Mẫu báo cáo lưu trú mới nhất và hướng dẫn cách ghi chi tiết

Định kỳ hàng tháng và hàng năm, các khách sạn - homestay - villa - hostel cần phải nộp báo cáo tổng hợp kết quả kinh doanh cho cơ quan phụ trách quản lý du lịch tại địa phương. Hoteljob.vn sẽ giúp bạn tìm hiểu mẫu báo cáo lưu trú mới nhất và hướng dẫn cách ghi chi tiết.

Hàng tháng, khách sạn cần tổng hợp kết quả kinh doanh để làm báo cáo lưu trú

► Đơn vị nào cần làm báo cáo lưu trú định kỳ?

Chế độ báo cáo lưu trú định kỳ áp dụng cho các cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú ngắn ngày như:

 - Khách sạn

 - Khu nghỉ dưỡng

 - Homestay

 - Hostel

 - Villa (biệt thự nghỉ dưỡng)…

Đối với cơ sở kinh doanh cho thuê nhà ở dài ngày (theo tháng/ năm) và cho thuê văn phòng thì không được xem là hoạt động thuộc dịch vụ lưu trú mà thuộc phạm vi hoạt động cho thuê bất động sản.

► Kỳ báo cáo thông kê là gì?

Kỳ báo cáo thống kê là khoảng thời gian nhất định (tháng/ năm) mà các cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú báo cáo kết quả hoạt động bằng số liệu cụ thể theo những tiêu chí trong mẫu báo cáo. Kỳ báo cáo thống kê thường tính theo ngày dương lịch, bao gồm:

 - Kỳ báo cáo thống kê hàng tháng: tính từ ngày 1 đến ngày cuối cùng của tháng

 - Kỳ báo cáo thống kê năm: tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm báo cáo thống kê

► Thời hạn báo cáo lưu trú

 - Báo cáo tháng: ngày 10 tháng sau của tháng báo cáo (Ví dụ hạn cuối để gửi báo cáo lưu trú tháng 3 là ngày 10/4)

 - Báo cáo năm: ngày 10/2 của năm sau

► Cơ quan nhận báo cáo lưu trú

 - Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Sở du lịch tỉnh/ thành phố

 - Phòng chuyên môn phụ trách quản lý du lịch cấp Quận/ Huyện/ Thị xã/ Thành phố

► Phương thức gửi báo cáo lưu trú

Các cơ sở lưu trú thực hiện việc gửi báo cáo đến nơi nhận bằng cả 2 phương thức sau:

 - Gửi file đính kèm thư điện tử cho cơ quan nhận báo cáo

 - Nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện báo cáo giấy có chữ ký, đóng dấu của thủ trưởng đơn vị

► Mẫu báo cáo lưu trú mới nhất

Dưới đây là mẫu báo cáo lưu trú tổng hợp kết quả kinh doanh của cơ sở lưu trú du lịch mới nhất hiện đang được áp dụng:

Xem chi tiết và download mẫu báo cáo lưu trú: Tại đây

► Hướng dẫn cách ghi chi tiết báo cáo lưu trú

 - Tên cơ sở: Ghi in hoa tên doanh nghiệp đúng theo giấy phép đăng ký kinh doanh

 - Mã số thuế: ghi mã số thuế 10 số của doanh nghiệp

 - Địa chỉ doanh nghiệp: địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

 - Loại hình doanh nghiệp: ghi rõ tên loại hình doanh nghiệp

 - Cơ quan chủ quản: ghi cơ quan, ngành quản lý trực tiếp đơn vị

 - Điện thoại - Fax - Email: ghi chính xác các thông tin liên hệ của cơ sở lưu trú

 - Giấy phép hoạt động du lịch: ghi giấy phép hoạt động, tiêu chuẩn xếp hạng, loại hình hoạt động… do ngành Du lịch cấp

(Với các doanh nghiệp có nhiều cơ sở lưu trú cùng hoạt động tại địa phương, nếu hoạch toán khai thuế chung thì báo cáo cùng 1 phiếu, nếu hoạch toán khai thuế riêng thì báo cáo phiếu khác nhau. Với cơ sở xếp hạng khác nhau thì khai phiếu khác nhau.

