PURCHASING STAFF (NHÂN VIÊN CUNG ỨNG)

Thực hiện tất cả các hoạt động thu mua gắn liền với quá trình mua sắm thực phẩm, hàng nước uống, vật tư dùng chung, hàng kỹ thuật và dịch vụ cần thiết

• Coordinates with other departments concerning needed equipment, supplies and services; sees to it that the lowest possible prices are obtained, consistent with the quality and service needed by the hotel

Phối hợp với các bộ phận khác liên quan đến thiết bị, vật tư và dịch vụ mà họ đang cần; tìm kiếm mức giá thấp nhất có thể đạt được, phù hợp với chất lượng và dịch vụ mà khách sạn cần.

• Coordinates with storekeeper or department heads concerned to determine par levels based on experienced lead times and other prevailing supply situations.

Phối hợp với thủ kho hoặc các trưởng bộ phận có liên quan để xác định mức tối thiểu hàng hóa cần thiết dựa trên thời gian giao hàng quá khứ và các tình trạng cung ứng thông thường khác

• Sources quotations from source supplies, evaluate them and make recommendations on their suitability according to the hotel needs.

Sẵn sàng dữ liệu các báo giá từ các nhà cung cấp, đánh giá chúng và đưa ra khuyến nghị về sự phù hợp của chúng theo nhu cầu của khách sạn.

• Regularly compare the prices charged by the suppliers with those of other vendors in the market to ensure that the hotel can always buy at the best possible price without jeopardizing quality.

Thường xuyên so sánh giá từ nhà cung cấp với những người bán khác trên thị trường để đảm bảo rằng khách sạn có thể luôn mua được hàng với mức giá tốt nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng

• Confers with present and prospective suppliers concerning new products and processes, substitutes, discounts, package deals or reciprocal business arrangements, etc. which may be availed of by the hotel and discusses same with department heads concerned.

Trao đổi với các nhà cung cấp hiện tại và các nhà cung cấp dự kiến tiềm năng về các sản phẩm mới, sản phẩm thay thế, chính sách chiết khấu, điều khoản giao dịch trọn gói hoặc các thỏa thuận trao đổi lợi ích khác, vv… mà chúng được đưa ra bởi khách sạn; và cũng như thảo luận tương tự với các trưởng bộ phận liên quan.

• Ensures that required food, beverage and equipment are procured at lowest prices possible while meeting date of delivery, quality and quantity requirements.

Đảm bảo rằng thực phẩm, đồ uống và thiết bị cần thiết được mua với giá thấp nhất có thể trong khi đáp ứng các yêu cầu về ngày giao hàng, chất lượng và số lượng.

• Initiates purchase orders based on full approved purchase requested – with the Hotel Manager approval confirmed.

Thực hiện các đơn đặt hàng (POs) dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt đầy đủ đến bước cuối – có sự xác nhận đồng ý từ Giám đốc Điều hành khách sạn.

• Attends personally the proper handling of common purchasing problems such as non-availability of standard items, late deliveries, poor service, sudden price increases, substandard deliveries, follow-up orders, emergency purchases, suspended deliveries, or loss of regular discount due to payment delays.

Tham gia xử lý một cách tốt nhất các vấn đề mua hàng thường gặp như: không có mặt hàng tiêu chuẩn, giao hàng muộn, dịch vụ cung cấp kém, tăng giá đột ngột, giao hàng kém chất lượng, theo dõi đơn đặt hàng, mua hàng khẩn cấp, giao hàng bị đình trệ hoặc mất chiết khấu thường xuyên do việc thanh toán chậm trễ

• Coordinates with the group purchasing for bulk purchases.

Tham gia và phối hợp với nhóm mua hàng để mua số lượng lớn

• Maintains and disburses purchasing petty cash fund: prepares summary of expenses, attaching relevant invoices, etc and submit to Finance for replenishment.

Thanh toán và thực hiện hoàn ứng thanh toán quỹ tiền mặt mua sắm: chuẩn bị bảng tổng hợp chi phí, đính kèm các hóa đơn liên quan, v.v. và nộp các chứng từ tài liệu kế toán bổ sung.

• Keeps immediate superior promptly and fully informed of all problems or unusual matters of significance

Thông báo kịp thời và đầy đủ cho cấp trên trực tiếp về tất cả các vấn đề hoặc các vấn đề bất thường quan trọng

• Performs all duties and responsibilities in a timely and efficient manner in accordance with established Hotel policies and procedures to achieve the overall objectives of this position.

Thực hiện tất cả các nhiệm vụ và có trách nhiệm tham gia thực hiện mua sắm - một cách kịp thời và hiệu quả theo các chính sách và thủ tục đã thiết lập của Khách sạn để đạt được các mục tiêu chung của vị trí này.

• Performs any other duties and tasks that may be assigned by immediate superiors from time to time.

Thực hiện bất kỳ nhiệm vụ và công việc nào khác có thể được giao bởi cấp trên trực tiếp theo từng giai đoạn.

•Experience

• Minimum of two (02) years’ experience in Purchasing Officer at 4-5 star hotel/ resort

Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm ở vị trí nhân viên cung ứng ở khách sạn/ khu nghỉ dưỡng 4-5 sao.

Skills and Knowledge

• Computer (Word, Excel...), soft ware, level B or C certificate in English

Chứng chỉ tiếng Anh, vi tính, và các phần mềm có liên quan

• Hard work, be honest, active in work as well as ready to work under high pressure.

Làm việc chăm chỉ, năng động, thật thà, chịu được áp lực công việc tốt

• Negotiation and problem solving skills.

Có kỹ năng đàm phán, thương thảo và giải quyết vấn đề.

Education or Qualification:

• Economy, Finance college/University.

Tốt nghiệp cao đẳng/đại học khối ngành kinh tế, tài chính