Admin Officer - Front Office

• Prepare and manage departmental documents, reports, rosters, and meeting minutes/ Chuẩn bị và quản lý tài liệu, báo cáo, lịch làm việc và biên bản họp của bộ phận.
• Maintain organized filing systems and handle internal communication efficiently/ Duy trì hệ thống lưu trữ ngăn nắp và xử lý thông tin nội bộ một cách hiệu quả

• Assist in check-in/check-out procedures during peak hours or staff shortages/ Hỗ trợ thực hiện thủ tục check-in/check-out trong các khung giờ cao điểm hoặc khi thiếu nhân sự.
• Provide courteous service and ensure a smooth guest experience/ Đảm bảo cung cấp dịch vụ lịch sự và trải nghiệm khách hàng suôn sẻ.

3. Telephone & Communication Handling / Trực tổng đài & giao tiếp nội bộ

• Handle incoming and outgoing calls for the Front Office professionally/ Trực điện thoại đến và đi của bộ phận Tiền sảnh một cách chuyên nghiệp.
• Relay messages accurately between guests and relevant departments/ Chuyển tiếp thông tin chính xác giữa khách và các bộ phận liên quan.

4. Coordination and Scheduling / Điều phối và lên lịch

• Support in staff scheduling, shift rosters, and internal coordination with other departments/ Hỗ trợ lập lịch làm việc, sắp xếp ca và điều phối nội bộ với các bộ phận khác.
• Organize appointments and internal meetings as needed/ Sắp xếp các cuộc họp và lịch hẹn nội bộ khi cần thiết.

5. Data Entry and System Updates / Nhập liệu và cập nhật hệ thống

• Maintain accurate guest information in Opera and relevant systems/ Cập nhật chính xác thông tin khách hàng trong hệ thống Opera và các hệ thống liên quan.
• Support daily audit tasks and assist with compiling operational reports/ Hỗ trợ kiểm tra dữ liệu hàng ngày và tổng hợp báo cáo vận hành.

• 100% salary and service charge in probation/ 100% lương và phí phụ cấp phục vụ từ tháng đầu tiên
• Join in social insurance after probation/ Tham gia BHXH sau 02 tháng thử việc
• Accommodation at Staff house with 3 meals/ day/ Hỗ trợ chỗ ở tại Nhà ở nhân viên với 03 bữa ăn/ ngày
• 12 days Annual leave in a year/ 12 ngày phép/ năm
• Annual home visit allowance/ Phụ cấp về thăm nhà hàng năm
• Participate in staff activities: Birthday, YEP, Outing trip,.../ Tham gia các hoạt động dành cho nhân viên: Sinh nhật, tiệc cuối năm, dã ngoại,...

• College or university degree in Hospitality Management, Office Administration, or a related field/Tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành Quản trị khách sạn, Hành chính văn phòng hoặc ngành liên quan.
• At least 1–2 years of experience in a front office or administrative support role, preferably in the hospitality industry/ Có ít nhất 1–2 năm kinh nghiệm trong vị trí hành chính hoặc lễ tân, ưu tiên trong ngành khách sạn.
• Strong organizational, multitasking, and communication skills/Kỹ năng tổ chức, đa nhiệm và giao tiếp tốt.
• Priority is given to candidates who have used Cadena human resource management software/ Ưu tiên ứng viên đã sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Cadena.
• Careful and meticulous/ Cẩn thận và tỉ mỉ.
• Proficient in MS Office (Word, Excel, Outlook) and familiar with Property Management Systems (e.g. Opera)/ Sử dụng thành thạo MS Office (Word, Excel, Outlook) và quen thuộc với hệ thống quản lý khách sạn (ví dụ: Opera).
• Good command of English and Vietnamese (spoken and written)/ Sử dụng thành thạo tiếng Anh và tiếng Việt (nói và viết).