 - Cột A: Chỉ tiêu

  + Số lượt khách phục vụ:

    • Là số lượt khách cơ sở lưu trú phục vụ được - tính từ khi bắt đầu sử dụng dịch vụ đến khi trả phòng

    • Nếu 1 khách sử dụng nhiều phòng - nhiều dịch vụ thì chỉ tính là 1 lượt khách

    • Nếu 1 khách đến thuê phòng nhiều lần tại nhiều thời điểm khác nhau thì mỗi lần khách đến tính là 1 lượt khách

    • Với khách thuê phòng theo giờ trả tiền thì không tính lượt khách

    • Với khách không thuê phòng mà chỉ ăn uống hay thuê phòng họp - hội thảo thì không tính lượt khách

    • Với khách đăng ký thuê phòng (đã thanh toán tiền phòng) nhưng vì lý do nào đó không ngủ qua đêm tại cơ sở lưu trú thì vẫn tính là khách có ngủ qua đêm

    • Với khách của cơ sở lưu trú này chuyển giao cho cơ sở lưu trú khác thì khách thuê phòng nghỉ ở đâu thì tính là lượt lưu trú của đơn vị đó

    • Hàng (01) = (02) + (03)

  + Tổng số ngày lưu trú của khách

    • Là tổng số đêm lưu trú tại khách sạn của tất cả lượt khách trong kỳ báo cáo (ví dụ khách sạn bán phòng đôi cho 1 khách nghỉ 2 ngày thì tổng số ngày khách lưu trú là 2 - nếu bán phòng đôi cho 2 khách nghỉ 2 ngày thì tổng số ngày khách lưu trú là 4)

    • Trường hợp khách ở qua thời điểm của kỳ báo cáo thì số lượt khách chỉ tính 1 lần tại thời điểm khách đến, số ngày khách chia theo mốc kỳ báo cáo, lưu trú của kỳ nào sẽ tính cho kỳ đó. (Ví dụ 1 khách lưu trú từ ngày 27/3 đến ngày 2/4 - về lượt khách sẽ chỉ tính cho tháng 3, tháng 4 không tính - về số ngày lưu trú, tháng 3 tính từ ngày 27 đến hết tháng, tháng sau tính từ ngày 1 đến ngày trả phòng)

    • Tổng số ngày lưu trú của khách: chia theo khách du lịch quốc tế và nội địa

    • Hàng (04) = (05) + (06)

  + Công suất sử dụng phòng

    • Hàng (7) = (8)/ (9) x 100

    • Tổng số ngày phòng đã bán được trong kỳ là tổng số đêm lưu trú của các phòng đã sử dụng cho khách thuê

    • Tổng số ngày phòng sẵn có để bán trong kỳ: tổng số phòng của cơ sở lưu trú nhân với tổng số ngày của kỳ báo cáo

  + Doanh thu

    • Là tổng doanh thu từ dịch vụ lưu trú - dịch vụ ăn uống… trong kỳ báo cáo

    • Hàng (10) = (11) + (12) + (13)

  + Số lao động trực tiếp hoạt động du lịch

    • Là tổng số lao động do cơ sở lưu trú quản lý trực tiếp, có hợp đồng lao động và trả lương hàng tháng (không tính lao động thời vụ - lao động bán thời gian…)

    • Hàng (14) = (15) + (16) + (17)

  + Số lượng khách của 10 thị trường hàng đầu: ghi 10 quốc gia có khách đến lưu trú tại cơ sở lưu trú của bạn nhiều nhất

 - Cột B: đơn vị tính

 - Cột C: mã số - với chỉ tiêu có đánh mã số thì thống kê số liệu, không đánh mã thì không thống kê

 - Cột 1: Số thực hiện kỳ trước là số liệu thống kê của tháng trước tháng báo cáo

 - Cột 2: Số thực hiện trong kỳ là số liệu thống kê của tháng báo cáo

 - Cột 3: Lũy kế từ đầu năm là số cộng dồn từ tháng 01 đến tháng báo cáo

 - Cột 4: Lũy kế so với cùng kỳ năm trước là tỷ lệ % lũy kế đến tháng báo cáo so với lũy kế cùng kỳ năm trước

♦ Lưu ý với báo cáo tháng:

→ Tháng 1: cột “Số thực hiện kỳ trước” là số liệu của tháng 12 năm trước - cột “Lũy kế từ đầu năm” sẽ bằng với “Số thực hiện kỳ báo cáo”

→ Tháng 12: cột “Lũy kế từ đầu năm” là số liệu cộng dồn cả năm

Để làm báo cáo lưu trú này, cơ sở lưu trú sẽ dựa vào nguồn số liệu thống kê ghi sổ của doanh nghiệp và các báo cáo tài chính tháng/ quý/ năm.

(Theo Thông tư 26 của Bộ Văn hóa, Thể thao, Du lịch)

2 Mẫu phiếu nhận đặt buồng thường dùng trong khách sạn