Sales Admin (Trợ lý kinh doanh)

1. Collaborate with Sales Department to develop business plans for the division by day/week/month; monitor the implementation of the approved business plan and regularly remind the sales department to follow the plan.

Cùng với phòng Kinh doanh xây dựng kế hoạch kinh doanh cho bộ phận theo ngày/ tuần/ tháng; theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh đã được duyệt và thường xuyên nhắc nhở bộ phận kinh doanh thực hiện đúng kế hoạch.

2. Support customers when customers come directly to the office to register for the hotel's services and handle related contract issues.

Hỗ trợ khách hàng khi khách hàng đến trực tiếp văn phòng đăng ký các dịch vụ của khách sạn và xử lý các vấn đề hợp đồng liên quan.

3. Drafting and managing administrative documents related to the hotel's business activities such as making quotations, sales letters, drafting and managing contracts,...

Soạn thảo và quản lý các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách sạn như: làm báo giá, thư chào hàng, soạn thảo và quản lý các hợp đồng,…

4. Prepare a draft contract after the customer has basically agreed to the terms, coordinate with the customer and other departments to finalize the contract, set up procedures for signing and saving the contract.

Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản các điều khoản, phối hợp với khách hàng và các bộ phận khác để hoàn thiện hợp đồng, lập thủ tục ký kết, lưu hợp đồng.

5. Monitor and collect customer feedback on hotel services through social networking sites and specialized forums. Then, submit it to higher-level departments for advice on handling if it is beyond your ability to handle.

Theo dõi và thu thập phản hồi của khách hàng về các dịch vụ của khách sạn thông qua các trang mạng xã hội và diễn đàn chuyên ngành. Sau đó, trình lên các bộ phận cấp cao hơn để xin ý kiến hỗ trợ xử lý nếu vượt quá khả năng xử lý của bản thân.

6. Daily receive and respond to customer requests on social media, chat, email, fanpage and phone.

Hàng ngày tiếp nhận và phản hồi các yêu cầu của khách hàng trên mạng xã hội, chat, email, fanpage và điện thoại.

7. Collect information about customer demands, transfer all customer information to sale man, then analyze and coordinate with sales department to advise customers.

Thu thập thông tin nhu cầu của khách hàng, chuyển toàn bộ thông tin khách hàng cho nhân viên kinh doanh, sau đó phân tích và phối hợp với bộ phận sales tư vấn cho khách hàng.

8. Set up appointments with potential customers for sales to meet and introduce and present products and solutions according to customers' needs.

Thiết lập cuộc hẹn với khách hàng tiềm năng để sales gặp và giới thiệu, trình bày sản phẩm, giải pháp theo nhu cầu của khách hàng.

9. Advising customers on hotel services, persuading customers and signing contracts, completing registration procedures and receiving payments with customers.

Tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ của khách sạn, thuyết phục khách hàng và tiến hành ký kết hợp đồng, hoàn tất các thủ tục đăng ký và nhận thanh toán với khách hàng.

10. Collaborate with the Customer Care department to solve the requests, answer the questions of the customers and ensure that the customers are satisfied when using the service at the hotel.

Cùng với bộ phận Chăm sóc khách hàng giải quyết các yêu cầu, giải đáp các thắc mắc của khách hàng và đảm bảo khách hàng hài lòng khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn.

11. Periodically take care and closely monitor promotions, gifts, incentives, customer support from the hotel to promptly notify customers; remind customers to renew the service on time, avoid the service being locked when the expiration date is reached; At the same time, regularly maintain good relationships with customers.

Định kỳ chăm sóc, theo dõi sát sao các chương trình khuyến mãi, tặng quà, các ưu đãi, hỗ trợ khách hàng từ khách sạn để thông báo kịp thời cho khách hàng; nhắc nhở khách hàng gia hạn dịch vụ đúng thời hạn, tránh dịch vụ bị khóa khi đến ngày hết hạn; đồng thời, thường xuyên duy trì mối quan hệ với khách hàng

12. Monitor and urge customer debt recovery, monitor customer payment progress, report data to the finance and accounting department.

Theo dõi, đốc thúc thu hồi công nợ khách hàng, theo dõi tiến độ thanh toán của khách, báo cáo số liệu về phòng tài chính kế toán.

13. Update sales data, report weekly/monthly/quarterly/yearly sales to Sales Manager; make detailed reports on sales, revenue and debts of sales staff.

Cập nhật dữ liệu bán hàng, báo cáo doanh số hàng tuần/ tháng/ quý/ năm cho Trưởng phòng Sales; thực hiện báo cáo chi tiết doanh số bán hàng, doanh thu, công nợ của nhân viên kinh doanh.

14. Perform other administrative tasks serving the business department as directed by superiors.

Thực hiện một số công việc hành chính khác phục vụ phòng kinh doanh theo sự chỉ đạo của cấp trên.

BENEFITS/ QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG:

- Service charge Bonus monthly/ Thưởng phí dịch vụ hàng tháng

- Opportunity to work in international 5* hotels environment/ Cơ hội làm việc trong môi trường khách sạn tiêu chuẩn 5 sao quốc tế

- Lovely colleagues with full support and enthusiasm/ Đồng nghiệp thân thiện, nhiệt tình luôn sẵn sàng hỗ trợ

- Promotion opportunities at work/ Cơ hội thăng tiến trong công việc

- Training courses are provided by hotel and group/ Được tham gia các khóa đào tạo theo tiêu chuẩn khách sạn và tập đoàn

- Uniform and free laundry are available/ Đồng phục và giặt ủi miễn phí

- Staff canteen meal/ Ăn ca miễn phí tại căn tin

- Bus from Hanoi city to Resort daily/ Xe bus đưa đón nhân viên hàng ngày từ nội thành Hà Nội về khách sạn và ngược lại

- Other benefits according to the company's regulations or the law/ Các quyền lợi khác theo quy định công ty hoặc quy định pháp luật

- University degree in economics, business administration or equivalent/ Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, quản trị kinh doanh hoặc tương đương.

- Prefer candidates with equivalent experience or worked in the tourism or hotel industry/ Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tương đương hoặc từng làm việc trong ngành du lịch, khách sạn

- Flexible person, able to integrate quickly, create good relationships/ Là người linh hoạt, có khả năng hòa nhập nhanh, tạo mối quan hệ tốt

- Dynamic, confident, good communication/ Năng động, tự tin, giao tiếp tốt

- Prefer candidates who use good communication skills in English or Korean/ Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng Anh hoặc tiếng Hàn

- Proficient in Microsoft office/ Thành thạo tin học văn phòng