Guest Service Officer

The role of an Oakwood Guest Service Officer

DUTIES & RESPONSIBILITIES / NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM:

• Be well groomed at all time and maintain a friendly cheerful attitude.

Luôn ăn mặc chỉnh tề và giữ thái độ thân thiện, vui tươi.

• Courtesy and politeness are to be observed at all times and freely communicate with guests. Give guests complete and immediate attention to their complaints and requests.

Luôn xuất hiện với sự nhã nhặn và lịch thiệp, thoải mái trò chuyện cùng khách hàng. Luôn chú ý ngay lập tực khi khách có yêu cầu hoặc phàn nàn

• Assist customer to handle luggage upon arrival and departure.

Hỗ trợ khách hàng với hành lý khi khách đến và đi.

• Welcomes greets and escorts all arriving guests to their located rooms wherein a personalized check-in is to be facilitated

Chào đón khách và hướng dẫn khách lên phòng, làm thủ tục nhận phòng ngay tại phòng nếu cần thiết.

• Familiar with the room facilities in order to conduct guest room orientation in the first time of their check in.

Nắm rõ các trang thiết bị trong phòng để hướng dẫn khách sử dụng vào lần đầu tiên khi khách đến khách sạn.

• Assist in facilitating a fast, smooth and pleasant check-in and check-out.

Hỗ trợ làm thủ tục nhận phòng, trả phòng nhanh chóng, dễ dàng, thân mật.

• Always update guest profile on PMS with latest preferences and hobbies, etc. in order to serve guest better.

Luôn cập nhật các sở thích, yêu cầu của khách hàng vào hồ sơ khách hàng trên hệ thống nhằm phục vụ khách tốt hơn.

• When on night shift, checks night report, prepare the morning report and prepare all necessary forms for the guest arrival.

Khi trực ca đêm, NV cần kiểm tra các báo cáo ca đêm, chuẩn bị báo cáo cho sáng hôm sau và các biểu mẫu cần thiết cho khách đến vào ngày mai.

• Preview VIP next day arrivals, ensuring that those with special requests and those accorded special status by hotel are highlight to Management and necessary related functions are actions.

Kiểm tra các đặt phòng khách VIP đến, đảm bảo các yêu cầu và tình trạng đặc biệt được nêu bật cho các cấp quản lý đồng thời các yêu cầu cho các bộ phận liên quan được thực hiện.

• Always check and be careful before issuing guest keys as well as any matter about guest key.

Luôn cẩn thận và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi phát hành thẻ khóa phòng khách cũng như các vấn đề liên quan đến thẻ khóa phòng khách.

• Responsible to keep the front desk safety box and cashier drawer safe.

Chịu trách nhiệm đảm bảo két an toàn và tủ tiền mặt tại quầy lễ tân được an toàn.

• Cashier drawer fund is requested to be sufficient at all time. Unless, supporting document need to be presented with authorize approval.

Quỹ tiền mặt được yêu cầu luôn đầy đủ, trừ trường hợp có các chứng từ bổ sung đi kèm có sự phê duyệt của cấp trên.

• Prepare and checking all key card holder, room, registration card, etc.

Chuẩn bị và kiểm tra toàn bộ bao đựng thẻ khóa, phòng và phiếu đăng ký nhận phòng, vv.

• Keeps a visible and active presence in the Lobby asking all guests and visitors if they require assistance.

Tại khu vực sảnh, luôn hiện diện và chủ động với toàn bộ khách và khách đến thăm khi họ cần trợ giúp.

• Familiar with the Apartment’s policies and procedures, product, service, rates, special events, city and local information and promotes such whenever possible.

Nắm rõ các quy trình, chính sách, sản phẩm, dịch vụ, giá phòng, các sự kiện của khách sạn cùng với thông tin về thành phố và các thông tin về địa Phương để cung cấp cho khách khi có nhu cầu.

