quả. Trong khách sạn, EAM được ví như một công cụ duy trì, quản lý cơ sở vật chất tài sản, cơ sở hạ tầng, nhằm hạn chế tình trạng thất lạc, mất mát, góp phần tối ưu hóa việc sử dụng tài sản, kéo dài thời gian hoạt động, giảm bớt chi phí và thúc đẩy gia tăng doanh thu cho tổ chức.

Tùy thuộc vào quy mô của từng khách sạn mà sẽ sử dụng hệ thống EAM cụ thể khác nhau với những chức năng, vai trò khác nhau gồm có: Hệ thống quản lý hàng tồn, quản lý tài liệu, tin tức, công cụ quản lý trang website, quản lý mua hàng, kế toán và quản lý tài chính, quản lý dự án, quản lý hiệu suất, quản lý lao động, hợp đồng giao dịch,...

Những tình huống nhân viên khách sạn thường gặp

Vai trò của EAM trong ngành khách sạn

EAM trong ngành khách sạn có vai trò lớn đối với sự vận hành và hoạt động của khách sạn. Không chỉ hỗ trợ cải thiện tính minh bạch, phòng ngừa mà EAM còn tiết kiệm thời gian, gia tăng hiệu quả và giảm chi phí. Một số lợi ích của EAM đối với ngành nhà hàng, khách sạn phải kể đến như sau:

- Giúp việc quản lý các tài sản trong khách sạn thông qua các thao tác quét mã vạch, theo dõi hàng tồn và hiển thị tại kho của từng doanh nghiệp, giúp nhân viên dễ dàng quản lý, kiểm soát hơn.

- Tối đa hóa các vòng đời tài sản một cách tốt hơn dựa trên những công cụ phân tích dữ liệu của EAM, nhằm mở rộng độ tin cậy, sự sẵn có của cơ sở vật chất khách sạn.

- Khả năng quản lý dữ liệu từ xa tốt, đa dạng ở các địa điểm khác nhau, kết hợp với điện thoại thông minh, khả năng đọc đồng hồ đo, ghi lại chữ ký điện tử và số mã vạch nhằm tối đa hóa công việc, dữ liệu khách sạn.

- Đơn giản hóa việc kiểm toán, đồng bộ hóa với bộ phận tài chính và những bộ phận liên quan khác.

- Quản lý tài sản một cách tập trung hơn: Tất cả thông tin liên quan đến tài sản vật chất ở hệ thống tập trung như lịch sử sửa chữa, sử dụng tài sản, đơn đặt hàng, vòng đời, thời gian bảo hành,...

Nghiệp vụ lễ tân: Quy trình nhận ký gửi tài sản của khách

Những chức năng chính của EAM trong khách sạn

Khách sạn lớn hay nhỏ đều cần phải quản lý một lượng lớn tài sản vật chất có giá trị khác nhau. Hệ thống EAM giúp kiểm soát số lượng tài sản khổng lồ này và duy trì hiệu suất, dịch vụ tốt hơn. Một số chức năng chính của phần mềm này cụ thể như sau:

- Sắp xếp thứ tự công việc một cách tốt hơn: Quản lý công việc theo kế hoạch và phát sinh một cách dễ dàng hơn. Hoạt động này gồm kiểm tra những yêu cầu bảo trì, lập kế hoạch bảo trì, theo dõi tiến độ bảo trì của bên thứ ba.

- Theo dõi, đánh giá thời gian làm việc của nhân viên: Dễ dàng thực hiện việc giám sát, đánh giá, đào tạo và cấp chứng chỉ cho hotelier. Từ đó, dễ dàng điều chỉnh lịch làm việc một cách dễ dàng, nhanh chóng hơn.

- Quản lý chuỗi cung ứng thuận tiện, giảm bớt rủi ro: Hỗ trợ tối đa việc kiểm kê, quản lý hàng tồn kho và giám sát những mặt hàng cung ứng của công ty, cụ thể những lĩnh vực khác như: Thu mua các vật dụng, kiểm tra thiết bị hư hỏng, đồ thất lạc của khách,...

- Quản lý hợp đồng của khách sạn: Số lượng lớn hợp đồng với đối tác, khách hàng sẽ được hệ thống hóa, thống kê kỹ càng, giám sát quá trình hoàn thiện hợp đồng và quản lý tài chính sau khi hoàn thành dịch vụ.

- Quản lý vòng đời phòng khách sạn, tài sản tại khách sạn: Hệ thống sẽ góp phần xây dựng kế hoạch theo dõi, quản lý vòng đời của từng tài sản, phòng khách sạn trong suốt chuyến nghỉ dưỡng của khách hàng một cách tốt hơn.

Những điều cần biết khi xử lý đồ thất lạc tại khách sạn

Những lưu ý khi sử dụng EAM trong khách sạn

Một số lưu ý khi sử dụng EAM trong ngành khách sạn phải kể đến như sau:

- Chuẩn hóa dữ liệu về cách hướng dẫn, sử dụng, yêu cầu bảo dưỡng thiết bị, lắp đặt, sửa chữa trong từng giai đoạn khác nhau của năm.

- Tuân thủ quy trình, chỉ dẫn, mốc thực hiện khác nhau nhằm đảm bảo tài sản vật chất được duy trì, bảo dưỡng hiệu quả, kéo dài tuổi thọ.

- Tích hợp dữ liệu, thông tin, cơ sở dữ liệu tài sản vật chất, cơ sở hạ tầng khách sạn phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp khác nhau.

- Thường xuyên kiểm tra phần mềm EAM để đối chiếu với thiết bị một cách tốt hơn.

Trên đây là tổng quan khái niệm “EAM trong khách sạn là gì?” hy vọng sẽ hữu ích cho quá trình làm việc của Hotelier. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng comment ngay bên dưới bài viết của Hoteljob.vn nhé.

Ms. Smile (Tổng hợp)