THƯ KÝ BẾP

POSITION PURPOSES

The Kitchen Secretary is a position that provides administrative support to the Executive Chef in a hotel kitchen. They are considered a valuable assistant who helps the Executive Chef manage and streamline the kitchen's operations.

MỤC ĐÍCH CHỨC VỤ

Thư ký bếp là vị trí cung cấp hỗ trợ hành chính cho Bếp trưởng điều hành trong bếp khách sạn. Họ được coi là trợ lý có giá trị giúp Bếp trưởng điều hành quản lý và hợp lý hóa hoạt động của bếp.

ESSENTIAL FUNCTIONS

CHỨC NĂNG CẦN THIẾT

• Scheduling and attendance management for the department staff

• Lên lịch và quản lý chấm công cho nhân viên bộ phận

- Support the Executive Chef in scheduling the work of the kitchen department staff to ensure that the hotel's job requirements are met.

- Hỗ trợ Bếp trưởng lên lịch làm việc cho nhân viên bộ phận bếp để đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu công việc của khách sạn.

- Arrange weekly and monthly work schedules for the staff.

- Sắp xếp lịch làm việc hàng tuần và hàng tháng cho nhân viên.

- Record and manage the attendance of the kitchen department staff according to the hotel's timekeeping system.

- Ghi chép và quản lý chấm công của nhân viên bộ phận bếp theo hệ thống chấm công của khách sạn.

- Monitor the work schedules of the staff and promptly inform them of any changes or emergencies.

- Theo dõi lịch làm việc của nhân viên và thông báo kịp thời cho họ về bất kỳ thay đổi hoặc trường hợp khẩn cấp nào.

• Control of the kitchen department's inventory

• Kiểm soát hàng tồn kho của bộ phận bếp

- Participate in and assist specialized positions in checking the quantity and quality of raw materials and food products received.

- Tham gia và hỗ trợ các vị trí chuyên môn trong việc kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên liệu thô và sản phẩm thực phẩm đã nhận.

- Check and order raw materials for the kitchen's inventory.

- Kiểm tra và đặt hàng nguyên liệu thô cho kho của bếp.

- Inventory and track the stock of the department's goods.

- Kiểm kê và theo dõi hàng tồn kho của bộ phận.

• Management of assets and tools for the kitchen department

• Quản lý tài sản và công cụ cho bộ phận bếp

- Coordinate and support the accounting department in checking the assets, machinery, and tools used in the kitchen.

- Phối hợp và hỗ trợ phòng kế toán trong việc kiểm tra tài sản, máy móc và công cụ được sử dụng trong bếp.

- Monitor the use and storage of kitchen tools, equipment, and machinery by staff members.

- Theo dõi việc sử dụng và lưu trữ các công cụ, thiết bị và máy móc nhà bếp của nhân viên.

- Compile and prepare purchase requisitions for necessary equipment, tools, and supplies required by the department as requested by the Executive Chef.

- Biên soạn và chuẩn bị các yêu cầu mua sắm thiết bị, dụng cụ và vật tư cần thiết cho bộ phận theo yêu cầu của Bếp trưởng.

• Perform administrative tasks

• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính

- Record and prepare reports, statistics, and documents as required.

- Ghi chép và chuẩn bị các báo cáo, số liệu thống kê và tài liệu theo yêu cầu.

- Coordinate with the Executive Chef and other relevant positions to develop training plans for employees and propose activities to enhance team bonding for the kitchen department.

- Phối hợp với Bếp trưởng và các vị trí liên quan khác để xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên và đề xuất các hoạt động nhằm tăng cường gắn kết nhóm cho bộ phận bếp.

- Receive and handle phone calls and emails for the kitchen department.

- Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi điện thoại và email cho bộ phận bếp.

- Coordinate with the Executive Chef to come up with new ideas for modifying menus and creating event menus.

- Phối hợp với Bếp trưởng để đưa ra các ý tưởng mới nhằm điều chỉnh thực đơn và tạo thực đơn sự kiện.

- Prepare recruitment requests to be sent to the human resources department for hiring casual staff as needed for special events.

- Chuẩn bị các yêu cầu tuyển dụng để gửi đến phòng nhân sự để tuyển dụng nhân viên thời vụ khi cần cho các sự kiện đặc biệt.

- Classify and carefully store all types of documents and materials assigned to be managed.

- Phân loại và lưu trữ cẩn thận tất cả các loại tài liệu và vật liệu được giao để quản lý.

- Provide suggestions to improve the quality of work for the department.

- Đưa ra các đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công việc cho bộ phận.

- Update information in the kitchen for the Executive Chef and perform other tasks as required.

- Cập nhật thông tin trong bếp cho Bếp trưởng và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu.

Trao đổi trong quá trình phỏng vấn

- Candidates with experience 1-2 years

- Ứng viên có kinh nghiệm 1-2 năm

- Neat, tidy, hardworking and diligent.

- Gọn gàng, ngăn nắp, chăm chỉ và siêng năng.

- Proficient in using office software and word processing.

- Sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng và xử lý văn bản.

- Ability to analyze, synthesize and manage documents and records.

- Có khả năng phân tích, tổng hợp và quản lý hồ sơ, giấy tờ.

- Strong communication skills and problem-solving abilities.

- Kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng giải quyết vấn đề.

- Good health.

- Sức khỏe tốt.