Bộ phận lễ tân liên hệ gì với các cơ quan, tổ chức bên ngoài khách sạn?

Trong hoạt động phục vụ khách lưu trú hàng ngày, ngoài việc phối hợp làm việc nhịp nhàng cùng nhiều bộ phận khác trong khách sạn để đáp ứng và giải quyết nhu cầu của khách thì bộ phận lễ tân còn có mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài. Vậy mối quan hệ đó như thế nào, cùng Hoteljob.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Nhân viên lễ tân sẽ phối hợp làm việc với các cơ quan nào? (Ảnh nguồn Muong Thanh Luxury Song Lam Hotel)

► Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với Công an phường (xã)

Khi khách Việt đến làm thủ tục check-in, thường nhân viên lễ tân sẽ tìm hiểu ngay những thông tin về khách, thời gian và mục đích lưu lại khách sạn. Những thông tin này sẽ được gửi đến Công an phường (xã) nơi quản lý khách sạn về mặt hành chính, đồng thời xin phép đăng ký tạm trú cho khách. Cơ quan công an sẽ làm thủ tục đăng ký tạm trú và chuyển giao cho chính khách sạn quản lý.

Hiện nay đa phần các cơ sở lưu trú đều đã áp dụng hình thức khai báo trực tuyến. Trường hợp khách muốn kéo dài thời gian lưu lại khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ gia hạn thời gian lưu trú bằng cách đăng ký bổ sung.

Trong quá trình khách lưu trú tại khách sạn, nếu có sự cố xảy ra với khách hay khách sạn thì bộ phận lễ tân sẽ phối hợp giải quyết với lực lượng công an phường (xã): khách mất tài sản có giá trị lớn, khách tổ chức hội nghị - hội thảo có nội dung tuyên truyền không theo đường lối chủ trương của nhà nước, khách có những biểu hiện bất thường (khách thuê nhiều phòng nhưng thường xuyên tụ tập tại một phòng, khách lưu trú thường xuyên tiếp đón những khách thăm khả nghi tại khách sạn)…

► Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với Phòng Quản lý xuất nhập cảnh

Bộ phận lễ tân khách sạn có mối quan hệ chặt chẽ với Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt cơ sở lưu trú trong việc giải quyết vấn đề liên quan đến quá trình lưu trú của khách quốc tế, người Việt Nam định cư ở nước ngoài (Việt kiều). Cụ thể, hàng ngày, nhân viên lễ tân sẽ thực hiện khai báo tạm trú cho khách quốc tế và Việt kiều đang lưu trú tại khách sạn thông qua Trang thông tin điện tử cho Phòng Quản lý xuất nhập cảnh.

Ngoài ra, bộ phận lễ tân còn phối hợp với cơ quan này trong việc theo dõi, giám sát những đối tượng khách đặc biệt (tội phạm quốc tế, hoạt động chính trị, buôn lậu…) để báo cáo cơ quan chức năng xử lý kịp thời.

► Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với Sở chuyên trách

Hoạt động kinh doanh khách sạn có liên quan mật thiết với Sở chuyên trách - đó chính là Phòng quản lý lưu trú - Sở Văn hóa - Thể thao & Du lịch (nhiều tỉnh thành đã tách thành Sở Du lịch). Hàng tháng, bộ phận lễ tân khách sạn sẽ cung cấp, báo cáo các số liệu thống kê về lượt khách đến, số ngày khách lưu trú, doanh thu và công suất buồng theo mẫu yêu cầu cho Phòng này. Nhờ đó, cơ quan chức năng có cơ sở thống kê và quản lý các hoạt động kinh doanh lưu trú tại địa phương nói riêng và cả nước nói chung.

Với các sự kiện hoặc ngày lễ, khi có yêu cầu báo cáo nhanh số liệu từ Sở VHTT&DL thì bộ phận lễ tân có nhiệm vụ hỗ trợ lập báo cáo kịp thời và gửi ngay về văn phòng quản lý cơ sở lưu trú.

Từ số liệu các khách sạn báo cáo hàng tháng, Phòng quản lý lưu trú sẽ thống kê tình hình hoạt động kinh doanh lưu trú tại địa phương

Ngoài ra bộ phận lễ tân khách sạn còn phối hợp với Phòng Quản lý thị trường thuộc Sở công thương trong vấn đề công bố giá buồng niêm yết, đặc biệt là vào thời điểm diễn ra những sự kiện thu hút khách du lịch hay vào mùa cao điểm. Đây là cơ quan thực hiện quản lý nhà nước về công tác kiểm tra kiểm soát thị trường, đấu tranh chống các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động thương mại, thanh tra chuyên ngành thương mại.

