[SILVERLAND GROUP] - E&M SECRETARY/ THƯ KÝ KỸ THUẬT

Mô tả Tổng quát:

Thư ký Kỹ thuật cung cấp hỗ trợ hành chính và vận hành toàn diện cho Trưởng Phòng Kỹ thuật và Bộ phận Kỹ thuật, đảm bảo sự phối hợp và liên lạc hiệu quả giữa 8 khách sạn thuộc quản lý. Vị trí này đảm bảo việc xử lý tài liệu, báo cáo và tuân thủ tiêu chuẩn được thực hiện một cách hiệu quả tại tất cả các khách sạn.

Trách Nhiệm Chính:

1. Hỗ Trợ Hành Chính

• Tổ chức và duy trì hồ sơ, báo cáo và thư từ của bộ phận.

• Tổng hợp các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý/năm) và báo cáo đột xuất theo yêu cầu và hướng dẫn từ Trưởng Bộ phận.

• Lên lịch và điều phối các cuộc họp, bao gồm chuẩn bị nội dung và ghi biên bản.

• Quản lý lịch trình và các cuộc hẹn của Trưởng Phòng E&M một cách hiệu quả.

• Xử lý thông tin nhạy cảm và bảo mật với sự thận trọng.

2. Giao Tiếp & Phối Hợp

• Là cầu nối giữa văn phòng chính và các đội kỹ thuật/bảo trì tại 8 khách sạn.

• Hỗ trợ truyền đạt chỉ thị, cập nhật và chính sách tới các đội ngũ khách sạn.

• Theo dõi và nhắc nhở việc nộp báo cáo từ các khách sạn, đảm bảo đúng hạn.

3. Quản Lý Tài Liệu

• Duy trì các hồ sơ cập nhật về hợp đồng, thỏa thuận dịch vụ, và bảo hành thiết bị.

• Hỗ trợ việc xây dựng các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng và các quy trình chuẩn (SOPs) và tổ chức lưu trữ để dễ dàng truy cập.

4. Theo Dõi & Báo Cáo

• Giám sát việc tuân thủ các quy định an toàn và lịch trình bảo trì tại các khách sạn.

5. Dự Án Đặc Biệt

• Hỗ trợ Trưởng Phòng E&M trong việc triển khai các dự án.

• Đảm bảo theo dõi thời gian, ngân sách và kết quả của các dự án một cách hiệu quả.

6. Khác:

Các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng Bô phận

Scope of Job:

The E&M Secretary provides comprehensive administrative and operational support to the E&M Manager and the E&M Department, ensuring effective coordination and communication among the 8 hotels under management. This position ensures efficient handling of documentation, reporting, and compliance standards across all hotels.

Key Responsibilities:

1. Administrative Support

• Organize and maintain department records, reports, and correspondence.

• Compile periodic (weekly/monthly/quarterly/annual) and ad-hoc reports as requested and guided by the E&M Manager.

• Schedule and coordinate meetings, including preparing agendas and taking minutes.

• Efficiently manage the schedule and appointments of the E&M Manager.

• Handle sensitive and confidential information with discretion.

2. Communication & Coordination

• Serve as a liaison between the Head Office and the technical/maintenance teams at the 8 hotels.

• Assist in conveying directives, updates, and policies to hotel teams.

• Track and remind hotels to submit reports on time.

3. Document Management

• Maintain updated records of contracts, service agreements, and equipment warranties.

• Support the creation of technical documents, user manuals, and standard operating procedures (SOPs) and organize them for easy access.

4. Monitoring & Reporting

• Oversee compliance with safety regulations and maintenance schedules at the hotels.

5. Special Projects

• Assist the E&M Manager in project implementation.

• Ensure effective tracking of timelines, budgets, and outcomes for projects.

6. Other Duties

• Perform other tasks as required by the E&M Manager.

Lương từ 10.000.000VNĐ đến 12.000.000VNĐ, tuỳ theo năng lực và kinh nghiệm.

Thưởng tháng 13, Lễ tết, Sinh nhật

Các chế độ phúc lợi khác theo quy định của Công ty.

Salary is from VND10,000,000 to VND12,000,000 depending on ability and experience.

13rd Month Salary, Festive Bonus, Birthday Cash Gift

Other benefits according to the regulations of the Company.

Học Vấn & Kinh Nghiệm

• Tối thiểu Trung cấp Ngành Kỹ thuật hoặc tương tự

• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm trong vai trò thư ký kỹ thuật

Kỹ Năng

• Kỹ năng giao tiếp và xử lý mối quan hệ tốt.

• Thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Có kiến thức cơ bản về thuật ngữ kỹ thuật và bảo trì là một lợi thế.

• Khả năng làm việc dưới áp lực cao.

Tố Chất Cá nhân

• Chú ý đến chi tiết và có tính tổ chức cao.

• Chủ động giải quyết vấn đề với thái độ tích cực.

• Trung thực và đáng tin cậy, đặc biệt khi xử lý thông tin nhạy cảm.

Education & Experience:

• College Diploma in technical or a related field.

• At least 1 year of experience in a technical secretary role.

Skills:

• Strong communication and relationship management skills.

• Proficiency in MS Office tools (Word, Excel, PowerPoint).

• Basic knowledge of technical and maintenance terminology is an advantage.

• Ability to work under high pressure.

Personal Attributes:

• Detail-oriented and highly organized.

• Proactive in problem-solving with a positive attitude.

• Honest and reliable, especially when handling sensitive information.

Sơ yếu Lý lịch tự tạo

Hồ sơ vui lòng gửi về địa chỉ e-mail: hr(amos)silverlandhotels.com

hoặc qua Zalo: 0937 200 222 (Chị Hiền)

Nếu phỏng vấn thành công, Ứng viên cần nộp 1 Bộ Hồ sơ bao gồm:

Căn cước Công dân có công chứng

Giấy khám sức khỏe còn hạn 10 tháng

Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương

Bằng cấp có công chứng

Self-made CV

Pls send your application to e-mail: hr(amos)silverlandhotels.com

Or via Zalo: 0937 200 222 (Ms. Hiền)

If the interviews are successful, the Candidate needs to submit a profile consisting of:

01 notarized copy of ID Card

01 Health Check certificate with validity of at least 10 months

01 CV with endorsement of your local residence authority

Notarized degree(s)/diploma(s)/certificate(s)