• Responsible to arrange flowers and fruits for in-house and arrival guests.

Chịu trách nhiệm chuẩn bị hoa và trái cây cho khách đang lưu trú và khách đến.

• Co-ordinate with Housekeeping department to ensure that rooms assigned to guests are in order.

Phối hợp với bộ phận Phòng để đảm bảo các phòng được bố trí cho khách chu đáo.

• To assist customer in carrying their Luggage, providing information, Booking tour/restaurant.

Hỗ trợ khách hàng mang hành lý, cung cấp các thông tin, đặt dịch vụ du lịch hoặc nhà hàng.

• To monitor the main entrance, Driveway, Gym to make sure that prompt assistant to customer as always.

Giám sát khu vực cửa ra vào, lối vào, phòng tập thể hình, để đảm bảo hỗ trợ khách hàng ngay khi có yêu cầu.

• To answer the telephone promptly according to the standard set by the hotel. Never let the phone ring more than 3 times.

Trả lời điện thoại nhanh chóng tuân theo tiêu chuẩn của căn hộ. Không được để chuông điện thoại reo quá 3 tiếng chuông.

• To maintain cleanliness at work areas at all times.

Đảm bảo khu vực làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp.

• To always read the Front Desk Log Book at the beginning and at the end of the shift.

Luôn đọc sổ bàn giao ca khi bắt đầu và kết thúc ca làm việc.

• Handles guest’s complaint or requests and liaise with the concerned department to ensure immediate action and follow up.

Giải quyết các phàn nàn/yêu cầu của khách hàng, phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo vấn đề được thực hiện hoặc theo dõi.

• Make courtesy calls, provide assistance and arrange flowers or fruits to the sick guests.

Thực hiện cuộc gọi hỏi thăm, hỗ trợ và chuẩn bị hoa hoặc trái cây cho các khách đang ốm.

• Check the guest birthday list on daily basic for preparation and dispatching of birthday cards and cakes to guests.

Kiểm tra danh sách sinh nhật khách hàng hằng ngày để chuẩn bị và trao thiệp và bánh sinh nhật cho khách.

• Maintain friendly rapport with guests in order to ensure their goodwill and repeat business.

Duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng để tăng sự tín nhiệm và để khách quay trở lại.

• Bid farewell to departure guests.

Chào tạm biệt khách hàng.

• Be responsible in keeping our property safe and secure, to participate in any hotel activity related to Fire Life safety.

Có trách nhiệm giữ đảm bảo an toàn an ninh cho căn hộ, tham gia các hoạt động huấn luyện phòng cháy chữa cháy.

• Do everything possible to ensure that the guests depart the apartment with a positive impression of our services.

Làm mọi thứ có thể trong khả năng cho phép để đảm bảo khách rời khỏi căn hộ với ấn tượng tốt về dịch vụ của chúng ta.

• Perform any other duties which may be assigned by the management from time to time.

Thực hiện các yêu cầu khách được yêu cầu bởi cấp quản lý.

- Được cung cấp đồng phục (Uniform)

- Phí phục vụ (Service charge)

- Hoa hồng (Sales incentive)

- Phụ cấp cơm (Meal allowance)

- Phụ cấp điện thoại (Telephone allowance)

- Phép năm 14 ngày /năm (Annual leave 14 days/year)

- Phép sinh nhật (Birthday leave)

- BHXH, YT, TN đóng mức full 100% (full 100% SI,HI,UI contribution)

- Bảo hiểm sức khỏe 24/24 (Health Insurance 24/24)

- Các chế độ chính sách khác theo quy định của Công ty (other benefits follow Company’s policy)

QUALIFICATION / TIÊU CHUẨN:

• Bachelor degree/Tốt nghiệp đại học

• Front Office Vocational College degree/ Cao đẳng/Trung cấp nghề chuyên về Lễ Tân

* Ưu tiên kinh nghiệm tại Khách sạn 4 sao trở lên