Bên cạnh các mối quan hệ trên, bộ phận lễ tân cũng liên hệ làm việc với nhiều cơ quan nhà nước khác có hoạt động, quyền hạn liên quan đến lĩnh vực kinh doanh lưu trú. Do đó, bộ phận lễ tân cần thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong các hoạt động kinh doanh.

► Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với Đại sứ quán/ lãnh sự quán

Đại sứ quán/ lãnh sự quán là cơ quan đại diện của các quốc gia tại Việt Nam, với nhiệm vụ quản lý các công dân nước họ đang sinh sống và đi du lịch trong lãnh thổ Việt Nam. Các khách sạn mà đầu mối là bộ phận lễ tân sẽ phối hợp, hỗ trợ các cơ quan này trong công tác quản lý khách quốc tế nhằm tránh những rủi ro hay nhầm lẫn có thể xảy ra trong quá trình lưu trú.

► Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với dịch vụ vận chuyển

Cũng như lưu trú, vận chuyển là dịch vụ không thể thiếu trong hoạt động du lịch. Chính vì thế mà hai dịch vụ này có mối quan hệ mật thiết với nhau. Với những khách sạn không có đội xe riêng thì phải thuê ngoài. Bộ phận lễ tân sẽ phối hợp với các nhà xe thực hiện việc đưa đón khách đến và rời khách sạn, đưa đón khách đi tham quan hay đi lại khi khách có nhu cầu… Để duy trì chất lượng trong phục vụ khách hàng, các khách sạn cần lựa chọn nhà xe uy tín, chất lượng… đảm bảo cho việc phục vụ khách hàng của mình một cách tốt nhất.

Các khách sạn nên hợp tác vận chuyển với nhà xe uy tín

Ngoài ra, nhân viên lễ tân cần nắm rõ lộ trình xe buýt và trả lời khách khi cần. Đối với taxi, các khách sạn lớn thường ký hợp đồng riêng với một hãng taxi. Còn những cơ sở không hợp tác vận chuyển với bên nào thì nhân viên lễ tân cần biết số điện thoại của các hãng khác nhau giúp gọi xe khi khách cần.

► Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với các điểm mua sắm, tham quan, vui chơi giải trí

Các khách sạn thường kết hợp dịch vụ vận chuyển với các điểm mua sắm, tham quan, giải trí tạo thành tour du lịch phục vụ khách lưu trú. Mua sắm, tham quan là những hoạt động chính của khách đi du lịch. Cho nên nhân viên lễ tân phải có danh sách các điểm mua sắm, tham quan, vui chơi giải trí để giới thiệu cho khách.

► Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với lễ tân khách sạn khác

Nhân viên lễ tân khách sạn cần thiết lập mối quan hệ tốt với lễ tân các khách sạn hợp tác lân cận để biết giá buồng, số lượng buồng và tiến hành gửi - nhận khách khi khách sạn quá tải hoặc ngược lại. Từ đó góp phần nâng cao doanh thu và củng cố vị thế cùng nhau phát triển.

► Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với hướng dẫn viên, trưởng đoàn

Thông qua hướng dẫn viên, trường đoàn - bộ phận lễ tân sẽ nắm bắt thông tin về giờ đến và đi, thời gian lưu lại, các yêu cầu đặc biệt của khách trong đoàn, từ đó có kế hoạch chuẩn bị đón tiếp và phục vụ khách chu đáo. Đối với các khách sạn có tổ chức dịch vụ tham quan thì hướng dẫn viên, trưởng đoàn sẽ thường xuyên đưa thông tin về chương trình du lịch, tuyến điểm du lịch, thời gian - hình thức chuyến đi… cho bộ phận lễ tân biết mà cung cấp lại cho khách. Trong quá trình hướng dẫn cho đoàn, nếu gặp sự cố về phương tiện vận chuyển hay sức khỏe của khách… thì hướng dẫn viên/ trưởng đoàn sẽ thông báo cho bộ phận lễ tân cùng ban quản lý khách sạn phối hợp giải quyết.

Từ những mối quan hệ trên đây có thể thấy, bộ phận lễ tân đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc liên kết, phối hợp làm việc với nhiều cơ quan, tổ chức bên ngoài khách sạn. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin tham khảo hữu ích…

(Tham khảo giáo trình Nghiệp vụ lễ tân)

2 Mẫu phiếu nhận đặt buồng thường dùng trong khách sạn